¿Qué piden los organizadores de un convention bureau?
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¿Qué necesitas de mí? Esta pregunta básica del marketing y de la venta es una que se hace demasiado poco en nuestro querido sector. Querer “enchufar” su destino o sus servicios es, a menudo, una mayor preocupación que la de ayudar al cliente potencial. Por ello, fue especialmente interesante la iniciativa del Santander Convention Bureau, que montó durante FITUR un debate sobre precisamente este tema. Un debate que he tenido el gusto de moderar y que reunió a representantes de algunas de las principales grandes asociaciones de organizadores de eventos de nuestro país: Mariano Rodríguez (AEVEA), Rafael Grande (EMA), José Suárez (IdeMice), Fay Taylor (SpainDMC), Matilde Almandoz (OPC Spain), además de Luis Gandiaga, representando a la patronal Foro MICE. ¿Qué necesitan los organizadores de un convention bureau? Salieron mensajes interesantes, que recogemos aquí.
Todos coincidieron en el papel vital del CB como facilitador de información, recursos y contactos con la ciudad y la administración. El convention bureau es más importante que nunca. ¿Cómo?
- Fay. El CB puede conseguirnos reuniones con los actores locales que faciliten la organización del evento. Tenemos retos de logística, las ciudades van cambiando y el CB puede facilitar contactos con diferentes actores locales y facilitar nuestro trabajo de organización.
- Matilde. Un CB tiene que ser facilitador de los servicios que tienen que ver con el destino y que necesitan las empresas, por ejemplo, movilidad y seguridad.
- José. El CB tiene que ser claro con cada cosa que le pidas: no es lo mismo un incentivo que un congreso… y el CB tiene que saber explicar qué es bueno para cada evento, más que dar un listado y que nos busquemos la vida.
- Luis. El mayor valor es que desde la política, más aún que desde la parte técnica, se crea en el sector eventos. Santander lleva años trabajando este sector y empujando, no solamente desde la parte técnica, sino desde la política, incluso en la captación de eventos.
- Rafael. Un ejemplo: hace años estuve en el congreso americano de psiquiatría. Me reuní con el CB de San Diego, entré en la sala y tenían dos pantallas: una con su misión y visión y otra con las de mi empresa. Comentaron las similitudes y me preguntaron cuáles eran mis objetivos con este evento. Y me acompañaron en todo el proceso. Pido esto: que te pregunten qué objetivos tienes y que vayan contigo de la mano.
- José. Los eventos tienen que saber qué pasa en la ciudad. Muchas veces se pierden cosas porque no están integradas, o al CB le interesan solo sus asociados.
El hecho de ir a un destino donde el evento forma parte de la estrategia económica es un punto a favor y una necesidad de futuro. El destino tiene que mirar más allá del turismo y ver nuestro sector como parte del desarrollo económico.
- Mariano. El destino tiene que entender que el MICE no es solo turismo: es desarrollo económico. Tenemos que estar en la génesis de las estrategias de desarrollo económico. Si no, puede que cuando vayas a pedir cosas choquen con los planes que se han hecho.
- Rafael. Tenemos que explicar lo que son los business events a nuestros políticos: nos meten en turismo, “turismo de negocios”, pero hay que hablar de business events. De hecho, en EE. UU. cuentan con la asociación PCMA a la hora de elaborar los planes estratégicos. Pero para ello nos faltan datos sobre este impacto.
- Luis. Sí, tenemos un problema de medición del impacto económico: cada destino mide a su manera, pero nos faltan estudios completos a nivel de tipos de eventos y de destinos.
- José. Muchas veces los destinos piensan en número de personas o facturación, pero hay otros factores que son más estratégicos, como las sinergias con industrias locales, etc.
El legado, el hecho de aportar un valor al destino más allá de las habitaciones de hotel, es algo positivo, aunque no sea sistemático ni fácil. En todo caso, el CB conectará cada vez más el evento con activos locales, fundaciones, universidades, empresas…
- Rafael. Tenemos 700 empresas y cada una tiene su RSC, pero creo que aporta poco para que una empresa decida hacer esto en Santander o en otro sitio.
- Luis. El legado es la palabra de moda, pero cuando un cliente tiene su RSC y le podemos proponer maneras de activarlo en el destino, probablemente sí aporte valor a su evento.
- Mariano. Es algo que tienen que valorar los clientes y para eso nos lo tiene que ofrecer el destino. Por eso es importante trabajar en el diseño estratégico, en cómo ayudamos a vender el destino cuando contamos lo tangible y lo intangible.
- Matilde. En congresos, muchas veces quienes atraen los congresos son miembros de la junta directiva que son de ese destino, conocen los actores locales, las prioridades del destino y, al ser ellos mismos generadores, ya está incluido cierto legado.
- Fay. La palabra clave, más que legado, es “ilusión”: las empresas quieren ir a un sitio que genere ilusión. Porque eso quiere decir que los participantes van a querer ir a ese destino.
Mariano cerró con un deseo de mayor colaboración entre CB. España tiene una oportunidad, por su configuración, para que el MICE pueda dar lugar a ofertas cruzadas entre destinos. Es necesario que los CB se hablen y den la posibilidad de hacer ofertas cruzadas con colaboraciones entre destinos.
Puedes ver el vídeo de la sesión completa: aquí
