Las claves del Libro Blanco sobre eventos saludables

Aceptémoslo: somos empresas y la rentabilidad es importante. En este sentido, priorizar el bienestar no es solo moral, es rentable. Según el libro, las empresas que lo hacen logran una rentabilidad media un 5% superior y reducen la rotación de personal hasta un 25%. Aquí surge la oportunidad ante la falta de una figura de liderazgo con un estándar consolidado que integre salud, sostenibilidad y bienestar. Por ello, solo el 1% de la conversación digital sobre eventos menciona la salud, tal y como registra el informe.

Checklist del espacio físico (Validado por el OAS)

El libro recoge que el entorno físico impacta directamente en la atención y el bienestar. Como organizador, debes auditar los venues buscando los siguientes puntos críticos:

Ventilación (Crítico): Es el factor más importante. Debes exigir circulación de aire limpio (no solo recirculado) para evitar la fatiga y mantener la concentración.
Luz natural: Prioriza espacios con luz natural o iluminación eléctrica regulable que no deslumbre. Una buena iluminación mejora el rendimiento cognitivo hasta un 15%.
Acústica: Busca salas sin eco ni reverberación. El ruido interfiere en la retención del mensaje. Un buen sonido reduce el estrés y facilita la conexión.
Temperatura: Mantén el ambiente entre 19°C y 24°C. Bajar de 25°C a 20°C puede mejorar el rendimiento en tareas de atención un 11%.
Diseño biofílico: Si no hay vistas al exterior, introduce naturaleza dentro (plantas). Esto reduce el cortisol (estrés) y mejora la creatividad.
Ergonomía: Sillas cómodas (preferiblemente con brazos) y espacio suficiente entre filas para la movilidad.
Visibilidad: Asegura que todos tengan visión directa al escenario y pantallas de alta definición; esto mejora la experiencia del 85% de los asistentes.
Amplitud: Los techos altos ayudan a reducir el malestar psicológico.

Diseño de la experiencia y «software» del evento

Más allá del espacio, la gestión del contenido y los servicios deben ser revisados:

En primer lugar, es vital poner el foco en la alimentación y, sobre todo, en su coherencia. Debemos tratar la gastronomía con la misma importancia que el propio mensaje del evento. ¿La razón? Es el pilar más visible y el que, a la larga, genera mayor recuerdo. Por ello, elimina ultraprocesados, bollería industrial y bebidas azucaradas. Además, la inclusividad pasa obligatoriamente por las opciones gastronómicas. Ofrece alternativas para todas las dietas (celiacos, diabéticos, vegetarianos) y evita la contradicción de hablar de salud mientras sirves comida poco saludable.
En segundo lugar, el diseño sostenible de las experiencias atiende ineludiblemente al diseño de agendas humanas para evitar la saturación. Evita programas densos sin descansos reales. Sin pausas, la atención cae tras 45 minutos. Por tanto, es fundamental conocer los límites de la atención humana, considerando además los cambios en los hábitos de consumo de información. Incorpora «pausas activas» o microactividades físicas para oxigenar el cerebro. Otra buena forma de gestionar personas es la inscripción personalizada. Puedes habilitar un espacio en el registro para que el asistente indique necesidades físicas, cognitivas o sensoriales, no solo alimentarias. De esta manera, se hace posible crear espacios mucho más accesibles y amigables para todo tipo de perfiles.
Por último, la coherencia debe trasladarse también a los materiales. Hemos hablado mucho de la importancia de utilizar materiales reciclados o reutilizables. Sin embargo, lo más sostenible es no crear nada nuevo y utilizar elementos ya construidos. Uno de los mejores recursos es la elección de venues con personalidad propia: aquellos que son un espacio y, a la vez, un decorado perfecto.

Argumentario de venta

Si necesitas convencer a un cliente para invertir en un evento saludable (dado que la inversión inicial puede ser mayor), el libro sugiere utilizar estos argumentos:

Reputación: Refuerza la coherencia de marca y genera orgullo de pertenencia.
Recuerdo: Facilita que el contenido se retenga mejor y aumenta la percepción positiva.
Productividad: Un entorno con elementos naturales y buena luz eleva el bienestar un 15% y la productividad un 6%.
Diferenciación: Ante la saturación de eventos, la sostenibilidad y la salud son factores clave para destacar.