Organizar una rueda de prensa

Los periodistas asisten a tantos eventos que necesitarás hacer algún esfuerzo extraordinario para atraerlos y hacer que escriban acerca de ti.

1) ¿Qué tienes? – El momento de convocar una rueda de prensa
Si estás en alguna de las siguientes circunstancias, tu rueda de prensa está justificada.

– Una historia que sea verdadera noticia a desvelar durante la rueda de prensa.

– Información adicional sobre una noticia de gran presencia en los medios.

РDeclaraciones acerca de un asunto pol̩mico.

– La participación de oradores de alto nivel o ‘celebridades’.

– La publicación de importantes descubrimientos o resultados de investigación.

– El lanzamiento de una importante iniciativa.

– Un importante anuncio local.

2) ¿Dónde llevar a cabo la rueda de prensa? Lugar y montaje
– La localización debe ser céntrica, accesible para los periodistas y en consonancia con el evento.

– Evita convocar la rueda de prensa en una sala demasiado grande. Dará la sensación de que hay pocos asistentes.

– Haz que el nivel de ruido de la sala sea bajo.

– Dispón un espacio para las cámaras de televisión al fondo de la sala, en una plataforma elevada.

– Ten en cuenta la necesidad de una sala adicional, sin ruidos, donde llevar a cabo las entrevistas radiofónicas tras la rueda de prensa.

– Los sistemas de luz y sonido deben funcionar perfectamente.

– Prepara, a ser posible, una conexión de fax y de teléfono.

– Ten en cuenta que en el estrado haya espacio suficiente para todos los presentadores.

– Prepara con antelación el material que haya que mostrar: tablones, gráficos, logosÂ…

– Prepara una "ficha de registro" para los periodistas, de manera que sepas cómo contactarlos posteriormente.

– Decide si quieres servir algo después de la rueda de prensa (café, pastasÂ…).

3) ¿A qué hora celebrar la rueda de prensa? El timing

РPrepara una tabla horaria de manera que puedas prever que todo est̩ a punto cuando lo necesites.

– Lleva a cabo el evento durante la mañana o a primera hora de la tarde de un día laborable.

– Comprueba que no haya otras importantes ruedas de prensa convocadas el mismo día.

РS̩ puntual Рevita que los periodistas tengan que esperar.

– Espera hasta el momento del evento para suministrar la información importante.

4) ¿Qué repartir? Material de comunicación

– Nota de prensa y kits de prensa

– Lista de los participantes de la rueda de prensa (quién está presente en el estrado y sus posiciones)

– Copias de los discursos.

5) ¿Quién viene? – Periodistas invitados

– Puedes invitar a los periodistas por correo, teléfono o fax, aunque siempre es importante completar con una llamada telefónica para que la invitación o documentos enviados den con el periodista correcto.

– Descubre qué periodista cubre los asuntos relacionados con tu evento (actividad de tu empresa, sector industrialÂ…).

РMant̩n actualizada la base de datos de periodistas. Aprovecha las ruedas de prensa para completar detalles de la base de datos.

– Concéntrate en la asistencia de los medios más importantes.

– No olvides a la prensa internacional (según la naturaleza de tu comunicación).

– Confirma las agendas de los periodistas asistentes entre 7 y 10 días antes del evento.

– No olvides hacer una llamada telefónica de seguimiento una vez la invitación haya sido enviada.

– También puedes mantener charlas informativas previas con los periodistas de los medios más importantes pero sin desvelar el contenido fundamental a comunicar en la rueda de prensa.

– Si conoces bien a algunos periodistas, utilízalos, hazlos partícipes de la noticia a fondoÂ…

5) ¿Quién habla? – Preparando a los portavoces

– Elige correctamente a los ponentes (aunque parezca obvio, muchas veces se selecciona a las personas a intervenir en un acto por su posición y no por ser buenos oradores o conocer del tema).

– Los ponentes tendrán personalidad, hablarán alto, claro y con autoridad.

– Transmite con mucho cuidado el mensaje de fondo del evento a los ponentes.

– Prepara con ellos las posibles preguntas difíciles.

– Suministra a los ponentes material para afrontar la sesión de Preguntas y Respuestas.

– Intenta montar una breve reunión antes de la rueda de prensa para dar últimos mensajes a todos los presentadores.

– Cada presentador debería tener la palabra durante un máximo de 3 ó 4 minutos.

– Cada presentador debe presentar cosas distintas o puntos de vista diferentes.

– Cada presentador debe comunicar SOLAMENTE uno o dos mensajes importantes.

РLos discursos han de ser breves y sencillos, dirigidos a una p̼blico general y evitando tecnicismos.

РElige un moderador que dirija el turno de preguntas despu̩s de las presentaciones.

– Fomenta el que se hagan muchas preguntas. Las respuestas deben ser breves.

– Procura que los presentadores hablen varios idiomas y puedan ser entrevistados tras la rueda de prensa en estas lenguas.

6) Y después, ¿Qué? – Seguimientos

– No tardes más de algunas horas en enviar la información de importancia de la rueda de prensa por fax, email o correo a aquellos periodistas que no pudieron asistir a la sesión pero que estaban interesados en la cobertura del evento.

– Informa a la recepción y telefonistas de tu empresa de cómo gestionar posibles llamadas de periodistas relacionadas con tu evento.

РPrepara un press clipping de la cobertura obtenida como resultado de la rueda de prensa y distrib̼yelo como creas conveniente.

– Haz una evaluación de la rueda de prensa: asistencia, presentadores, cobertura, organización y demás aspectos del evento. Extrae conclusiones y aprendizajes para tu próximo evento.

Programa:

La mayoría de las ruedas de prensa son eventos relativamente breves – no suelen durar más de una hora en total. Tu programa debería seguir los siguientes puntos:

– presentación de los ponentes y bienvenida a los representantes de los medios
– intervenciones de cada presentador (intenta que no haya más de tres) y que cada uno ofrezca una perspectiva novedosa
– turno de preguntas y respuestas
– cierre: agradecimientos a los medios y conclusión

La mayoría de las entrevistas de televisión y radio tienen lugar después de las ruedas de prensa. Incentiva la realización de las mismas proponiendo asuntos de interés para una entrevista, aunque probablemente los medios ya vendrán preparados con sus propias cuestiones.