Event Intelligence: El ´cuándo´ también importa

Son datos que nos da Maite Gómez Checa, socia de ICE Coaching y directora del curso superior de Coaching Ejecutivo de la UAM.

«Es importante tomar conciencia de que las reuniones son espacios de comunicación estratégicos en una organización, lugares de puesta en común, aprendizaje y toma de decisiones importantes, por lo cual es conveniente tener en cuenta algunas consideraciones como es el estado físico, mental y emocional de los participantes, es decir chequear aspectos que influyan de manera productiva en la reunión».

Se trata de gestionar de forma inteligente los horarios y calendarios: está demostrado que nuestra memoria a corto plazo es óptima a primera hora de la mañana y decrece a lo largo del día.

Tener en cuenta el ‘cuando´ a la hora de diseñar y organizar nuestros eventos en sus diferentes formatos puede ser un must

Antes de comer estamos más alerta y por la tarde nuestra coordinación está en su máximo. Sobre las 5 de la tarde nuestra fortaleza muscular está en su pico y nuestro corazón y sistema cardiovascular son más eficientes.

Tener en cuenta el ‘cuándo´ a la hora de diseñar y organizar nuestros eventos en sus diferentes formatos puede ser un must.

Maite nos da algunas pistas en el caso de las reuniones de trabajo: elegir las horas de mayor concentración y menor cansancio físico, como por ejemplo antes de la comida, no superar los 90 minutos, o en su caso, hacer un descanso de 15 minutos para recuperar la concentración y el estado anímico y físico.

Antes de comer estamos más alerta y por la tarde nuestra coordinación está en su máximo

Se trata, en realidad, de gestionar con eficacia los ‘tiempos´ de la reunión. De nuevo Maite apunta unas pautas interesantes al respecto:

– Comprobar previamente con los participantes su compromiso de tiempo disponible, lo que nos permite identificar su tiempo de calidad así como su grado de compromiso con la reunión.

– Definir rigurosamente las horas de inicio y cierre, dejando un umbral de 15 minutos para conclusiones.

– Definir el tiempo dedicado a cada parte del evento.

– Establecer un rol de gestor de tiempo: con ello se consigue que exista un foco especial en la gestión de tiempo y puede funcionar como ‘cadenciador´ del mismo.

El learning mejor por la mañana, pero cualquier acción que requiera ejercicio físico, digamos un teambuilding, mucho mejor hacerlo por la tarde

El tiempo es también sumamente importante en otro aspecto: el día elegido.

«Muchos estudios realizados por empresas de coaching afirman que fijar una reunión en lunes o en viernes es contraproducente pues se está más en el fin de semana, o en el que han pasado o el que está por venir», apunta Nuria Chinchilla, catedrática de dirección de personas en IESE.

Resumiendo, la hora perfecta es antes de comer, el martes o el miércoles, cuando la gente no está ni recién llegada ni a punto de irse.

Tener en cuenta estos criterios es también muy interesante respecto a los formatos de cada evento: el learning mejor por la mañana, pero cualquier acción que requiera ejercicio físico (digamos un teambuilding), mucho mejor hacerlo por la tarde.

Los contenidos más complejos para la mañana, los sociales y de motivación por la tarde. «En realidad», nos sigue contando Nuria, «estamos hablando de razones puramente biológicas, de biorritmos que tienen que ver con las circunstancias físicas, emocionales e intelectuales asociadas a un determinado momento.

Por ejemplo, no es sensato poner una reunión importante por la tarde porque es cuando llevas acumulados todos los conflictos del día, los temas pendientes no resueltos… estás cansado no solo físicamente, sino también emocionalmente».

La hora perfecta es antes de comer, el martes o el miércoles, cuando la gente no está ni recién llegada ni a punto de irse

Aunque el biorritmo de una persona es individual y ligado a muchos factores, habría que intentar ajustar el ritmo de nuestras actividades al más común, el circadiano, el asociado al ciclo solar.

«Y en España», prosigue Nuria, «ni siquiera seguimos un uso horario conforme al sol. Puedes tener una reunión a las 11.30h, cuando en realidad según el ciclo solar son las 09.30h, vamos a comer a las 15h, cuando son la 13h o las 12h. Si tuviéramos un uso horario razonable marcado por el ciclo solar, mejoraríamos nuestra eficacia y productividad».

No se trata, por tanto, de individualizar el biorritmo de cada participante, sino de tener en cuenta los factores socio emocionales además de intelectuales de los participantes según el momento del día o del año en el que tiene lugar nuestro evento, y dirigir en lo posible ambos biorritmos, teniendo siempre en cuenta que el intelectual irá generalmente ‘colgado´ del emocional.

«En España ni siquiera seguimos un uso horario conforme al sol»

El ‘tiempo´ – como elemento externo a todo lo que rodea la planificación de un evento -, solo se suele tener en cuenta respecto a unas pocas pautas de sentido común a la hora de tomar decisiones en relación a las características y a los objetivos perseguidos.

Hasta ahora todo nuestro interés y energía se han centrado en el ‘cómo´ y en el ‘qué´; ha llegado el momento de considerar el ‘cuándo´ también como un factor de éxito.