Presupuesta tu evento

¿Te has excedido en el gasto? ¿Te olvidaste de algunos costes? Controlar tu presupuesto no es simplemente tener los números en unas hojas de cálculo.

Lo más sencillo es tomar los números como una multiplicación directa: X número de personas a €Y por persona. No obstante, la ecuación debería contemplas algunas cosas más:

1) El objetivo del evento. Ten siempre presente el objetivo del evento. Ello te ayudará a tener en cuenta todo lo que necesitas a la hora de presupuestar y a identificar cuáles son aquellos elementos supérfluos de los que puedes prescindir si tus gastos superan tu presupuesto.

2) Identifica claramente cuáles son los ingresos y cuáles son los gasstos de tu evento. Construye una tabla que te muestre los entradas de fondos y las salidas. ¿Deberían los ingresos esperados de tu evento cubrir los gastos previstos?

3) Controla la tentación de hacer tu evento demasiado “excesivo”. Excepto en el caso de que cuentes con el lujo de tener un gran presupuesto donde quepan todo tipo de complementos, identifica quellos elementos no imprescindibles que para la integridad y efectividad del evento.

1) ¿Cuál es el abjetivo de la reunión o evento? ¿Por qué se está organizando este evento?
El presupuesto efectivo empieza por el reconocimiento de los verdaderos objetivos del evento. Los eventos permiten a las organizaciones conseguir sus objetivos de distintas maneras:
– Para educar
– Para comunicar
– Para relacionar
– Para hacer reconocimientos
– Para motivar

Los organizadores de eventos somos muchas veces gente creativa. Podemos tener ideas maravillosas para hacer eventos distintos y extraordinarios. Pero antes de dejarte llevar por los fastos y los fuegos de artificio, debes analizar si la idea que tiene sirve a los abjetivos marcados para el evento. Estudia cuidadosamente los recursos (monetarios y de personal) con que cuentas, lo que se hizo ya en el pasado y busca la mejor manera de conseguir el objetivo.

2) Ingresos versus Gastos
Las componentes monetarias de un evento varían mucho dependiendo del tipo de evento que vayas a organizar. ¿Es un evento generador de ingresos para la organización (se cobra por la asistencia, por las publicaciones…)? ¿Será abierto al público en general o privado? Quizás has de considerar también las posibilidades de esponsorización, venta de tickets, posibilidades de publicidad, donaciones o contribuciones en especie.

La clave para presupuestar correctamente es identificar las áreas principales de donde se van a producir gastos. Además de los gastos en comida y bebida, los gastos administrativos y de personal, hay otras áreas de gasto en los eventos especiales. Para organizar un evento distinguimos 7 áreas:

Administrativos y de personal. Gastos en que incurres por tener personal para organizar y desarrollar el evento. Se incluyen aquí sus gastos de transporte, dietas y demás gastos relacionados con el personal.

Operaciones. Gastos de llevar a cabo el evento como licencias, permisos de autor (copyrights,3), etc. También hay que incluir los impuestos o tasas que puedan gravar al evento y que sean un gasto (El IVA no es un gasto si tu organización puede repercutirlo). Comprueba si es necesario incluir también gastos de coberturas de seguros.

Local. Gasto de alquiler del espacio donde se va a llevar a cabo tu evento. Negocia con el local según tus requerimientos. Por ejemplo, si además del local estás tomando alojamiento en el mismo proveedor probablemente podrás conseguir algunas ventajas en los precios o conseguir un paquete completo para el evento más ventajoso. Con algunos locales, podrás negociar un modelo de compartir ingresos con ellos y así podrás reducir el coste.

Los gastos de transporte. ¿Es necesario que contrates algún servicio de transporte para poder llevar a tus invitados de un sitio a otro? Puede ser un gasto importante dependiendo del número de personas y según el número de autobuses de que dispongas, el número de viajes y el tiempo requerido para despazarlos puede variar mucho. Ten en cuenta que puedes tener que costear horas extraordinarias si has contratado servicio de conductor.

Logísticos. Gastos del montaje físico del evento. La logística del evento puede llegar a ser costosa en tiempo y dinero. Puede comprender desde el sencillo montaje de una tarima hasta un escenario espectacular en tres pisos con su equipo de luz y sonido y mecanismos varios.

Comida y Bebida. ¿Contemplas en tu evento una verdadera y exquisita experiencia gastronómica? La partida de Comida y Bebida representa normalmente en torno al 30 % del presupuesto total de un evento.

Promoción o Comunicación. Gastos derivados de hacer que tu audiencia sepa acerca del evento. Probablemente tendrás algunos gastos en creatividad y producción. La promoción y comunicación de un evento especial es normalmente más costosa que la de un meeting. La publicidad puede ser muy cara en compra de espacio y en producción, especialmente si hablamos de telecisión y de radio. Piensa en alternativas que quizás son también efectivas, tickets, banners, etc.

Entretenimiento. Los artistas son normalmente más caros que los locutores/presentadores. Además, normalmente para ser contratados exigen también un “Rider” (un “Rider” es un apéndice del contrato que especifica las condiciones para la actuación, a nivel técnico, de viaje, de alimentación, de camerinos, de chófer, etc. A veces son realmente exigentes y difíciles de satisfacer y por supuesto muy costosas). Asegúrate de que no haya puntos supérfluos que puedas eliminar del Rider.

Averigua todo lo que puedas acerca de las siete áreas anteriores y hazte poner por escrito todas las condiciones antes de firmar ningún tipo de contrato o comprometerte.

3) Controla la tentación. A veces consentimos en añadir algún elemento de mejora al evento. Pregúntate en estos casos si ¿estás añadiendo valor real al evento? ¿Ayuda a hacer más realizable el objetivo del evento? Haz bien los números… €10 por persona no tienen demasiada importancia en un evento de 100 personas, pero añaden €1000 más al presupuesto total. ¿Puede este nuevo elemento sustituir a otro que ya existiera o hay otras posibilidades (esponsorización)?

Ten siempre presentes todos estos puntos y revisa tu presupuesto periódicamente. Mantén orden y archivo eficiente de todo el papeleo generado y !disfruta con el evento¡.