Pásale un buen brief a tu agencia

Un brief claro y preciso de tu evento permitirá a tu agencia saber lo que necesitas. El brief es esencial para que tu agencia haga un buen trabajo.

El brief es el primer elemento de comunicación con tu agencia. Es útil no sólo para explicarles lo que necesitas sino también para tu mismo pienses muy bien lo que quieres conseguir con tu evento (este es un paso vital, a menudo mal hecho). El brief será también un documento de referencia a todo lo largo del trabajo de la agencia y de vuestra relación.

El brief lista toda la información esencial, los datos y detalles que se necesitan saber sobre tu evento. Aquí tienes una pequeña guía de lo que tiene que incluir:

1) Objetivos del evento
Ante todo, asegúrate de que un evento es la manera adecuada de alcanzar tus objetivos. Piensa en qué consiste este evento, qué se quiere conseguir y de quién.

Por ejemplo,
– una convención de ventas para explicar un nuevo producto a la fuerza de ventas de manera convincente y motivarles sobre los ambiciosos objetivos de venta para este producto
– o una celebración del 50 aniversario de la empresa en que se comunica todo lo que la empresa ha logrado y se asegura presencia en prensa a través de un evento impactante (con la prensa invitada).

Intenta que tus objetivos sean lo más concretos posible (un incremento en las ventas de tal producto, la presencia en tales medios de prensa, etc.) para poder hacer un seguimiento después.

2) El público objetivo
¿A quién se dirige este evento? Comunica a la agencia los datos importantes de tu público:
– ¿Cuántos invitados?
– Cargos, edades, otros datos demográficos como sexo, países de origenÂ…
– Necesidades especiales (por ej.: traducción para parte del público,3),
– Elementos "culturales" (gente seria, divertida, formal, creativa, etc.).
– Si asisten pagando una entrada
– ¿A qué eventos ha asistido tu público en el pasado, en general? Etc.

Esta información ayudará a tu agencia a asegurar que el evento se adapte a los perfiles de los asistentes y a evitar errores graves (por ej. plantear una animación muy incompatible con la cultura de parte del público).

3) Fecha, hora y lugar
Fecha: Indica cuándo tiene que celebrarse el evento y si hay flexibilidad en cuanto a fechas.
Hora: A qué hora empieza y acaba. Esto ayudará a definir el contenido posible (si hay tiempo para un coffee break, qué tipo de animaciones se pueden plantear, etc.) y el ritmo (cuánto puede durar cada sesión…) del programa.
Lugar: Si tienes preferencias en cuanto a tipo de lugar o de configuración, indícalas (por ej.: un lugar histórico, un ambiente medieval, una sala moderna con lo último para audiovisuales, etc.).

4) Presupuesto
¿Con qué presupuesto cuentas para el evento? Si lo puedes desglosar en partidas según el tipo de servicio, ayudarás a la agencia en su selección de proveedores (tanto para catering, tanto para animación, etc.)
Si no tienes una idea del presupuesto por servicio, deja que la agencia lo calcule todo y gestiona un presupuesto total.

No olvides indicar si los honorarios de la agencia están incluidos o no.

5) Contenido y programa
Es la parte principal del brief: aquí defines el estilo del evento, si hay un tema y sobre todo el detalle de todo lo que va a ocurrir hora por hora (o más bien, minuto por minuto…).

Ten en cuenta que esto corresponde a la parte principal del trabajo de tu agencia, que te presentará un programa completo y detallado de tu evento encajado en un tema general. Por tanto, no tienes que ser demasiado específico aquí. ¡Deja que tu agencia te presente ideas creativas!

Puedes especificar los mensajes que quieres comunicar y tu agencia te presentará entonces la manera de comunicarlos con impacto. También te presentará una disposición física para tu evento (espacio elegido, escenario, disposición de mesas o de salas de reunión, servicio de secretariado…).
Debes indicarles también si habrá presentaciones u otras actividades que requieran de una logística particular (por ejemplo, un conferenciante que haga un discurso utilizando un ordenador portátil…).

Para asegurar que no olvides nada, indícales claramente las categorías de servicios que necesitas.

Lista de servicios:
– Lugar y alojamiento
– Transporte
– Acogida en el aeropuerto
– Registro / check-in & check-out
– Catering (detallando las necesidades de tipos de comidas especiales, si hay)
– Sonido y soluciones audiovisuales
– Personal de apoyo (por ej.: azafatas)
– Logística; carpas, generadores, etc.
– Mobiliario, diseño y decoración
РAnimaciones, m̼sica, presentadores, etc.
– Obsequios y recuerdos para los asistentes
– Gestión de invitaciones, soportes de comunicación (pósters, emails animados…)
– Gestión de los VIP’s
– Fotógrafos y vídeo del evento
– Otros (seguros, servicios de seguridad, etc.)

6) Actividades post-evento
Indica lo que tiene que hacer tu agencia después del acto. ¿Tienen que pedir reacciones y comentarios a los asistentes? ¿Escribir un informe sobre el evento?, Si es así, ¿Con qué información?

No olvides organizar una reunión de debrief, después del evento, con tu agencia, para felicitarles y aclarar las cuestiones que queden pendientes.

7) Datos de contacto
Suministra todos los datos de contacto tuyos y de tu equipo, indicando las distintas responsabilidades de cada uno para que la agencia sepa con quien contactar para cada tipo de asunto. Incluye teléfonos y email.

8) Información adicional
En general, da mucha información a tu agencia acerca del evento y de tu empresa, para que pueda montar un evento a medida que tenga en cuenta quienes sois. Si tu evento tiene un tema particular, adjunta todo el material informativo de que dispongas sobre este tema (direcciones web donde encontrar más información, lista de colores o de elementos gráficos, etc.)