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¿Qué panorama se plantean las agencias de viajes MICE?

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Seguimos analizando la situación derivada de la emergencia sanitaria con los principales actores del sector. Y las agencias de viajes MICE son un actor muy importancia que está en primera línea en esta batalla, por su peso económico, sus plantillas y la diversidad de servicios. Han vivido antes que nadie el fenómeno de cancelaciones y aplazamientos de viajes, y tienen una visión particular del panorama que están dejando las cancelaciones, los aplazamientos, las coberturas de los seguros y gestión de la seguridad en eventos. Hablamos con ellos en nuestro ciclo de webinars y esto es lo que nos contaron. Por Asun Paniagua

En este webinar han participado Carlos Escobar, BST Events; José Antonio Román, IAG7 Viajes; Juan José Hernández, Globalia; Valeria Juste, American Express Global Business Travel; y Rafael Guerrero, In and Out.

¿Tenéis más cancelaciones o aplazamientos, y para cuándo? ¿Habrá una reactivación rápida del mercado o ya para 2021?

 “Hay de todo, depende de la estrategia de las empresas y de sus presupuestos, como seguimos en un periodo de incertidumbre, no sabemos cuánto durará el estado de alarma y cómo va a ir recuperándose el mercado. Hay empresas que están posponiendo al último trimestre del año, otras ya miran al 2021, pero depende del sector y la industria” dijo Valeria (AMEX GBT).

“En nuestro caso, tenemos nuestro departamento MICE y otra parte es de eventos deportivos. Ahora tenemos que estar con cliente, proveedor y agencia, hay que analizar proyectos, soluciones y lo fundamental es no tomar decisiones precipitadas. La buena relación con proveedores y clientes ayuda a gestionar el tema, pero tenemos desviaciones en las que ya estamos hablando de septiembre, aunque muchas cosas serán para 2021”, Juan José (Globalia)

Inicialmente los que se cancelaron fueron los eventos programados para abril, pero la mayoría sobre todo los incentivos, se han cambiado para el último cuatrimestre. Van a ser unos meses movidos, pero ¡bendito problema! Algunas reuniones se están cerrando para los últimos meses del año, serán muy pocas y muy pequeñas. Las reuniones más grandes se aplazarán hasta 2021. “Una vez que todo se normalice tendrán que hacer algún tipo de reunión de motivación e integración imagino. Y vamos a tener todos los incentivos entre septiembre-octubre-noviembre-diciembre”, explicó José Antonio (IAG7 Viajes)

Para Rafael de In & Out, la vuelta se producirá muy poco a poco y el sector, en principio, tomará sus precauciones, pero dependerá mucho de lo que diga el Gobierno. En un menor volumen siguen recibiendo peticiones, la gente sigue teniendo ganas de reunirse, exponer y cambiar el mundo con los eventos. Este sector además está muy acostumbrado a los cambios. “Casi todo se ha pospuesto, cancelaciones muy pocas (principalmente internacional), los eventos nacionales siguen adelante para finales de año, aunque espero que julio y agosto puedan ser positivos con reuniones pequeñas en las que se tomarán precauciones y medidas de salud y seguridad nunca vistas. Mi opinión es que en agosto, por primera vez, pueda haber eventos”, afirmó Rafa.

¿Qué tipo de eventos renacerán primero? ¿Los eventos serán iguales o mucho menos ostentosos, orientados solo a vernos, dialogar, más que puestas en escena impresionantes? Esto condiciona también a la hora de prepararse y ofrecer cosas nuevas.

“Hay que tener en cuenta que cuando abran la puerta y nos dejen actuar, el problema no estará resuelto todavía, habrá en un principio restricciones de viajes y los eventos serán más cercanos, más pequeños. Como agencias MICE tenemos que ayudar a recuperar la moral del sector cuando pase la tormenta. Igual que en la crisis de 2009 y 2013, las empresas tendrán presupuesto, porque no lo han gastado, pero por un criterio de imagen corporativa darán imagen de austeridad. Los incentivos se moverán más por España, en parte por las restricciones de viaje, pero también para ayudar a la economía del país”, dijo Carlos (BST Eventos)

“Si el evento es nuevo posiblemente tenga recortes en algunas partidas. Pero si el evento se ha pospuesto es difícil volver atrás en presupuesto, porque ya estará aprobado, aunque habrá medidas excepcionales de seguridad y sanidad y habrá que reforzar ciertas cosas, será un reto a nivel logístico”, comentó Rafa (In & Out)

 “Esto nos va a cambiar a todos un poco, volverá a resurgir más la sensibilidad humana. Las empresas invertirán un poco más en RSC y en hacer eventos que nos humanicen”, cree José Antonio (IAG7)

¿Tenéis miedo a que las restricciones minen la confianza de la gente?

 “El miedo es humano y libre, lógicamente ante esta situación hay que dar tiempo, poco a poco se retomara la confianza. Pero vemos que afecta a muchas personas y es lógico que se tomen medidas y precauciones. Habrá que estudiar esto en cada uno de los eventos, pero el miedo también se va, no será el primer día. Cuando Telefónica vea que Orange hace una convención muy buena, los demás también la harán” Comentó Rafa (In & Out).

La oleada de cancelaciones y aplazamientos, ¿se han negociado caso por caso, se ha gestionado bien, con trabajo conjunto y adaptación de contratos?

Desde Globalia han ido paso a paso, al principio un poco de incertidumbre, luego llegó el pánico general y después las cancelaciones llegaron en cascada. Al principio los proveedores ponían más restricciones, pero cuando llego el estado de alarma todos han hecho piña para buscar alternativas, sin gastos de cancelaciones, aportando soluciones al cliente como eventos virtuales o híbridos para que no cancelasen. En general, se ha mitigado el impacto siendo proactivos e intentando solucionar de la mejor manera posible.

Por parte de AMEX GBT, Valeria afirma que la industria en general lo está haciendo bastante bien. Cuando el sector se ha dado cuenta de la dimensión del problema y su impacto se ha puesto a trabajar conjuntamente, cerca del cliente. Aquí no hay mentalidad de ganadores ni perdedores, todos necesitamos volver al trabajo y reflotar los eventos, así que ha habido muchas negociación comercial, no legal, que han llegado a buen término.

En el futuro ¿qué cambios habrá? ¿Vuestro papel mañana incluirá temas legales, sanitarios, para el cuidado de las personas?

Carlos de BST Eventos considera que “La primera lección es que hay que reforzar el sistema sanitario. Hemos visto que en nuestro sector somos muy débiles como agencias MICE ante estas crisis, así que la gestión del riesgo es crítica y debemos protegernos en tres aspectos fundamentales: mejora de los contratos, las compañías aéreas y hoteles nos trasladaran el riesgo; tema seguros: analizar las pólizas y negociar; y asociacionismo, prestigiar nuestro sector para que se nos considere y tenga en cuenta cuando se dan este tipo de situaciones”.

¿Qué pueden hacer las asociaciones? ¿Crecerá su valor añadido?

“Desde Travel Advisor, Spain DMC… todas están haciendo una labor excelente de información, formaciones, temas legales para afrontar esto.  Cualquier sector que cree en sí mismo no hay quien lo pare, y estamos acostumbrados a crisis y cambios, a torear en situaciones adversas, pero siempre nos volvemos a reiventar dando soluciones nuevas a los eventos y a los retos de nuestros clientes”, consideró Rafa (In & Out)

¿Los proveedores mirarán más con lupa sus condiciones? ¿Habrá más flexibilidad?

Este tema es complejo, los clientes nos exigen ya más flexibilidad, pero las compañías aéreas y los proveedores finales será lo contrario. Todo esto nos debe dar una lección para aprender nuevas formas de trabajar, de cerrar contratos. Los grandes viajes nosotros los tenemos bastante cerrados, trabajamos con DMCs y proveedores de plenas garantías, aunque nos podemos llevar sorpresas. Sí que vamos a tener que ser expertos en contratos y vigilarlos muchos. Ahora como tenemos tiempo, debemos trabajar en ello” explicó José Antonio (IAG7).

AMEX GBT considera que el hecho de elegir a un proveedor no será flexibilidad solamente, sino la suma de muchas cosas, de muchos elementos, dependiendo de las necesidades del cliente e intentando que los proveedores trabajen con la agencia en muchas áreas. Es una cuestión de confianza mutua, hay que trabajar para encontrar un punto medio.

¿Los eventos virtuales afectarán al business travel o formarán parte de vuestros servicios como una estrategia mixta?

“En EEUU los webinars y lo virtual existen desde hace 5 años y no ha afectado, es un añadido, un complemento. Para reuniones pequeñas sí puede que se quieran ahorrar el viaje, pero lo que es el gran evento, los viajes de incentivo, no creo, somos seres humanos y nos gusta lo presencial que siempre va a estar ahí”, dijo Rafa (In & Out)

 “El impacto de lo virtual será residual. No sustituirá nunca al contacto humano ni las relaciones personales”, concluyó Carlos (BST Eventos)

Juan José (Globalia) también considera que los eventos virtuales o híbridos serán una alternativa más, pero no un sustituto. Aunque los formatos online serán importantes.

¿Qué hacéis, cómo os adaptáis cuando no hay eventos, os preparáis para el futuro?

Rafa de In& Out cree que lo positivo de esta situación es que no van a contrarreloj y el equipo puede hacer cotizaciones, presentaciones, además de que se han pasado las últimas semanas repatriando a personas por todo el mundo. Lo importante es mantener la mente creativa y positiva para que surjan más ideas. Además han creado un blog llamado “El contagio positivo” donde publican buenas noticias sobre lo que está pasando.

En Globalia siguen teniendo trabajo por los cambios para el último cuatrimestre y a futuro, aunque las compañías aéreas están al ralentí. Por eso se están formando en temas digitales.

En AMEX GBT también siguen trabajando a nivel gestión de eventos cancelados o pospuestos a 2021, y hacen formaciones sobre herramientas nuevas de gestión, implementación de procesos nuevos… Al ser una agencia global también hacen seminarios con otros países para ver cómo están dando soluciones. Y mucha comunicación, tanto interna como con clientes.

BST Eventos afirma que se están preparando para la victoria. Utilizan la metodología de event canvas y con ella están diseñando nuevas propuestas.

Puedes escuchar completo el webinar con las agencias de viajes MICE

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