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¿Qué día y horario es mejor para organizar tu evento?

¿Qué día y horario es mejor para organizar tu evento?

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Paula Rey
3.000 personas cohesionadas gracias a la celebración del 40 aniversario de GMV en el Civitas Metropolitano Los eventos premiados en los Dircom: SEAT o la convención de Maersk 6 ideas de nuestro último podcast sobre eventos estratégicos y planes de gestión de talento
La (creciente) dificultad de convocar es la amenaza casi vital que amenaza a cualquier evento. A la hora de convencer a tu asistente la invitación es determinante, debe ya despertarle el interés y generar expectativas por lo que podrá vivir el día D. Si estás pensando qué día y horario es mejor para organizar tu evento, hablamos con algunos profesionales del sector y te dejamos algunos consejos, según el tipo de evento y sus objetivos, para que los tengas muy en cuenta si quieres encajar en sus agendas.  De cumplir con las expectativas que despierta la convocatoria, ya te encargarás tú como organizador… Por Paula Rey

El día de la semana depende del tipo de evento

En IFEMA lo tienen muy claro, los eventos profesionales, por norma general, se colocan entre semana y los dirigidos a público no especializado el finde. Aunque, como reflexiona Belén Mann, su directora de convenciones: “sí hay ferias mixtas tipo FITUR o ARCO con parte entre semana profesional y parte en fin de semana para público general con muchas más actividades lúdicas”.

En el caso concreto de los congresos médicos, sí estaría bien que ocuparan parte del fin de semana, no el finde completo, pero sí viernes y sábado, sobre todo, aquellos dirigidos a profesionales con consultas privadas que deben de dejar de recibir ingresos para poder ir, como nos comenta David Abreu, presidente de OPC Madrid o Camila Lejarraga de Meet & Forum. Hablamos, por ejemplo, del sector de la oftalmología, odontología…

En el caso de incentivos a destinos internacionales o eventos deportivos para Patricia Ramos, vice president Liveness & Event de Newlink Spain, el finde es el mejor momento. En general, si estás organizando una conferencia o un festival que dura varios días, lo mejor es hacer una parte sí o sí en el fin de semana.  Es mucho más fácil coger uno o dos días libres para ir a un evento que se celebra de jueves a domingo que de repente cogerse la mayor parte de la semana laboral libre. En este sentido, Patricia de Newlink cree que “si el evento profesional tiene una parte en finde entonces el finde debemos incluir un componente más lúdico”. Pero ojo, porque Camila de Meet & Forum nos recuerda que “en el caso de los eventos científicos sean cuando sean ya no pueden tener un programa social, porque tanto Farmaindustria como Fenin lo prohíben, los eventos patrocinados por la industria farmacéutica no pueden contener actividades lúdicas”.

¿El jueves?

Para eventos de un día parece que el jueves es el día que mejor funciona y el más solicitado, según coinciden Meet & Forum u OPC Madrid. Aunque agencias como BSJ observan una tendencia a cambio de día: “no sabemos si es por saturación de calendario en la actualidad, pero lo cierto es que cada vez más organizamos más eventos en lunes, martes…”, nos comentaba Gonzalo Baró, CEO de BSJ. Y Belén Mann, directora de convenciones de IFEMA, ve los lunes como el mejor día para empezar un evento sí es del sector de la restauración “porque el lunes es el día libre de muchos de los que forman este sector”. Si el evento profesional ya dura varios días (y no es sobre restauración) entonces Belén nos comenta que lo más habitual y lo que mejor funciona es martes-miércoles o miércoles-jueves.

En el caso de que estés planeando organizar varios eventos no te pases y no satures, es muy importante que dos eventos no coincidan el mismo día o hará que los asistentes elijan entre uno u otro.

¿Horario de mañana o de tarde?

En general imaginamos más concentración por la mañana, más rock and roll por la tarde-noche. “En nuestros clientes suele imperar el evento en jornada de mañana, sobre todo si tiene un carácter formativo o comercial, no obstante, el evento profesional de fidelización es cierto que tiene una mayor videncia en horario de tarde”, nos comentaba David Abreu. En IFEMA coinciden y añaden: los internacionales empiezan antes, sobre las 8:00, y los nacionales entre las 9 y las 10:00 horas.

Newlink opta por la segmentación según el público: “una buena manera de operar sería reservar la mañana para la prensa, la hora de comer para KOL´s o influencers y la franja de la tarde para los clientes o trabajadores de la compañía”.

¿Julio y agosto se presentan como buenas alternativas?

“Principios de julio ya se ha incorporado al calendario de eventos en general”, nos decía Camila, con lo que coincide BSJ que ven que las primeras del mes de julio desde hace unos años cogen más fuerza. Belén de IFEMA nos dice que hasta mediados de julio sí, pero entre el 20 julio y finales de agosto casi nada, “exceptuando un congreso de microbiología en julio, un congreso de matemáticos en agosto o el congreso ESC (de la European Society of Cardiology) que siempre es a finales de agosto”. Por una parte, las sociedades médicas tienen sus meses favoritos y, por otra, Belén entiende que, muchos de los asistentes acuden a la universidad y en verano, por ser momento de vacaciones, es cuando más disponibilidad tienen para esto.

No olvides hacer comprobaciones

En primer lugar, apela a tu sentido común. Al igual que no se organiza un evento al aire libre en Galicia en noviembre, tampoco deberías organizar el evento en un lugar donde ese día sea festivo o haya algún festivo muy cercano que condicione que los asistentes no estén por esas fechas. Los puentes o la Semana Santa, igualmente, es preferible evitarlos, ya que la gente suele planificar escapadas.

En algunos eventos el transporte público es importantísimo para los asistentes. Cuando elijas una fecha presta atención a las huelgas e incluso obras previstas en los transportes, afortunadamente tienden a anunciarse con bastante anticipación. No olvides que si la llegada al evento resulta una odisea repercutirá mucho en la experiencia y en la valoración que harán los asistentes post-evento.

“Sobre todo hay que mirar que no coincida con otros eventos del mismo sector, se celebren donde se celebren, y que no haya en el lugar donde vas a organizar ningún evento grande, del tipo que sea, que afecte a ocupación, tarifas hoteleras…”, según nos resume Camila. Coincide Gonzalo Baró, de BSJ, en que hay que tener en cuenta todo lo que se pueda celebrar en el destino en esas mismas fechas, porque muchas veces nos quedamos en confirmar únicamente que no hay eventos similares. Hay que contrastar, totalmente, las opciones de venue como de alojamiento, para Newlink.

Las competiciones deportivas, por ejemplo, que son eventos masivos, pueden afectar a los eventos profesionales o pueden potenciarlos. David Abreu nos recuerda que este año el Mundial de fútbol no se celebrará en verano, sino que comenzará en noviembre y los horarios no serán los europeos, habrá partidos que serán por la mañana.

¡Aprovecha los días de concienciación!

En muchos casos los eventos tienen un tema específico, aprovecha e investiga si hay algún día del año de concienciación con el que el evento pueda alinearse. Hoy, 22 de abril, por ejemplo, el día de la tierra y mañana, 23 de abril, es el día del libro. Aprovechar estos días si el tema encaja no solo conseguirá que el evento tenga más fuerza en sí mismo y más sentido, sino que a nivel mediático será más fácil llamar la atención, conseguir que salga en medios y que en redes sociales ya se estén usando hashtags que siempre te pueden ayudar.

¿Y si cambias la temporada de tu evento anual?

Normalmente las grandes conferencias y festivales tienen lugar en la misma época cada año y esto funciona porque los asistentes lo planifican con un año de antelación. Pero… ¿y si de repente cambias la temporada de tu evento anual? Quizás consigas sorprender y llegar a una audiencia nueva a la que estabas olvidando…

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