Diseñar eventos como contextos de transformación

Los eventos, las reuniones, conferencias, los congresos… tienen la capacidad de ser cápsulas en el tiempo en las que se activen numerosos procesos de transformación humana. Situados a lo largo del camino del cliente, en los que todo cobre sentido, la experiencia de marca sea coherente, el propósito de la organización se convierta en algo palpable, el tiempo invertido en el evento sea una experiencia humana extraordinaria, y equipemos a los asistentes con todo lo necesario para activar acciones de cambio.  

¿Alguna vez nos preguntamos qué es lo que necesita el asistente para comportarse de forma diferente tras el evento? ¿Estamos seguros de aportar a nuestros asistentes durante el evento todo lo que necesita como son: herramientas, habilidades, conocimiento y conocer a personas afines, ¿para trasformar su comportamiento? ¿Somos capaces de medir esa trasformación para demostrar el valor estratégico del evento? 

Existen pocos sectores que tengan mayor relación con las personas y sus experiencias que los eventos, pero estamos aún por descubrir cómo resolver el misterio de diseñar eventos memorables.  

Desde AIM Group Int. queremos compartir contigo 5 pistas que te pueden ayudar a diseñar eventos memorables:  

Pista número 1: recuerda que las personas no somos lógicas, sino psicológicas.  

Para diseñar eventos que provoquen transformación hay que comprender los mecanismos psicológicos que influyen en el comportamiento humano y en la toma de decisiones. 

¿Cómo conseguir que nuestros Stakeholders, tanto internos como externos, sientan irresistibles nuestros eventos, asistan sin resistencia a la llamada de cada convocatoria? En lugar de pensar en la infraestructura, la logística o los formatos de un evento, tenemos que diseñar experiencias basadas en cómo las personas piensan y se comportan.  

Pista número 2: el 96% de las decisiones se toman automáticamente

Debemos diseñar el evento para que sea nuestro “piloto automático” el que tome la decisión de asistir, de participar activamente, y de influenciar a otros para que asistan. Existen joyas ocultas para que los asistentes recuerden el evento y regresen una y otra vez a la llamada del organizador y es la de ofrecer a los participantes un valor psicológico. 

Trabajamos con humanos… sesgados, irracionales, animales sociales, impulsivos, perezosos y en búsqueda constante de atajos para minimizar esfuerzos…

Más preguntas que te ayudarán a revisar si tu evento va bien encaminado:  ¿Sientes que el espacio del evento es en sí mismo una experiencia? ¿Comunicamos correctamente lo que valoramos a todos nuestros participantes? ¿Les damos la bienvenida y les hacemos sentir especiales? ¿Estamos seguros de proporcionar alimentos saludables y deliciosos? En definitiva ¿a lo largo del programa sentimos que cuidamos de nuestros participantes? 

Pista número 3: nuestro comportamiento humano depende en gran medida de nuestro contexto

Todas las personas tenemos que procesar 35.000 desencadenantes al día. Si quieres que tu evento sea recordado, tienes que diseñar una sobrecarga cognitiva mínima. 

¿Estás seguro que el espacio elegido para el evento amplifica el enfoque? O, por el contrario, está plagado de elementos de distracción. ¿Has añadido ritmo ordenado a tu programa? O, por el contrario, ¿el ritmo es desordenado con contenido desperdigado? ¿Has incluido momentos de repetición espaciada? ¡O se trata sólo de disparar contenidos a discreción, sin momentos de reflexión! 

Diseña experiencias que obliguen a los participantes a resolver problemas, a tomar decisiones y a pensar de forma creativa, a crear ideas innovadoras y aplicar nueva información. Los participantes deben pasar una parte considerable del evento procesando la información que reciben y descubriendo en cómo aplicarla.  

Pista número 4: los humanos somos animales sociales

Los eventos exitosos satisfacen la preferencia natural de nuestro cerebro de conectar con gente afín. Anhelamos la conexión humana incluso más que la comida, el agua o el cobijo. Compartir experiencias con otra persona, incluso en silencio, con alguien a quien acabamos de conocer, intensifica la experiencia.

¿Estamos seguros de haber creado espacios que favorezcan la interacción social? ¿Son nuestros eventos sociales e inclusivos? ¿Proporcionamos la posibilidad de compartir experiencias, conocimiento y contactos? 

Pista 5:  todos nuestros Stakeholders son humanos. AHA!

La mayoría de los proyectos no fracasan debido al componente técnico de los mismos, sino que lo hacen debido al componente humano. Es por ello por lo que la gestión de grupos de interés es un área que debemos tomar muy en serio en la dirección de proyectos ya que la cantidad y complejidad de los Stakeholders requiere de un tratamiento metódico que nos ayude a tomar las medidas necesarias en cada momento para asegurar el éxito del proyecto.

Os emplazamos a leernos en próximas entregas en las que trataremos la identificación de Stakeholers y los pasos necesarios para la gestión de grupos de interés.