Reuniones desde lugares remotos – Videoconferencia

Las reuniones son un elemento esencial en la comunicación de las empresas. Los avances tecnológicos permiten ya las reuniones por videoconferencia.

Cuanto más se desarrolla la tecnología, más fácil es para las compañías ahorrar costes innecesarios y tiempo evitando viajes para asistir a reuniones.

Videoconferencia
Poder ver la cara y las expresiones del otro es fundamental para la comunicación. Los componentes no orales de la comunicación son muchas veces más reveladores que las propias palabras.

La videoconferencia permite que gente en distintas ciudades e incluso países se reúnan ahorrando el tiempo de desplazamiento pero conservando parte importante de los elementos físicos de una reunión.

Las líneas de transmisión de datos de alta velocidad son cada vez más accesibles y el precio de un equipo de videoconferencia correcto empieza a ser asequible. Además, el desarrollo de las redes de banda ancha que se están implantando en las ciudades más importantes nos lleva a pensar que la videoconferencia llegará a ser tan fácil y barata como las llamadas de larga distancia.

Buenas ocasiones para llevar a cabo una videoconferencia:
– Desarrollo y gestión de contactos.
– Creación de espíritu de equipo
– Resolución de problemas
– Trabajo en temas antagónicos o divididos
– Negociación

Las ventajas de utilizar la videoconferencia:
– Reducción del tiempo y gasto en viajes
– Mayor interacción (puedes tener contacto con miembros de tu equipo que están lejos con mayor frecuencia)
– Más eficiencia (frecuentemente las reuniones de vídeo están más estructuradas)
– Más fiabilidad (no puede haber cancelaciones ni retrasos de vuelos)
РMenor estr̩s de viaje (Tiempo fuera de casa, amontonamiento de trabajo en las ausencias)
– Facilidad de grabación de las reuniones
– Mejor comunicación respecto de las conferencias telefónicas estándar.

Tipos de Videoconferencia
Retransmisión vía satélite
La retransmisión vía satélite permite llegar en vivo a cualquier lugar del mundo.

La mejor calidad para reuniones en vivo se consigue vía satélite. La señal de vídeo se envía al satélite predeterminado y se "cuelga" de él; entonces, se podrá conectar con el satélite para acceder desde múltiples lugares y "bajarse" la señal y verla simultáneamente. Cada centro conectado debe tener un receptor de satélite (de plato). Visitando microcomsystems.co.uk, encontrarás un completo directorio de proveedores de este servicio en todo el mundo; empresas como cidera.com, Alcatel…

Este sistema es recomendable si te diriges a una audiencia muy grande, en muchos lugares distintos y necesitas imagen de alta calidad.

Desventaja: Los costes de producción, equipo, personal técnico y tiempo de satélite son mucho mayores.

Salas de Videoconferencia
Las salas de videoconferencia son equipos instalados en salas de reuniones o conferencias, diseñadas especialmente para reuniones de grupo. Una buena compañía local puede distribuir buena señal de vídeo a través de la LAN (Local Area Network,3), líneas ISDN, T-1 o T-3 de alta velocidad. Este equipo se puede encontrar en alquiler en espacios públicos y buenos hoteles. Compañías que ofrecen estos servicios son Connexus, Proximity…

Este sistema es recomendable para discusiones de grupo, enseñanza a distancia y aplicaciones de uno-a-muchos.

Desventaja: Puede ser que no haya una instalación cerca de tu lugar de trabajo.

Sistemas de Sobremesa/ Web Conferencing
Los productos de videoconferencia de sobremesa son aplicaciones a utilizar en ordenadores de sobremesa estándar como PC con procesador Intel, Apple Macintosh o estaciones de trabajo Unix. Trabajan a través de LAN (Local Area Network,3), líneas ISDN, líneas telefónicas estándar y cada vez más a través de Internet. Si buscas en Internet por sistemas de videoconferencia de sobremesa en los diferentes buscadores accederás a multitud de sitios que venden estos equipos.

Este sistema es recomendable para la comunicación uno-a-uno.

Desventaja: la instalación no es fácil y pocos sistemas son compatibles entre sí, de manera que en muchos casos necesitarás que ambos extremos de la videoconferencia cuenten con el mismo equipo.

Aún más allá
La imagen de que las reuniones se llevarán a cabo con un clic del ratón desde cualquier lugar en que te encuentres puede pronto ser una realidad. La videoconferencia se está acercando cada vez más hacia tu ordenador (y también hacia el teléfono móvil). Se está avanzando mucho en esta dirección con la llegada del DSL (digital subscriber lines) y el módem por cable.

El abaratamiento de costes y la comodidad avanzan con el desarrollo tecnológico. Sin embargo la baja calidad de transmisión en pantalla pequeña todavía es un gran inconveniente: la imagen es pequeña, llena de puntos y movimientos en cámara lenta. La calidad de la imagen por Internet tampoco es mejorÂ…

Los sistemas a través de Internet se combinan con muchas otras herramientas que ayudan a organizar reuniones, por ejemplo: webex.com y netmeeting de Microsoft ofrecen imagen y un completo surtido de herramientas como materiales para presentaciones, para compartir documentos, para compartir ordenadores, pizarras interactivas, etc.…

La tecnología sigue avanzando para hacernos más fácil la organización de nuestras reuniones… pero sigue siendo cierto que nunca podrán superar una reunión real: el contacto cara a cara, el apretón de manos… de todas maneras, contamos ahora con una buena herramienta que además nos permite reducir costes y tiempos.