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Organizar un crucero-reunión

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10 ideas que nos dejan las agencias sobre este 2023 20 años después: el evento más movilizador del c de c Royale by Shoot, un nuevo espacio lleno de luz en el centro de Barcelona
Un crucero reunión es una alternativa original para montar encuentros disponiendo en el mismo sitio de espacios, actividades lúdicas y aire libre.

Hay una serie de puntos a tener en cuenta cuando organicemos nuestro meeting en un crucero:

Identificar las necesidades

– ¿Tendrás que proveerte de servicios externos o dispondrás de todo lo necesario en la nave?
– ¿Qué tipo de espacio para reuniones necesitas? Detalla bien el tamaño de las salas, su configuración y las distintas capacidades.
– Si tienes invitados VIPs o se trata de un viaje de incentivo, ¿cuál será el nivel de animaciones y servicio que necesitas?
– Según el tamaño de tu grupo y el presupuesto de que dispongas, ¿necesitarás contratar un barco entero?
– ¿Conoces las necesidades dietéticas y de salud de los asistentes?
– ¿Tienes en cuenta las necesidades de los pasajeros con discapacidades tanto en el barco como en los puertos a visitar?

Al trabajar con la línea de cruceros
– Haz que te confirmen por escrito las fechas, tarifas, animaciones, camarotes, espacio para reuniones y disposición de salas, menús y organización gastronómica, política de bebidas a bordo y precios y distribución de obsequios y atenciones a los camarotes.
– Establece qué conceptos serán facturables a la cuenta «master» y quién tiene autorización para aprobar cargos a dicha cuenta.
– Decide si es posible y necesaria una inspección del barco. Si es así, ten un encuentro con el personal del barco y con los operadores de los puertos a visitar.
– Negocia las animaciones y obsequios promocionales que proveerá el crucero (regalos, señalización del evento y de los vehículos, portadocumentos, acreditaciones, agendas, invitaciones). Piensa si vale la pena hacer algún artículo a medida.
– ¿Cuánta tripulación y responsables del viaje van a estar a vuestro servicio?
– ¿Con cuánta experiencia cuenta el personal de la línea de cruceros?
– ¿Conoce el personal de la línea de cruceros los puertos a visitar?
– ¿Con qué personal técnico de audiovisuales podrás contar?
– ¿Te ofrece la línea de cruceros el transporte de/hasta los aeropuertos?
– ¿Cómo se identificará el personal de la línea de cruceros?

Programación
– ¿Cuál es el itinerario apropiado? ¿Cuánto tiempo libre tienes que permitir en la agenda del crucero? Haz una evaluación de la duración del crucero, el tiempo de navegación y el tiempo en destino.
– ¿Qué puertos queréis visitar?
– ¿Será la misma línea de cruceros quien se encargue de la contratación de operadores de tierra que ayuden a coordinar el transporte en tierra, las actividades y las excursiones?
– ¿Será la línea de cruceros quien coordine las listas de pasajeros que se apuntan a las excursiones voluntarias en las diferentes escalas?
– ¿Se podrán organizar excursiones voluntarias a medida?
– ¿Se podrán utilizar las zonas comunes del barco para eventos especiales en momentos puntuales?

Varios
– Haz revisar toda el ápapeleoá por un abogado que conozca la terminología marítima.
– Confirma los nombres de todos los pasajeros en la fecha límite marcada por la compañía de cruceros (normalmente unos 60 días antes del embarque).
– Ten en cuenta las necesidades de alojamiento y transporte de tu grupo y del personal antes y después del crucero.
– Ten en cuenta los posibles retrasos derivados de los trámites aduaneros y de pasaporte si organizas un crucero internacional.
– Organiza un área de asistencia a los pasajeros (hospitality desk) con horarios bien claros.
– Reasegúrate de las condiciones de cancelación y reembolso aplicadas por la línea de cruceros.

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