Hablamos con Maarten Vanneste, autor del libro Meeting Architecture

El «fracaso invisible» de los eventos

Muchos congresos fallan en sus objetivos principales que son conectar y enseñar, pero este fracaso pasa desapercibido. Si la comida es buena y la logística funciona, los asistentes se van aparentemente contentos, aunque el retorno de la inversión real en cuanto a conocimientos y networking haya sido nulo. Aquí surge una idea muy poderosa: es importante generar espacios tras el evento en los que los asistentes puedan dar su opinión, sin embargo, es importante generar otras métricas para medir la consecución de objetivos.

El poder de los «perfectos desconocidos»

Cuando 50 personas entran a una sala para escuchar una charla sobre un tema muy específico, se convierten en el mejor grupo posible para hacer networking. Comparten un interés común, pero la mayoría de las veces entran, escuchan pasivamente al ponente y se van sin haber cruzado palabra con las mentes brillantes que tienen sentadas al lado. Es importante aprovechar esta oportunidad para que generen sinergias como fin fundamental de todo congreso.

La solución: El método CATS

Para solucionar esto sin necesidad de un gran presupuesto, Vanneste propone el método CATS (Conversaciones sobre el tema). Consiste en:

• Pausar la ponencia en determinados momentos.
• Dividir a los asistentes en grupos de 5 personas.
• Darles entre 5 y 10 minutos para hablar libremente sobre lo que acaban de escuchar.

¿Por qué grupos de cinco?

La ciencia y la experiencia demuestran que el número ideal es 5. En grupos más grandes como las típicas mesas redondas de 10, el grupo se fragmenta o la gente no tiene tiempo material para hablar. Con 5 personas, todos tienen al menos un minuto para expresarse, lo que crea un entorno seguro en el que incluso los más introvertidos participan.

Los tres grandes beneficios del método CATS

Implementar estas breves conversaciones genera un impacto enorme en tres áreas:

• Aprendizaje: El cerebro sufre «sobrecarga cognitiva» tras 15 minutos de escucha pasiva. Hablar sobre el tema ayuda a procesar la información, aumentando la retención del aprendizaje en un 25%.
• Networking efectivo: En solo unos minutos, conoces la personalidad y los conocimientos de otras cuatro personas. Al llegar la pausa del café, ya tienes con quién ir a hablar de forma natural, multiplicando drásticamente tus contactos valiosos.
• Motivación y energía: Rompe la monotonía y la somnolencia. A los profesionales les motiva intrínsecamente compartir lo que saben, ayudar a sus colegas y sentirse escuchados, lo que eleva la energía general de la sala.

Alta rentabilidad a coste cero

El método CATS demuestra que no hace falta contratar facilitadores caros ni tecnología compleja para revolucionar un evento. Es una dinámica gratuita, fácil de escalar, sirve igual para 150 que para 1.000 personas, y que no le roba presupuesto a otras áreas que los asistentes valoran culturalmente, como la gastronomía.

«Imagina un congreso mundial con miles de cirujanos cardíacos. Ahora imagina una sesión específica de una hora donde 50 de esos cirujanos entran a una sala. Ese grupo de 50 personas son «perfectos desconocidos»: no se conocen, pero son el mejor grupo posible porque están filtrados por el tema de la sesión. Conectar a esas personas genera un valor tremendo, pero esa conexión no ocurre si solo se sientan a escuchar al ponente. Ahí entra CATS: divides a esas 50 personas en grupos de 5 y les das un tiempo para hablar sobre el tema de la charla. Intercambian casos, historias y conocimientos. En 5 o 10 minutos ya conocen un poco a las otras cuatro personas y saben con quién les gustaría ir a tomar un café. Así, cuando llega la pausa, ya no envías a la gente a interactuar con extraños desde cero; se irán a tomar el café con quienes acaban de conectar.»