Publicitar una feria

Una buena utilización de las relaciones públicas servirá para promocionarla, aunque por desgracia, los organizadores de ferias muchas veces no desarrollan completamente las posibilidades de comunicación que permiten las ferias.

Desarrollar acciones de relaciones públicas durante una feria sectorial es una forma eficaz y económica de que los expositores se dirijan a los medios cara a cara, de que establezcan relaciones con los medios y de que consigan una interesante cobertura mediática de su empresa y sus productos, especialmente si están lanzando algún producto nuevo al mercado.

El organizador de la feria debería tomar la iniciativa para atraer la máxima atención por parte de la prensa y conseguir la máxima cobertura posible. El reto está en conseguir atraer la atención de periodistas, que normalmente tienen multitud de obligaciones, sobre las novedades y las noticias presentes en la feria.

Los siguientes métodos pueden ayudar a aumentar la cobertura mediática de nuestra feria.

ESTRATEGIAS PRE-FERIA
Si tu organización no cuenta con un coordinador de Relaciones Públicas, nombra a alguien responsable de ellas o plantéate la contratación de una agencia de RR.PP. que maneje toda la publicidad y las relaciones con prensa de la feria. Es fundamental confeccionar una lista de contactos de prensa de tu industria.

Al menos un mes antes del inicio de la feria, el responsable de RR.PP debería invitar a todos los medios importantes para ofrecerles acreditarles para la feria.

Otras funciones que debe realizar el responsable de RR.PP son:

Algunas semanas antes del evento se debe generar la lista de todos los periodistas acreditados. Se debe pasar la lista a los expositores e informarles del procedimiento para acordar ruedas de prensa y entrevistas con los medios.
Crea procedimientos para la utilización de las salas de prensa y regula cómo se debe enviar el material de prensa y las notas informativas.

Acuerda con los responsables de tu organización cuáles son los mensajes que más interesa que se difundan durante las ruedas de prensa de la feria. Prepara un aviso a los medios anunciando el lugar y fecha en que tendrá lugar la rueda de prensa y haz saber a los periodistas de la asistencia de personas importantes de tu organización a la misma y de su disponibilidad para conceder entrevistas. Envía el aviso por email unas dos semanas antes de la feria y de nuevo recuérdalo unos pocos días antes de la misma. Asegúrate de informarles de la ubicación exacta de la rueda de prensa.

Haz un seguimiento por email o por teléfono para concertar las entrevistas individuales y para saber sobre qué noticias están interesados en escribir los periodistas.

SOBRE EL TERRENO
Una vez empezada la feria, el responsable de RR.PP debe encargarse de lo siguiente:

Comprobar que la sala de prensa disponga de los Kits de Prensa para uso de los periodistas. Debe revisar la sala periódicamente para reponer el material que vaya siendo consumido.

Si fuera posible, se debería preparar un pequeño espacio en la misma zona de exposición para llevar a cabo reuniones con periodistas que aparecen brevemente durante la feria. Hay que hacer saber a los expositores de la existencia de este espacio y prevenirles que tengan a algún personaje relevante de su organización o a alguien de su personal de RR.PP. disponible para hablar con la prensa en cualquier momento.

Para facilitarles el tener que trasladarse con grandes cantidades de material promocional, ofrece a los periodistas el enviarles los kits de prensa al finalizar la feria. Asegúrate, no obstante, de obtener sus tarjetas de visita y de actualizar tus bases de datos de contactos.

DESPU