Qué fases de trabajo se siguen cuando organizamos un evento

Fase de presentación / concurso

Te explicamos el trabajo de una agencia con un ejercicio muy simple: calcular cuántas tareas, horas y personal supone organizar una convención (el tipo de evento más completo, sin duda un evento de los más exigentes). Desde que llega el briefing del concurso, unas cuantas personas de las agencias y sus proveedores se ponen a trabajar… y este trabajo antes de la adjudicación del proyecto es mucho mayor que lo que a menudo nos imaginamos.

• Análisis de brief y decisión de concurrir: equipo de dirección; 30 mins
• Selección equipo a implicar: supervisor (a veces llamado responsable de tráfico); 30 mins
• Reunión briefing y preguntas al cliente: supervisor y ejecutivo de cuentas; 1h
• Kick of meeting: primeras ideas del equipo creativo e inicio del proyecto: equipo core (6 personas); 1h
• Creación de la propuesta – creatividad
  • Definición concepto y creación claim y key visual, donde se crean 2 opciones de claim y concepto gráfico: director creativo + copy y arte; 8-12 h
  • Aplicaciones gráficas OFF: lanyards, acreditaciones, merchandising, lonas, tótems…: arte; 8-16h
  • Aplicaciones gráficas ON: web, app, mails…: arte digital; 4-8h
  • Modelado en 3D de venues (palacio de congresos, centro de convenciones, salones hotel…): infógrafo; 16-24 h
  • Diseño contenido audiovisual, guion de videos y storytelling: guionista y arte; 8h
  • Edición contenido audiovisual: video presentación, cortinillas…: editor de video; 16h
• Creación de la propuesta – producción
  • Búsqueda espacios y proveedores (catering, transporte, artistas, presentadores, audiovisuales, plan de sostenibilidad…) y petición de presupuestos:ejecutivo de cuentas / project manager; 7 días
  • Gestión documentación a entregar al cliente, certificaciones…: administración; 4-6h
  • Concepción arquitectura efímera: hospitality, escenografía, salas paralelas, área expositiva, stands…:arquitecto de efímera + infógrafo; 16 -24h
• Documentación y presentación
  • Maquetación de la propuesta: diseño de presentación a clientes:diseñador gráfico; 1-3 días
  • Supervisión de cuentas, revisión de plazos, presupuestos, decisión de pricing y maqueta: supervisor de cuentas; 4h
  • Presentación del proyecto a cliente intentando sorprenderle (adaptar los documentos a 45min/1h): 4h

En total podemos estar hablando de un valor de un orden de magnitud de 4.000-10.000 euros, además de costes directos, una inversión muy alta.

Posible fase de preadjudicación (shortlist)

El cliente comunica a la agencia que está en la shortlist (posiblemente se ha bajado a dos finalistas) pero pide cambios que la agencia debe realizar y presentar de nuevo para ganar. Según las agencias consultadas aquí, se piden cambios significativos en la mayoría de los casos. Puede ser adaptar la propuesta a otra ciudad, o mantener el concepto, pero cambiar la forma de aplicarlo… Esta revisión puede suponer un tercio del trabajo de la primera propuesta.

Fase de ejecución

En la propuesta inicial, se han detallado ya muchos elementos, pero la fase de ejecución suele suponer el 80% del trabajo (el 20% se ha hecho en la propuesta). Todo se tiene que bajar a tierra, concretar.

• Preparación de AAFF para impresión de piezas gráficas: arte;16h
• Preparación de planos base para producción: arquitecto de efímera; 8h
• Guionización: guionista; 10h
• Diseño de contrato: legal; 3h
• Temas administrativos: administración; 2 h
• Gestión de todos los proveedores: ejecutivo de cuentas / project manager; 14 días
• Reuniones, prospecciones…: project manager; 14 días
• Definición plan de evacuación: arquitecto; 4 h
• Proyecto técnico: arquitecto; 4 h
• Plan de riesgos y seguridad: arquitecto; 4 h
• Plan de montaje: arquitecto; 4 h. Incluye el PRL y la coordinación de los horarios de carga, descarga, aparcamiento, personal de apoyo…

In situ: fase de montaje, ensayos, evento, desmontaje

No detallamos aquí; queda claro que interviene en esta fase casi todo el equipo core y los proveedores. Todo lo que se ha planificado se lleva a la realidad… con a menudo modificacionesin situ por imprevistos en el montaje o por petición del cliente o de un directivo. Son varios días de máxima intensidad, con el equipo totalmente movilizado.

Post evento

• Modificaciones presupuestarias: ejecutivo de cuentas y administración; 4-6h
• Debrief con cliente: equipo core; 1h
• Facturación, seguimiento de factura y cobro: administración; 2h
• Gestión de la documentación y comunicación de vídeo post-evento, transmisión de las fotos: comunicación; 4h
• Métricas, análisis de los resultados y aprendizajes (dependiendo de la estrategia de datos y medición): equipo core; 1h