[PODCAST] Cómo trabajar mejor, agencias y espacios

De alquilar salas a ser socios estratégicos 

Uno de los puntos de mayor consenso fue la evolución del papel de los espacios. Como apuntaba Gabriela, “ya no se trata de alquilar metros cuadrados”, sino de ofrecer una experiencia integral. Los espacios comienzan a actuar como “consultores y coordinadores 360” capaces de entender la idea del cliente, aterrizarla y ejecutarla con éxito. 

Víctor, desde Palacio Neptuno, coincidía en que el papel de los venues se ha sofisticado y profesionalizado: “Ya no basta con tener servicios, hay que saber ofrecerlos y comunicarlos bien”. La sostenibilidad y los eventos inmersivos son solo algunas de las demandas actuales que han llevado a los espacios a ampliar sus propuestas y adaptarse al ritmo del mercado. 

Digitalización, flexibilidad y sostenibilidad: el nuevo ABC del venue 

No se trata solo de tener buenos renders para visualizar un montaje o agilizar las aprobaciones: algunos espacios están desarrollando réplicas virtuales de sus instalaciones para acoger eventos híbridos o facilitar visitas técnicas sin moverse del ordenador. También se integran soluciones de streaming, plataformas interactivas y herramientas de producción digital que permiten adaptarse a las nuevas demandas del sector farmacéutico, tecnológico o educativo.  

Esta evolución tecnológica no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también abre nuevos caminos de colaboración entre espacios y agencias, donde la innovación es compartida. “Es importantísimo adaptarse a nuevos formatos y ofrecer soluciones digitales sin perder la esencia del espacio físico”, explicaba Almudena, apuntando su reciente apuesta en Espacio KOI por un auditorio virtual para eventos híbridos y farmacéuticos. 

Y si hay un concepto en el que todos están de acuerdo en cuanto al espacio fue el de la “flexibilidad”. Las agencias lo valoran enormemente y los espacios reconocen que adaptarse es clave para construir relaciones duraderas.  

Exclusividades sí… pero inteligentes 

¿Las exclusividades son una garantía de calidad o una limitación? Gabriela defendió lo que llamó “exclusiva inteligente”, una fórmula que permite garantizar calidad y eficiencia sin cerrar la puerta a soluciones personalizadas cuando el proyecto lo requiere. “El reto de tener proveedores en exclusiva también es enorme para nosotros, porque nos obliga a una inversión mayor y a asumir toda la responsabilidad del servicio”, explicaba. 

Desde la visión de agencia, Bárbara y Manuel reconocieron que, si bien entienden la lógica de las exclusivas, cuando estas responden más a un interés comercial que operativo, pueden convertirse en un freno. “Cuando detecto que la exclusiva responde a un interés económico más que a la mejora del servicio, me echa para atrás”, apuntaba Bárbara. Manuel, por su parte, subrayó que en grandes eventos puede suponer asumir riesgos innecesarios, sobre todo si no se tiene libertad para elegir al proveedor más adecuado para el proyecto. 

La agencia no es solo producción, es visión 

Una de las ideas más repetidas por las agencias fue que su valor va mucho más allá de lo operativo. Se encargan de plantear el concepto, la estrategia, la creatividad… y por eso, aunque algunos eventos más simples puedan realizarse directamente con un espacio, en los eventos con ambición, la agencia sigue siendo clave. 

Su intervención en la gestión financiera es otro de los puntos a tener en cuenta. Víctor explicó cómo las agencias son a menudo el “puente” entre el cliente final y el espacio, especialmente en lo que respecta a condiciones de pago que los venues no siempre pueden adaptar: “Hay estructuras empresariales que no permiten el pago completo por adelantado, y ahí las agencias juegan un papel clave”.