Reuniones eficaces

¿Una reunión más que organizar? ¿Cómo hacer que sea altamente efectiva, cómo alcanzar los objetivos marcados? ¡Empieza a planificar grandes reuniones!

Define y comunica claramente los objetivos
Un ejecutivo pasan entre un cuarto y la mitad de su tiempo en reuniones y muchos de ellos sienten que pierden mucho tiempo en estas reuniones…

El primer paso para evitar esto es definir claramente los objetivos, comunicándolos claramente en la agenda de la reunión: todos los participantes tienen que conocer claramente los objetivos para que la discusión se centre en el tema.

Las reuniones tienen que centrarse en la toma de decisiones o resolución de problemas, más que en compartir información. Utiliza otros medios (por ej. email) para la comunicación de la información.

Aclarar los objetivos también permite asegurar que todos sepan claramente cuándo tiene que acabar la reunión y no sigan discutiendo puntos innecesarios.

Asegúrate de que todos los participantes lleguen preparados
Una buena preparación es esencial para asegurar la productividad de una reunión. Los participantes no preparados improvisan ideas o hacen preguntas innecesarias que hacen perder el tiempo a todos… Por eso es muy importante pedir a todos que lean la agenda y preparen sus ideas y preguntas antes de llegar.

Sigue la agenda
Durante la reunión, haz que se sigan los puntos de la agenda y asegúrate de que se cumplen los objetivos definidos. El animador o facilitador, para ello, debe mantener la disciplina de la reunión, centrando los debates, extrayendo conclusiones…

Tipos de discusiones pueden ocurrir durante una reunión.
Cuatro tipos de discusiones pueden darse durante reuniones. Piensa bien en qué tipos encajan en tus objetivos … ¡y prohibe los otros! Así podrás centrar los debates y cumplir los objetivos.

1.Discusión abierta – una conversación que no va a ninguna parte, o discusiones personales poco relacionadas con el objetivo de la reunión. Por supuesto, ¡a evitar en la casi totalidad de casos!

2.Creación de ideas (brainstorming) – discusión/reflexión abierta que plantea nuevas soluciones. Puede ser muy útil en algunos casos, ya que permite aprovechar la creatividad de todosÂ… pero hay que controlarlas muy bienÂ… y evitarlas si el objetivo de la reunión es conseguir acciones tangibles.

3. Oportunidades – discusión en la que se plantean varias opciones que tienen en cuenta los recursos disponibles. También aquí, se trata de una discusión bastante abierta que hay que controlar muy bien para que no dure demasiado o derive en discusiones sin resultados.

4. Acción – discusión en que se toman decisiones y se ponen en marcha. Son el tipo más importante de discusión, ya que consiguen resultados tangibles. Hay que definir las acciones a implementar, un responsable, la fecha límite, los medios. En todo caso, es importante que el facilitador identifique, en todas discusiones, los puntos de acción y empuje para definir la manera de implementarlas (objetivo concreto, responsable, fecha, medios).

Aquí tienes unas sencillas reglas para la animación de la reunión:
-No permitas conversaciones "aparte", que no todos puedan oír (distraen a todos y rompen la dinámica de la reunión)

– Motiva y mentaliza a todos los participantes, haciéndoles responsables de la eficacia de la reunión

– Nunca cierres un punto de discusión sin resumir muy claramente la decisión y las próximas etapas

– Haz una breve pausa tras 45 minutos o una hora de reunión, para evitar que la atención de todos disminuya

– Agrupa los puntos de la agenda en categorías, otorgando un tiempo límite para cada punto, para así facilitar el seguimiento de la agenda e identificar los problemas de tiempo.

– No finalices nunca una reunión sin que el animador haya resumido las decisiones, las acciones previstas, y los puntos todavía pendientes de comentar más tarde.

Conserva la dimensión "social" de las reuniones
Todos los participantes tienen que sentirse libres de dar su opinión, pero cualquier crítica tiene que ser justificada claramente e incorporar sugerencias de mejora. Con ello permitirás mantener un diálogo abierto y constructivo.

Aparte de discutir los puntos de la agenda, las reuniones también tienen el papel de fomento del espíritu de equipo ("teambuilding"). Aprovéchalas para hacer ejercicios de equipo (por ej. divide a los asistentes en subgrupos para resolver problemas). No hace falta esperar a la fiesta de Navidad o al acto de verano para fomentar el espíritu de equipo.

Arregla bien la sala de reunión
La sala de reunión es muy importante para el éxito y la productividad de la reunión. Recuerda que un 65% de nuestro cerebro está hecho del córtex visual. Cuida de la dimensión visual de tu reunión… y los asistentes te prestarán atención. Utiliza elementos visuales: transparencias claras e interesantes, un tablero/pizarra que permita resumir las ideas fácilmente, una disposición de mesa que asegure que todos vean bien, etc.

Y por supuesto, piensa en el confort de los participantes: comprueba la temperatura, la intensidad luminosa, que las sillas sean confortables… ¡Para que la gente se pueda concentrar en el tema de la reunión y no se distraigan!