¿Por qué la gente asistirá a eventos presenciales en el futuro?

Nuestro sector ha cambiado (y sigue haciéndolo), en gran parte debido a la pandemia que ha traído nuevos retos como la inflación, la falta de talento, equipos quemados, nuevas formas de trabajar y nuevas exigencias, en materia de sostenibilidad o innovación, entre otras. Además de otros temas, este escenario plantea una redefinición de la asistencia presencial a los eventos, por eso, desde el German Convention Bureau (GCB) y el Instituto Fraunhofer de Ingeniería Industrial (IAO), junto con sus socios de investigación, han realizado un estudio para tratar de identificar patrones cambiantes en los turistas de negocios y la asistencia a eventos presenciales. La investigación se estructuró en tres fases, cada una acompañada de una encuesta enfocada en diferentes aspectos. Veamos cuáles han sido sus conclusiones.

Primera fase

El objetivo con estas primeras encuestas era determinar por qué la gente decide asistir o no a eventos de negocios presenciales en el futuro y, según los datos obtenidos hay dos motivos principales: la capacidad de inspirar a la gente y ofrecer oportunidades de encuentros cara a cara.

Creación de redes: Los resultados subrayan la importancia del aspecto social de la asistencia a eventos, ya que el 91% de los encuestados afirma asistir a ellos para establecer contactos.

Generación de ideas: Los actos presenciales también desempeñan un papel importante como fuente de ideas e inspiración. El 82% afirma que obtiene nuevas ideas en los actos presenciales y, para el 74%, asistir a ellos supone un cambio importante respecto a la vida cotidiana en la oficina. En este sentido, en comparación con la interacción con los compañeros en la oficina o cuando se trabaja desde casa, la gente se siente más inspirada (por encima de la media) asistiendo a eventos en persona, mientras que las reuniones en línea son mucho menos relevantes en ese sentido.

Segunda fase

En este segundo momento se centraron en el atractivo general de los viajes relacionados con el trabajo y en cómo contribuyen a la contratación y a la retención de los empleados. Los eventos y los viajes de negocios no sólo son una herramienta relevante para la contratación, sino que también fomentan la lealtad a largo plazo hacia las empresas.

Retención de personal: Los resultados muestran que las personas que afirman disfrutar viajando clasifican los viajes de negocios como factor de atractivo y fidelidad a su empresa en cuarto lugar de un total de 17 factores encuestados. Los datos de la encuesta también revelan hasta qué punto los viajes de negocios y relacionados con eventos se consideran una fuente y un lugar de inspiración para nuevas ideas e innovación.

Tercera fase

Llegados a este punto se analizaron los requisitos y componentes clave necesarios para el éxito de los eventos empresariales a lo largo de todo el recorrido del cliente. En este sentido, Matthias Schultze, director general del GCB afirmaba que, «en un mundo altamente digitalizado, la gente anhela vivir experiencias auténticas en lugares físicos. Los servicios y experiencias que ofrecen los destinos son clave para ello. Son una parte integral de los eventos preparados para el futuro y pueden ofrecer a los asistentes un importante valor añadido”.

Viajar sin interrupciones: El 90% de los encuestados afirma que viajar sin interrupciones es muy importante para ellos.

Seguridad e higiene: Las normas de seguridad e higiene son un requisito básico absoluto para que el 60% de los encuestados asista a un evento.

Sostenibilidad: Alrededor del 60% está de acuerdo con la afirmación de que es necesario tener en cuenta el impacto climático de las futuras actividades de viaje. En este sentido, el uso de medios de transporte respetuosos con el clima y la compensación de las emisiones de CO2 generadas por los eventos son relevantes para el 75% de los encuestados.

Características regionales y culturales: Los micro medios de movilidad y las experiencias culturales en el destino respectivo resultan especialmente atractivos para la franja de edad de 26 a 35 años y los asistentes internacionales. Las oportunidades de experimentar el carácter local son, por tanto, uno de los componentes imprescindibles para conseguir que los asistentes internacionales acudan a eventos presenciales.

Otros aspectos determinantes

La encuesta también confirma que la autodeterminación tiene un impacto significativo en la asistencia a eventos, es decir, las personas que pueden decidir por sí mismas si asisten a eventos lo hacen con más frecuencia que las personas que necesitan aprobación para sus viajes de negocios. Además, a largo plazo, los viajes de varios días representarán alrededor del 80% de todos los viajes de negocios relacionados con la asistencia a eventos. Por otra parte, para aproximadamente el 75% de los encuestados, la facilidad de planificación y aprobación de los viajes relacionados con el trabajo es un factor importante que influirá considerablemente en sus futuras actividades de viaje.

Mirada hacia 2023

Como ya he dicho, los eventos corporativos se enfrentan a múltiples retos, como el cambio climático, el suministro energético, los conflictos internacionales, la pandemia y la escasez de personal y de personal cualificado. Ante este panorama, el Dr. Stefan Rief, jefe de la Unidad de Investigación sobre Desarrollo Organizativo y Diseño del Trabajo del Fraunhofer IAO, dice: “¿Qué soluciones pueden ofrecer los eventos en este contexto? ¿Y cómo influyen estas múltiples crisis en las estrategias y conceptos de los eventos? El FMS analizará en profundidad estas complejas cuestiones en 2023 y tratará de encontrar respuestas bajo el título «Navegar por los eventos empresariales en tiempos difíciles».