[PODCAST] ¿Qué supone montar una agencia de eventos? 

Generación de confianza desde cero  

Como en cualquier empresa, el comienzo es difícil ya que debe generarse confianza en los potenciales clientes. Uno de los mayores handicaps a la hora de crear una nueva agencia es la falta de un porfolio amplio. Debido a esto, las agencias nuevas deben apoyarse en la experiencia personal de sus fundadores para generar la credibilidad que no pueden aportar con casos reales.   

Tras esto, se recomienda estar dispuestos a aceptar proyectos que inicialmente no parezcan ideales para poder construir relaciones sólidas a largo plazo que deriven en contratos más grandes y beneficiosos. En este punto, mostrar empatía y ponerse en el lugar del cliente para comprender sus objetivos es el paso indispensable antes de ejecutar cualquier propuesta. Marta Odériz de Kubalu Events, agencia que cuenta con diez años de experiencia, destaca que abarcan proyectos corporativos de todos los tamaños, desde pequeños desayunos directivos hasta congresos de 2.000 asistentes.  

Estrategias proactivas de captación de clientes  

En lo referente a la captación de clientes, tanto agencias nuevas como las que ya tienen más bagaje coinciden en que una táctica comercial efectiva para empresas que estén empezando consiste en investigar los eventos que las marcas realizaron el año anterior. Esto permite anticiparse a sus necesidades, evitar planteamientos obsoletos e inspirarse en experiencias previas. Esta aproximación ayudará a tender puentes en el acercamiento a «puerta fría» ya que abordar con una propuesta ya elaborada y personalizada demuestra iniciativa y permite saltarse las barreras iniciales. Además, señalan que, en la acción comercial, actuar con determinación y sin miedo al rechazo permite a las nuevas agencias demostrar su ambición directamente ante los principales contratadores.  

Implementación de tecnología y transparencia   

Otra de las cuestiones tratadas en el podcast como punto de fricción al iniciar el camino de una agencia es la implementación de tecnología. El desarrollo de herramientas tecnológicas propias, como plataformas o extranets internas, optimiza drásticamente los procesos de gestión y agiliza el inicio de la andadura de una agencia. Estas plataformas ofrecen al cliente una visibilidad completa y en tiempo real de todo el ciclo del evento.

Carlota Ortiz (Brytspace) lidera una agencia con nueve meses de antigüedad centrada en eventos de marca y experiencias corporativas. Su gran diferenciador es el uso de la inteligencia artificial y la tecnología para optimizar la gestión del evento, lo que permite recopilar datos para que el cliente pueda medir el retorno de inversión. Este sistema crea un espacio para la comunicación y transparencia que favorece la buena relación con el cliente. En este sentido, la tecnología es esencial en la actualidad para estructurar la información y poder demostrar analíticamente el impacto del evento.  

Superación de barreras corporativas  

Las grandes corporaciones suelen utilizar procesos de licitación largos y estructurados que resultan extremadamente difíciles de ganar para agencias pequeñas sin historial. Para superar la falta de solvencia financiera o de referencias previas, las agencias de menor calibre deben ofrecer propuestas más innovadoras, contar con presencia en medios o aportar una metodología que capte la atención directa del cliente y lo convenza de asumir el riesgo.   

Las propuestas innovadoras no tienen por qué partir de un gran despliegue económico, sino que deben aportar algo que «no se ve todos los días». Esto lo demuestran ejemplos como el de Yamana o Dale Forma. Luis Ramos explica que Yamana se especializa en viajes de incentivo a largo plazo dirigidos a directivos y CEOs con alto poder adquisitivo. Su meta es «cambiar vidas» preparando a personas sin experiencia previa mediante entrenamiento profesional continuo para lograr retos extremos en la naturaleza, como buceo técnico en cenotes o expediciones a la Antártida.  

Por su parte, Sarai Ávila, fundadora de Dale Forma, tiene como objetivo ayudar a los clientes a crear estrategias mediante la creatividad, conectando y humanizando a los equipos de trabajo a través de eventos corporativos y sociales. 

En cuanto a la importancia de la agilidad en los procesos, Pablo Martín (Xpezial) explica que su agencia se enfoca en eventos below the line y activaciones de marca, buscando simplificar proyectos complejos para funcionar como una extensión del equipo del cliente. Esta agencia trabaja en entornos naturales como calles, gimnasios o universidades, además de organizar presentaciones en festivales de música. Esto demuestra que las agencias boutique conviven en los primeros puestos de la clasificación con proyectos realizados por los gigantes del sector, tal como hemos visto en los Premios eventoplus.