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Las claves para organizar un evento que transforme al asistente

Las claves para organizar un evento que transforme al asistente

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Paula Rey
Sandra Esteve, nueva subdirectora general en Terra Consultoría de Incentivos ¿Qué nuevos perfiles profesionales necesitamos en eventos? Ya conocemos a los ganadores de los AEVEA AWARDS 2024
Contenido patrocinado por: NUBA “La gente olvidará lo que dijiste y lo que hiciste, pero nunca olvidará cómo la hiciste sentir”. La frase no es de ningún gurú del marketing, sino de la escritora Maya Angelou, pero explica muy bien hasta qué punto las experiencias llegan a penetrar en el asistente. Ya no basta con elegir un buen espacio, buen catering, buena música y un programa repleto de actividades. En un evento se debe generar una experiencia “once in a lifetime”, memorable, que le haga sentir que está ante algo único, realmente pensado para él y que responde a eso que tanto necesita. El diseño de la experiencia se convierte así en todo un puzzle que debe encajar a la perfección. Sin embargo, no es nada fácil cuadrar todas las piezas y que el asistente sienta ese click!  ¿Cómo conseguirlo presencialmente? ¿Y virtualmente? Extraemos las claves para organizar un evento que transforme al asistente con dos ejemplos, uno presencial y otro virtual, de NUBA, la única agencia que emplea medidores cognitivos pre y post-evento, con los que aseguran a las empresas su eficacia en la mejora del clima laboral, notoriedad, visibilidad, posicionamiento de marca… Por Paula Rey

Hacerse las preguntas adecuadas debe ser el punto de partida de cualquier evento. La profunda indagación en las necesidades, intereses y motivaciones del asistente es lo que permite diseñar una experiencia sabiendo qué teclas hay que tocar para conseguir dejar una huella imborrable. En esto precisamente consiste el efecto NUBA: “dícese de la intensa sensación de haber vivido algo con pasión y detalle, que quedará para siempre en ti”. Los eventos de NUBA cambian al asistente para siempre.

Una convención donde los asistentes interiorizan los valores corporativos

Para un cliente del sector de la cosmética NUBA organizó una convención con fuerte componente solidario. Tras más de 10 años estancados en el mismo formato, la agencia consiguió por fin hacer partícipes a los asistentes de una experiencia totalmente diferente, renovada, inesperada y que, por fin, les trasladaba los valores sostenibles, llevándoles a interiorizarlos.

Desde la agencia desde el primer momento se pusieron en su piel, preguntándose: ¿qué necesitan los asistentes para realmente integrar y nunca olvidar la importancia de la sostenibilidad y el medio ambiente? Abandonando la idea de un lujoso hotel les calzaron las botas de peregrinos a Santiago optando así por una actividad con un componente místico y profundo acentuado con la presencia de personajes durante la caminata que, a través de storytelling, les inculcaban su compromiso como seres humanos y como empresa.

Para aumentar esa conciencia social, todavía más, se les planteó un reto de pasos que fue un éxito. Juntos realizaron una donación a una fundación local y se percataron, para llegar a lograrlo, del valor de cada uno de sus pasos individuales y como equipo “BLUELAND”, el concepto colectivo ideado. Todo estaba pensado estratégicamente buscando ese click interno en pro de la sostenibilidad, que también dejaron por escrito convirtiendo el tradicional conjuro de la Queimada en un manifiesto. Aunque lejos de quedarse en solo palabras, por primera vez vivieron e interiorizaron los valores corporativos con una experiencia pensada para ellos y cargada de simbolismo, que llegó a transformarlos como personas y como empresa.

Un evento online con asistentes fortalecidos y unidos pese a la distancia

La vinculación imborrable y el recuerdo positivo en el asistente conllevan un pensamiento estratégico en cada una de las acciones y elementos por parte de la agencia, también en virtual. Así, en un evento online para clientes de una empresa aseguradora NUBA supo encontrar primeramente, tras una investigación y un plan de comunicación previo, la necesidad de esos asistentes. Estos precisaban reconectar y fortalecerse, pues la nula interactuación durante estos meses les había conducido a una desconexión física y emocional con la empresa. La organización del evento “estamos a tu lado” consiguió darles voz, y a la vez respuesta, a sus dudas e incertidumbre. El cuidado en todo el diseño del evento virtual y los detalles marcaron la diferencia.

El envío de una invitación online asociada a un formulario ayudó a dar forma y acertar con los contenidos del evento, que fueron elegidos por ellos mismos. La mañana del día D, recibieron un envío físico en sus casas: una lata gigante que se puede usar como taburete con las botellas de vino, un sacacorchos eléctrico, unas copas y un libro personalizado. Estos pequeños detalles también cuentan y responden a la estrategia, pues concordaban con la cata guiada por un sommelier que se les regaló para finalizar del evento.

Antes de descorchar, los 80 asistentes pudieron reconectar y sentirse reconfortados. Tras la breve plenaria en streaming con un formato muy televisivo que mantenía su atención, se abrieron 6 espacios virtuales a la carta en los que un máximo de 15 asistentes podía compartir por videoconferencia sus opiniones y dudas de manera cercana y privada. NUBA va más allá de organizar el típico evento online donde la opinión del asistente se queda en un chat y concibe una opción en grupos de networking tras detectar que… ¡eso era lo que necesitaban! Necesitaban sentir ese plus de apoyo, de energía, cargarse las pilas. Y salieron reconfortados, cambiados, transformados. El resonar de sus dudas se transformó en un chinchín, “seguimos cerca”.

Conoce la oferta de eventos y viajes de incentivo a medida de NUBA.

 

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