Qué tener en cuenta para organizar reuniones seguras

Al diseñar el evento piensa en los nuevos aforos y distancia social que deberá mantenerse. El venue te confirmará los aforos permitidos en sus instalaciones y el montaje más adecuado para mantener el distanciamiento adecuado entre asistentes, pero como organizador debes tener en cuenta las nuevas limitaciones de los espacios, protocolos de desinfección, etc., que tendrá también repercusiones en cómo gestionar los accesos, los montajes y desmontajes.

Este rediseño de espacios en función del aforo y la distancia social llevará a dar más anchura a pasillos y zonas de paso, por ejemplo, en ferias; marcar determinados asientos en el patio de butacas para no ser utilizados dejando espacio entre asistentes; para el networking es aconsejable utilizar mesas y mostradores de mayor tamaño, etc.

Evita aglomeraciones y gestiona el tráfico de asistentes. Aquí la señalética y las catenarias son tus aliados para marcar itinerarios de entrada y salida, concentrar puntos de acceso. Además de incorporar staff para dirigir e informar al asistente a que se mueva por el evento de forma ordenada.

Contactless y paperless en el registro y acceso al evento. Priorizar la gestión de pagos online, así como la documentación de registro hacerla vía app para facilitar los accesos sin tener que manipular material impreso. Digitalizar lo más posible el material, certificados de asistencia, programa del evento, etc. para distribuirlo de manera online previa al evento, y si al finalizar se quiere entregar algún regalo promocional o merchandising, siempre desinfectarlo y, si es posible, entregarlo de manera individual.

Control permanente del aforo. En función de las actividades que se quieran desarrollar durante el evento, se deberán fijar los aforos y establecer un sistema de control a través de sistemas de conteo de personas, ya sea automático o manual, de entrada y salida del evento para saber en cada momento cuántas personas hay dentro del venue. Una opción es distribuir pases entre los asistentes y contabilizar de manera electrónica cada vez que entran o salen del espacio escaneando el código de su acreditación.

A tener en cuenta con los servicios audiovisuales: se recomienda acotar las zonas técnicas (de control, de cámara, etc.) para mantener la distancia de seguridad con los participantes y realizar las tareas de montaje, ensayo y desmontaje sin participantes.

Se desaconseja el uso de atriles para que los distintos ponentes puedan estar en contacto con superficies y si fuera imprescindible su uso, deben desinfectarse entre ponente y ponente. Si estos necesitaran ordenador desde el atril se debe disponer de un protector de plástico para el teclado por ponente (que debe ser reemplazado entre uso y uso) y también se recomienda que cada ponente disponga de un micro individual para su uso.

Los sistemas de votación interactiva preferentemente deberán ser a través de apps y smartphones. Si no es posible, se entregarán los dispositivos de votación, limpios, desinfectados y en una bolsa individual tras cada uso; lo mismo aplica para los auriculares de traducción simultánea, si esta no ha podido realizarse con auriculares desechables.