Las mejores… y las peores anécdotas del sector 

Hablar… ¡en el evento equivocado!  

Begoña Iglesias, CEO de Momentum Spain 

En los más de 25 años que llevo en esta profesión, he tenido la suerte de vivir grandes momentos: de trabajar para grandes marcas y mejores clientes, junto a equipos de un enorme talento, que además han sido familia, y de medirnos frente a magníficos competidores. Eso ha sido lo mejor de mi vida profesional. 

En cuanto a una anécdota, hace unos años me invitaron a una comida-coloquio de nuestro sector. No miré el contenido ni los convocados, solo el sitio y la hora. Así que llegué sin demasiada información. A la entrada, al dar mi nombre y compañía, la persona encargada no me encontraba, pero creyendo era su error, me dejo pasar. Durante el cóctel previo a la comida estaba cada vez más extrañada: no conocía a nadie ni a sus empresas, pero acostumbrada como estamos en nuestro trabajo a buscar justificaciones y soluciones pensé que, como no me había leído la convocatoria, tendría que ver con abrir mercado para el sector de eventos.  

Estuve hablando durante 45 minutos sobre la importancia de los eventos y las experiencias en la comunicación de las marcas, me escuchaban y parecía que le encontraban sentido para sus compañías. Cuando me senté en la comida, vi que bajo la servilleta había una agenda y el nombre del convocante. Me había equivocado de reunión: esta era sobre la legislación del sector inmobiliario orientado a personas mayores. La mía estaba en la sala contigua.  

Lo que me parece relevante de esta anécdota es que, además de conseguir un nuevo cliente para la agencia, es que fue tener la prueba de que nuestro sector es transversal, líquido, y que las experiencias son una forma de comunicación y un lenguaje universal. 

Falta lo más básico… pero lo más imprescindible también 

Ray Torrents, CEO de Events Management Institute 

El 17 de octubre de 1989, Pasqual Maragall, alcalde de Barcelona, puso la primera piedra de la Villa Olímpica. De hecho, no la puso él, la pusimos nosotros. Un solar desierto, sin agua ni luz ni otros servicios, arrasado por las máquinas que derribaron gran parte de la zona industrial del Poble Nou era nuestro escenario.  

Aquel día amaneció espléndido con un sol que invitaba a salir a la calle y una temperatura más que agradable. Prensa a tutiplén, autoridades bajo carpas blancas que rompían la monotonía del espacio, una grúa gigante de la que colgaban dos voluntarios olímpicos (en realidad escaladores profesionales) y una piedra cúbica de tropecientos kilos que, flanqueada desde al aire por los voluntarios, debía bajar desde los cielos hasta los pies del alcalde. Una vez en el suelo, paletadas de cemento sobre la piedra por parte de las autoridades, aplausos, discursos, fotos y poco más. Todo muy fotogénico (la prensa necesita fotos “wow”) y, a su vez, muy sencillo. Todo bien.  

Llegamos a la hora pactada para el montaje y lo tenemos todo… menos agua. Teníamos cubeta, cemento, paleta, ¡pero no teníamos agua! y la más cercana estaba a más de 1 kilómetro de distancia. Afortunadamente nuestro productor (muy bueno a pesar del descuido) era un adicto a la Coca-Cola y llevaba reservas para toda la mañana. Dos latas bastaron para hacer un cemento que fue, para la Villa Olímpica (y para nosotros), una auténtica “chispa de la vida”. 

Los hombres de negro en tu evento… 

Jose Ignacio Hernández, managing director de Experientia 

Uno de los momentos más impactantes de mi carrera fue cuando trabajé en 2016 en el que iba a ser el último evento en España y en el mundo del último mandato de Barack Obama. La cancelación del evento, a un día de su celebración debido a los atentados de Dallas, fue un golpe duro. Pero lo que realmente se quedó grabado en mi memoria fue cuando recibí la llamada de la Embajada de EE.UU. para hacer una prospección en los Teatros del Canal, donde se iba a celebrar el acto.  

Aparecí yo solo y me encontré con una comitiva de más de 50 personas vestidas con trajes oscuros impolutos, tipo Men In Black, en pleno mes de julio en Madrid. Una de esas escenas imponentes y que te hacen caer aún más en la cuenta de lo realmente relevantes que son algunos de los proyectos que llevamos a cabo, y que solo este sector puede regalarte. 

Mindfulness… in the rain

Beatriz Codes, directora de asuntos públicos, comunicación y sostenibilidad de la región sur de Coca-Cola Europacific Partners 

Una de esas situaciones que no se olvidan me pasó en una reunión interna que estaba organizando, un evento muy cuidado, con una agenda estructurada que comenzaba con una sesión de mindfulness desde el escenario, algo muy especial para marcar el tono del día. Todo estaba perfectamente montado, el silencio reinaba en la sala… y, justo cuando empieza la sesión, de repente, empieza a caer agua desde el techo del escenario. Una especie de cascada justo encima de donde estaba la persona que guiaba la meditación. 

Yo, por dentro, estaba al borde del colapso. Pero por fuera, intenté mantener la calma, resolver lo más rápido posible, y seguir adelante como si no hubiera pasado nada. Finalmente conseguimos arreglarlo sobre la marcha, y el evento continuó sin más contratiempos. Lo más curioso es que después, varias personas se me acercaron para felicitarme. Me decían cosas como: “Qué detalle tan bonito lo del agua al empezar, parecía pensado para la experiencia sensorial”. Y yo solo podía sonreír y pensar: “Sí, claro, todo estaba planificadísimo…”. 

¿La Gran Vía en exclusiva? 

Beatriz Oriol, socia directora ejecutiva de RPA Comunicación 

De un problema hicimos una oportunidad. Teníamos un evento con un grupo en el Museo Thyssen y nos encontramos la calle cortada por la celebración de la Champions, que habían cambiado de fecha. Al final, hablamos con la policía y nos dejaron pasar con el autobús por la Gran Vía. Imagina la experiencia para el grupo pasar por la Gran Vía vacía para ellos… Después del Thyssen, también se nos ocurrió repartir banderines para que viviesen la fiesta del madridismo. 

A veces te piden buscar lo más extraño

A veces te piden buscar lo más extraño, realmente… 

Javier Martínez, director para Asia Pacífico en Cititravel DMC 

Un laboratorio quería hacer en Madrid un ensayo de un producto para los ojos con 300 médicos de asistentes y nos encargaron encontrar, aparte de toda la logística o los hoteles, 300 ojos de cerdo. Estuve durante todo el verano llamando a empresas que trabajan con cerdos y me decían que era complicado porque había muchas empresas, sobre todo en China, que compraban la cabeza entera, con los ojos incluidos.  

Después de mucha investigación, encontré un sitio en Gerona que vendía ojos de cerdo y que cumplía todos los requisitos, que eran muy específicos, como que los ojos tenían que ser frescos. Después de todo esto comenzaron todos los problemas con la independencia de Cataluña, lo que supuso cortes de carreteras y que no se pudiese salir de Cataluña. Sin los ojos el evento no podía celebrarse y, como no podíamos traer los ojos por tren o avión, se me ocurrió la idea de hacerlo por ambulancia. La contratamos y conseguimos traerlos hasta Madrid. 

Un evento, ¿ventilador en mano? 

Ander Bilbao, CKO en beon. 

Lo mejor y lo peor que te puede ocurrir en el sector me pasó en el mismo evento, para BP. En vuestra revista hace muchos años escribí un artículo: “Como una puta cabra”. Hablaba de los nervios antes justo de este evento de BP, tras un trabajo de 6 meses, preguntándome por qué me dedico a esto.  

Había 14 proyectores colgados y yo pasé mucha angustia. De repente, un proyector se apagó y entró otro proyector de back up, pero seguí sufriendo porque no sabíamos por qué se había apagado (los técnicos nos decían que el techo estaba caliente).  

Pasé las peores horas de mi vida hasta el final del evento pensando que se podían apagar más proyectos. Tenía un ventilador en la mano enfocando en la zona donde estaban los cables. Cuando terminó el evento sentí una emoción enorme y pensé que me hacía muy feliz trabajar en esto, que era imposible que encontrara un trabajo mejor. Un cambio de sentimientos brutal.  

En sus marcas, listos… 

Pablo Lujo, co-fundador de La Cara B 

La anécdota más curiosa que me ha tocado vivir fue en una carrera popular multitudinaria en la que se iban haciendo distintas salidas según la marca que tenías. Tuvimos la mala suerte de que, en un momento dado, el DJ que amenizaba el tiempo entre una salida y la siguiente, pinchó una canción que comenzaba con una cuenta atrás. Lógicamente al llegar a 0, todo el mundo salió corriendo y eso nos descuadró los planes. Por suerte, no hubo que lamentar nada, pero el aprendizaje es que, cuanto más atado lleves hasta el más mínimo detalle, menos riesgos corres.