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Las apps triunfan en los viajes de incentivo

Las apps triunfan en los viajes de incentivo

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Algunos recordaréis un tiempo en el que se viajaba sin tecnología, sin móviles, sin GPS y sin todas esas plataformas que te recomiendan qué hacer, qué comer o qué ver. Los mapas y guías de papel han quedado para los nostálgicos... La tecnología y las apps para la gestión de un evento o de un viaje de incentivo son ya un valor añadido al que pocos se resisten, aunque no son incompatibles con otras herramientas menos tech, que siempre tendrán un sitio en nuestras vidas, especialmente para crear esta experiencia exclusiva, cuidada, algo artesanal que empapa muchos viajes de incentivo. El programa de mano no ha muerto... pero ¿qué puede hacer una app para mejorar el programa de incentivo? Aquí algunos ejemplos y tendencias de futuro. Por Asun Paniagua

¿Qué ventajas tiene una app en un viaje de incentivo?

Las ventajas son tanto para el asistente como para el organizador. Por un lado, ayudan a motivar e ilusionar a los viajeros con comunicaciones claves en momentos estratégicos del calendario; se pueden crear experiencias más personales (networking, streaming), y por otro, ayudan al organizador a captar datos para un análisis objetivo del incentivo (ya sea en directo o a posteriori). Otra ventaja es la reducción del papel -es más ecológica- y los largos emails masivos. Eso hace que los incentivos se puedan manejar mejor (optimizando el tiempo para el organizador) y sean más ecológicos y sostenibles.

Hay dos tipos de apps para incentivos, nos explica Malin Nilsson, directora de ventas y eventos de CWT Meetings & Events: las de control, usadas por los organizadores para facilitar la gestión del viaje (accesos de asistentes, recorridos, vuelos, etc.), y las de asistentes, que les ofrece toda la información sobre el incentivo y pueden incluir opciones de networking y acciones para generar engagement (live streaming, fotos y vídeos). También es un canal de comunicación directo entre el organizador y el asistente, que recibirá mensajes push personalizados (“Recuerde firmar el papel mañana”) o mensajes a todos los usuarios (“Mañana lloverá, no olvidéis el paraguas”). Estas apps permiten personalizar la experiencia, que los invitados se sientan parte del evento, interactúen, opinen, compartan y le saquen el máximo partido. Para el organizador también tienen muchas ventajas. Todo está integrado en una sola herramienta (darse de alta, acreditación, información, agendas, networking, RRSS, seating, ticketing, contenidos multimedia…) y permiten hacer segmentación y recopilar datos (dos must para un evento de éxito). Se puede controlar el incentivo en tiempo real (o una vez finalizado), hacer ajustes en el programa o solucionar errores.

¿Qué diferencia hay entre una app para eventos y otra para viajes de incentivos?

 “La seguridad y privacidad de los datos son básicos en estas apps a las que solo pueden acceder los asistentes al viaje y están protegidas con usuario y contraseña. Otra diferencia está en el servicio al usuario que se centra en proporcionar contenidos útiles, la agenda, información de vuelos, hoteles, actividades, lugares de interés, el sitting en cenas, códigos de vestimenta… También se puede añadir gamificación para amenizar la experiencia y motivar a los asistentes”, explica Álex Garaizar, International Business Developper de evenTwo. Que sea una experiencia móvil, funcional e interactiva es el principal reclamo de estas aplicaciones fácilmente accesibles, incluso sin conexión a internet.

  • Antes del viaje, se le puede solicitar la información al asistente sobre temas como el transporte, preferencias de actividades, alergias, etc., vía formularios. Pueden preparar mejor el viaje consultando horarios, clima, recomendaciones, etc.
  • Durante el viaje, no solo podrán consultar el plan previsto, sino también acceder a sus billetes y reservas de hotel. Basta que hayan abierto una sola vez un billete de avión, para que puedan acceder a la app sin conexión y abrirlo. La organización puede subir las fotos o vídeos de cada actividad por categorías, enviar recordatorios a los asistentes o advertirles de cambios en el programa. Estas notificaciones se pueden segmentar por grupos o enviarlas a un solo usuario.
  • Después del viaje los usuarios pueden dar feedback, valorar las actividades y ver el contenido que se ha generado (descargar imágenes y vídeos, compartirlas en sus redes sociales, etc.).

Who´s next?

El storytelling y la creatividad son ya parte de la app de un viaje de incentivos que se envuelve es una historia inspiradora acompañada de creatividades cautivadoras. Y ahora van más allá, las apps incluyen la gestión del concurso de incentivos, desde la gestión de datos, para que sean fáciles de entender, hasta el envío de los resultados en un e-mail motivador. Una plataforma web en la que se puedan consultar resultados, ranking, previsión a final del concurso, con un contenido exclusivo para cada usuario.

“Las apps empezarán a integrar elementos de VR y AR para aumentar el realismo y la inmersión en el incentivo. Por ejemplo, con códigos QR por la ciudad para crear una actividad emocionante a través de AR. Cada vez que el asistente escaneaba un código, aparecía un personaje que le explicaba la historia y anécdotas de la ciudad. Y seguramente, utilizando la inteligencia artificial (en un futuro no muy lejano) no habrá dos apps iguales ya que cada usuario tendrá una experiencia digital totalmente personalizada. Pero, donde daremos un gran paso, será cuando las aplicaciones de control y del usuario se puedan sincronizar con el CRM y obtener más datos para mejorar la experiencia de cada participante”, dice Malin Nilsson, de CWT Meetings & Events.

La gamificación por misiones es también una nueva funcionalidad que Meetmaps incluye en las apps que realiza para viajes de incentivos: una experiencia digital que combina el conocimiento (sobre el destino en este caso) la diversión y el engagement entre clientes/invitados. Una forma de comunicar la experiencia antes del viaje para que éste sea memorable a través de un Quiz con preguntas rápidas sobre el destino (moneda del país, temperatura media, tradiciones, vestimenta, etc), que los asistentes pueden contestar antes, durante y después del evento. Se irán desbloqueando tasks a medida que van respondiendo, y al final le aparecerá la puntuación y su posición en el ranking. Este tipo de gamificación en incentivos sirve para que conozcan mejor el destino y comiencen a conectar entre ellos. Un mapa interactivo con la ruta marcada con información breve en cada punto, y una agenda organizada por día y hora con todas las actividades, completan esta herramienta de viaje que será útil para los asistentes y también para el organizador, ya que obtendrá un feedback más detallado sobre la satisfacción de la experiencia.

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