Perspectivas y evolución del mercado congresual

¿Qué impacto tiene el Covid a corto plazo? ¿Cuáles son las perspectivas en los próximos 6 meses y a más largo plazo?

Para estos 6 meses está afectando mucho la incertidumbre derivada del Covid, y las sociedades están transformando sus congresos en formaros online más que presenciales, asumir la responsabilidad de convocar a los asistentes a un congreso físico cuesta bastante. Estamos viendo cancelaciones, aunque es posible que se mantenga algún congreso hacia final de año, pero la incertidumbre es lo que más daño está haciendo, explicó Antonio Carballal de CYEX.

¿A partir de qué fecha se plantea celebrar un gran congreso? Y las actividades más pequeñas de formación ¿las mantenéis para otoño?

“Nos hemos visto afectados a muy poco tiempo de la celebración de nuestro congreso internacional que iba a ser en abril y hemos tenido que posponerlo dos veces”, dijo Jesús García Poyatos de CGCCO. Se ha aplazado al 2021, con las facilidades dadas por IFEMA. También se han aplazado otros congresos para mucho más adelante como la reunión de primavera en Finlandia o el consejo mundial que iba a tener una reunión en octubre en Singapour, y también se ha aplazado al próximo año. La incertidumbre impide saber cómo vamos a poder trabajar a medio o largo plazo, no hay una normativa que indique cómo podrán celebrarse eventos físicos ni cuándo. Tenemos la opción de hacer algún evento híbrido en otoño pero está en stand by a la espera de tener más información sobre la evolución de la pandemia.

Si las normativas se aclaran ¿podría reaccionar para hacer algo a corto plazo?

Teníamos el congreso previsto para junio y en abril decimos hacerlo online, dividiéndolo en tres partes, a finales de mes tenemos tres días, en mayo otros tres y en septiembre otros tres días, comentó Ricardo Burón de SEPD. Trabajamos con los doctores en primera línea y decir que el 90% de las unidades de endoscopia se han parado, el 70% de las unidades de digestivo también, para ir a trabajar en el Covid. Hasta un 90% de los residentes han estado o están trabajando en primera línea, lo que quiere decir que por parte de la SEPD no va a haber congresos de aquí a final de año. Hay que innovar mucho y tener capacidad de reacción, trabajar en nuevos formatos. Toda la actividad presencial está pasando al mundo online y esto provoca una saturación, por eso hay que hacer cosas diferentes, innovadoras. Se innovará en formatos mixtos, más pequeños, que conecten sedes, con diferentes temáticas y opciones.

Estamos reaccionando ante una nueva realidad en la que, mientras no haya inmunidad, todo lo que tenga que ver con el encuentro físico y la movilidad, se va a resentir, apuntó Javier García de SEPA. Esto es una dificultad, pero también conlleva una gran oportunidad. Habíamos previsto para el 27 de marzo el primer congreso online, sin saber nada de esto, pero pensábamos que teníamos que empezar una prueba. Descubrimos que tenemos un potencial enorme, porque más allá del confinamiento, la ciencia no entiende de fronteras y tuvimos 18.000 inscritos, por la posibilidad de construir ecosistemas relacionales potentes en España y Latinoamérica. Aprovechamos para lanzar un canal de TV que ha sido un éxito y ahora el reto es cómo monetizar y convertir esa inversión para generar ingresos. El congreso físico seguirá existiendo siempre que se den las circunstancias adecuadas, pero este desarrollo online se quedará y se mejorará en paralelo al evento presencial.

Las OPCs ¿cómo veis la evolución del mercado congresual en los próximos meses?

Obviamente la incertidumbre es enorme, pero tampoco creo que debamos lanzar un mensaje negativo, porque tenemos que aprender a convivir con esto y con eventos híbridos que combinen lo presencial y el online, que son una oportunidad para las sociedades médicas y la comunidad científica para ofrecer un  contenido de calidad e involucrar al asociado, aseguró Gonzalo Baró de BSJ.

Hasta fin de año el congreso médico y, sobre todo, lo que afecta a las áreas relacionadas con el Covid, será muy complicado, y hasta marzo del 2021 será difícil saber cómo van a desarrollarse. En el mercado europeo también se han aplazado casi todos al año que viene, comentó Guillem Torres de Torres Pardo. En cuanto a formatos, ahora hay una saturación de webinars y formatos online por razones obvias, pero hay que diferenciar esto de los que sería un congreso virtual, y ahí la aportación de la industria es la clave. La educación ha de continuar y hay que seguir adelante con nuevas formas de reunirse y comunicarse.

¿Qué medidas complementarias serían necesarias para generar confianza en los palacios de congresos y grandes recintos? ¿Creéis que habrá un aumento de la necesidad de formación después de esta urgencia sanitaria?

De cara al próximo año, pasado el mes de marzo es previsible una cierta reducción del número de eventos, aquellos que sean un poco más prescindibles se queden sin financiación, también porque la dinámica de algunas empresas es que si un año no gastas el presupuesto, al siguiente te lo van reducir, con lo cual habrá menos recursos para hacer reuniones, dijo Antonio de CYEX. En cuanto a las condiciones de los palacios de congresos es mejor esperar a que tengamos las condiciones de reapertura para no planificar con unas limitaciones o medidas que luego no sean las solicitadas por las autoridades sanitarias. 

Independientemente de las normas oficiales que vayan a imponer, tenemos que dar un paso desde la industria y desde las organizaciones, las sedes deben ocuparse de las medidas de higiene y desinfección, y el resto de las medidas como la distancia de seguridad, controles de temperatura u otras, deben ser aplicadas por los organizadores o las sociedades, añadió Gonzalo (BSJ).

El cambio de mentalidad que está suponiendo el Covid, que afecta a todos en su vida diaria, va a cambiar no solo el formato de reunión o congreso, sino la forma de participación de los asistentes, los viajes serán más prescindibles, porque los hábitos también habrán cambiado, estaremos más acostumbrados a estar en casa y salir de viaje se valorará de otra forma. Aunque hay muchos médicos que están deseando volver a los congresos presenciales, dijo Guillem (Torres Pardo).

Las medidas deben ser compartidas por tres partes, los organizadores que deben asegurar las mejores condiciones para sus asistentes, la sede y el destino elegido, cuyo valor diferencial será crear una marca y unos protocolos que les permita presentarse como destino seguro, añadió Jesús (CGCOO). Lo mismo deberían hacer las sedes, crear unos protocolos certificados o una marca similar a la que se está creando en hotelería.

En los formatos online o híbridos ¿la gente participa más, consigue hacer networking y relaciones, conectan entre ellos a distancia?

El encuentro físico y la divulgación online tienen dinámicas diferentes y requieren habilidades y enfoques distintos. El mundo de la investigación ya se desarrolla online, los investigadores trabajan en red, para ellos es habitual, pero el hecho presencial, el contacto con el apoyo de la industria farmacéutica ha contribuido a que ese meeting sea un momento de eclosión, de encuentro para compartir conocimientos y establecer relaciones. La necesidad de actualización seguirá siendo necesaria y solicitada, independientemente del formato en el que se realice, consideró Javier de SEPA. El estado de alarma y la pandemia nos está enseñando que va a haber también una vuelta a lo esencial y el gran reto será el cómo visibilizar las interacciones y cómo la industria farmacéutica y los laboratorios transforman en valor esa posibilidad de contacto presencial o virtual.

Tanto las sociedades científicas como las OPCs que hasta ahora solían estar más centradas en el congreso anual, deben virar hacia la formación continua e integrar a la industria, no solo con patrocinios, sino dando más visibilidad a los asociados y aportándoles valor, apuntó Gonzalo (BSJ).

¿Cuáles son las claves del evento virtual y cómo gestionar a los partners y patrocinadores? ¿Cómo monetizar los eventos online y obtener ingresos?

Según Javier de SEPA, tenemos que asumir que somos principiantes en esto de la divulgación online, habrá que tener en cuenta la acelerada revolución tecnológica, innovar mucho en los formatos y convertir en comunicadores a científicos y médicos, que se parezca casi a un programa de TV, porque habrá que aprender a transmitir los mensajes de forma eficaz a través de estos canales. En cuanto a la monetización, la clave es la misma que hasta ahora, si aportamos valor, la gente pagará por ello.

En el caso de Ricardo de SEPD, ya tenían a más de 3.500 médicos en formación online y el congreso se cuidaba más para diferenciarlo, pero estamos aprendiendo sobre la marcha, una cosa es el formato online, otra una actividad presencial y otro es un congreso virtual, ningún congresista estará desde las 8 de la mañana hasta las 8 de la noche como puede estar en un evento presencial. Las sesiones tienen que ser más cortas, analizar cuándo la gente tiene tiempo para estas cosas, hacer una parte de formación y otra de investigación, para temas prácticos hacer lives en directo, etc… el valor y el interés por parte de las empresas sigue estando ahí, la formación es más necesaria que nunca. Todo lo que tenía hace dos meses no lo tienen ahora, hay que cambiar los formatos y adaptarse en diferentes escenarios, a corto plazo, quizá hasta marzo de 2021 será difícil tener eventos presenciales grandes, a partir de ahí, se verá. 

El valor es imprescindible, la competencia es internacional, el joven profesional tiene un inglés perfecto y la oferta es muy variada, hay que darle valor al evento online para que la industria tenga un retorno, apuntó Guillem de Torres Pardo. No es un problema de contenidos, añadió Jesús, lo más complicado es el punto de networking y virtualmente no funciona tan bien como en el entorno físico, y lo que preocupa también es el retorno a los patrocinadores, así que tenemos que trabajar juntos, con los proveedores y otros partners para que todos podamos ganar, la relación de confianza y la flexibilidad son las claves para avanzar en estos momento y en adelante, afirmó Jesús CGCOO.

Un consejo sobre lo que creéis que se debe hacer ahora para ser más relevantes

Un reflexión de Javier (SEPA) sobre el alto nivel profesional del mundo de los eventos en España, que ha de ser una oportunidad porque la situación nos va a obligar a todos a reducir los márgenes, y es momento de poner en valor nuestras fortalezas como profesionales y encontrar nuevas vías que no tienen por qué ser sustitutivas, nuestra materias prima es el conocimiento y eso es algo global y la tecnología nos permite que cualquier actividad se pueda difundir en múltiples idiomas. Se crearán nuevas figuras profesionales como los dinamizadores de comunidades. El sector de eventos y congresos es suficientemente potente como para ser capaz de reinventarse y crear nuevas vías que ahora desconocemos.

Por su parte Ricardo (SEPD) recuerda que el evento online sigue teniendo mucho valor para las empresas, incluso más, porque en uno presencial no puedes reunir a tantas personas en una sala, el retorno es fácil, pero exige un cambio total de mentalidad también por parte de una OPC, que debe trabajar en otros escenarios de generación de valor como por ejemplo la obtención de datos, la dinamización de comunidades, la inteligencia artificial, la segmentación… se puede hacer mucho más que una actividad presencial, pero requiere cambios importantes.

Un mensaje de esperanza y coherencia, quiso transmitir Guillem de Torres PArdo, porque todas las empresas tendrán dificultadas y deberán hacer cosas diferentes para recuperarse, reestructurarse sobre todo por supervivencia, tienen que valor de forma coherente qué pueden hacer, por ejemplo, si tienes un congreso online ¿pones cuota de inscripción o no? si lo haces en abierto tendrás muchos asistentes pero el retorno de la inversión será escaso para la industria, hay que tener esperanza pero también ser coherentes con los que hagamos a partir de ahora para salir adelante.

El evento presencial va a seguir siendo el más importante de nuestra actividad, va a resurgir porque las conexiones personales no se pueden dar de la misma forma en el online, aunque el virtual ha llegado para quedarse y se está obteniendo ya rentabilidad por las grandes audiencias, y ahora este formato no tiene tanta competencia porque no tenemos otra opción para hacer eventos, añadió Antonio (CYEX).

Lo más importante ahora es la transparencia mutua entre OPCs y sociedad médicas, apuntó Gonzalo (BSJ), porque es la manera de salir reforzados de esta situación, en equipo podemos reactivar los eventos antes.

Aprendamos de quienes ya han hecho este recorrido, como las industrias culturales, que han visto que ofrecer contenidos gratis no es rentable, al conocimiento hay que darle valor, no es blanco o negro, tendremos que ir combinando, pero la materia prima ahora será dar valor al conocimiento. La industria se va transformar más allá del valor financiero, dijo Javier de SEPA.

Podéis ver el webinar completo aquí: las perspectivas y evolución del mercado congresual