¡Grupo eventoplus celebra con el MIS, el mayor evento MICE del año!

Una seguridad muy cuidada

Desde nuestro primer evento en el Teatro Goya,  en julio de 2020, con 180 asistentes, hemos organizado decenas de encuentros pequeños, y más grandes, como los Premios eventoplus y sus 280 participantes. Y en todos estos eventos se han  aplicado protocolos rigurosos para demostrar que se pueden hacer eventos presenciales con garantías. Esta premisa se ha aplicado de manera más clara aún en el MIS, nuestro mayor evento desde la pandemia. Primero, hemos exigido tests de antígenos realizados en las 24 horas previas al inicio del evento (aconsejando realizar este test en origen para minimizar el riesgo de tener que quedarse en cuarentena en Madrid en caso de dar positivo). Estos tests, sin coste para los asistentes y expositores, fueron posibles gracias a la colaboración con Intermundial y con AnalizA y sus centros repartidos por el país, con control del resultado en la entrada del evento. Está claro que los tests son una solución muy potente para reducir el riesgo en eventos.

Segundo, hemos dado a todos los participantes mascarillas FFP2 nuevas (tener buena mascarilla es un factor importante de seguridad) y obviamente, los participantes llevaron la mascarilla en todo momento. Pocos entornos animan a la responsabilidad individual como un evento profesional. Tercero, además del distanciamiento entre mesas y de los techos altos del hotel, hemos dejado ventanas abiertas, maximizando la ventilación. Y la comida se realizó en otra sala, permitiendo renovar el aire. Los protocolos del hotel, el servicio de comida en mesas de cuatro (sin poner comensales uno frente al otro) y accediendo al buffet de manera ordenada, por turnos para evitar aglomeraciones, han completado este mecanismo de seguridad que excedía mucho lo que pide la ley.

Citas para reactivar la vuelta al trabajo. ¡Había muchas  ganas de verse! Utilizando la app y sistema de registro y matching de Meetmaps, los participantes pudieron buscar asistentes o expositores, proponerles visitas y crearse así una agenda de citas. Una puesta al día muy necesaria, justo cuando se acerca la reactivación y es importante saber lo que han cambiado los destinos, espacios y proveedores. La responsabilidad de los visitantes fue máxima, un sentido de responsabilidad colectiva, una voluntad de hacer cada uno su parte para que eventos como este (y eventos, en general) vuelvan con fuerza. Durante el día, se escanearon 2.683 badges con la app. En todo caso, queremos daros las gracias a todos. Otro aprendizaje es que al realizarse en formato de un día presencial y un día online, era fácil que una cita que no se pudo hacer in situ se hiciera de forma virtual al día siguiente. Podemos apostar que este tipo de solución híbrida seguirá después de la pandemia, por las ventajas de flexibilidad que permite. 

Formación para actualizarse en un mundo en constante cambio

El programa de formación presencial incluyó una sesión de Pedro Llamas (de la mano de Divertia), que nos enseñó las claves del storytelling en eventos. En otra sesión, Iñaki Collado presentó las iniciativas de la asociación de agencias de incentivos I’m+ (que preside) para volver a los eventos con viaje de forma segura, incluyendo la perspectiva de André Ibáñez (VP de AEGVE). Una sesión sobre el futuro de los eventos médicos y el sector farma, otra sobre las claves sanitarias en eventos, y también contamos con la participación de SpainDMC, que nos hablaron sobre la vuelta de los eventos internacionales a esta máquina receptiva que es España.

Y experiencias sorprendentes

La prudencia sanitaria puede limitar un poco las actividades y la posibilidad de tocarse o reírse, pero como en todos nuestros eventos, quisimos que el tono fuera fresco y lleno de sorpresas. Jesús Antón y su equipo, además de inmortalizar el evento en fotos y vídeos, montaron un photocall con una lona rota para que cada persona saliera por detrás como rompiendo un muro. Esto fue un triunfo en redes sociales, muchos participantes compartieron su foto como testimonio de su presencia en el evento… y su voluntad de romper los límites actuales y reactivarse. Algo que mantenemos en nuestros eventos porque funciona muy bien es el speed networking. Un formato fácil, rápido y súper ágil para saber quién es quién y aumentar tus contactos. Un minuto para que te presentes, 1 minuto a escuchar la presentación de la persona ¡y pasas al próximo!  Al igual que el elevator pitch, para actualizar la lista de contactos y de oferta/servicios que conoces.  Con los Bullet points quisimos hacer algo nuevo para conocer mejor la oferta de los destinos. Cada uno presentó sus secretos, curiosidades y highlights resumidos en tres bullet points en un minuto. Otro formato fácil y dinámico para que puedas encontrar la ciudad sede de tu próximo evento.

Un evento híbrido

No siempre está muy claro lo que significa “evento híbrido”. A menudo se limita a un evento presencial cuyo contenido se emite vía streaming, donde los espectadores permanecen pasivos, en una versión muy descafeinada de la experiencia comparada con los asistentes que están presentes en el evento. En este caso, apostamos por otro formato que nos parece más adecuado: un día presencial (cuyo contenido no se difundió en streaming, había que vivir la experiencia), pero añadiendo un día con más formación y reuniones en formato online, realizado desde el Palacio Neptuno, con audiovisuales de BMotion y de F Burgos. Cualquier persona que no pudo asistir al evento presencial pudo realizar encuentros online con los destinos y expositores.

Dinamismo y formatos interactivos en el evento online

Como en nuestro Virtual Lab, cuidamos mucho el dinamismo del día online, con banda de música en directo (MetroEvents, que también amenizó el evento presencial). Un trivial de reactivación con cuatro participantes en directo, en la pantalla, y votación desde casa. Bienvenida de los asistentes en el Virtual Café, el “bar” virtual del evento donde los participantes pueden encontrar y conocer a otros participantes, siempre con la presencia de una persona del equipo de Grupo eventoplus para dinamizar y presentar a las personas. En los chat rooms se debatió  para responder a preguntas de interés como ¿qué has digitalizado y qué puedes digitalizar en tu actividad MICE? o ¿qué talentos necesitamos en este nuevo contexto?

 A nivel formativo pudimos entender mejor las necesidades del event manager corporativo, de la mano de la EMA, y Anick Beaulieu nos contó cómo C2 (quizás la conferencia o comunidad más innovadora del mundo) adapta e innova en sus eventos presenciales y online. Los elevator pitches y las presentaciones de destinos completaron el programa aplicando formatos muy dinámicos, esenciales para que la audiencia online permanezca conectada. Y varios tramos horarios estaban reservados específicamente para las citas online.

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La plataforma de Meetmaps contó con 472 registrados, de los cuales 387 han accedido a la app o plataforma online. Esta tecnología permitió una fuerte interactividad: 8.029 mensajes, 10.482 interacciones. El evento contó con 85 expositores, 306 asistentes presenciales y 159 al evento online. La plataforma está todavía abierta, hasta el jueves 5 de mayo, a las 17:00.

Y gracias a los sponsor, colaboradores y expositores