Saca el máximo partido de las sesiones de formación

Concebir y realizar bien las sesiones de formación es clave para obtener los mejores resultados posibles de cualquier sesión de formación, tanto para los asistentes como para la empresa.

Las sesiones de formación de hoy ya no son las sesiones estándar y poco animadas del pasado: los asistentes esperan y piden más de su empresa. Las empresas ven en la formación una valiosa inversión que revertirá en mayores ingresos futuros. Estos dos factores obligan al organizador a hacer las cosas de manera profesional y creativa, puesto que el impacto en la calidad, motivación y fidelidad de los empleados y por tanto en la rentabilidad de la formación para la empresa depende de cómo se lleven a cabo los cursos.

Hacer de la formación un evento con objetivo de negocio
Muchas sesiones de formación no están alineadas con los objetivos de la empresa: los empleados tienen que asistir a sesiones montadas con un objetivo académico más que con un objetivo claro de negocio. No se miden los resultados de estas sesiones y de hecho hay poca conexión entre los temas tratados y el rendimiento.

La concepción de los eventos de formación se tiene que hacer en relación con los objetivos de rendimiento, de motivación de los empleados y de rendimiento para los accionistas. Trabaja en colaboración estrecha con quien gestione al grupo de empleados objeto de la formación para comprender perfectamente el resultado esperado. Este es un paso difícil pues la gente está muy centrada en su responsabilidad propia y es reacia a abrirse a otro departamento, pero es muy importante para la utilidad de la formación.

Conocer los asistentes y definir objetivos para ellos
Es importante establecer claramente qué se pretende conseguir de este evento de formación: ¿qué tienen que aprender?, ¿qué se debería haber conseguido 90 días después de la formación? La concepción de la formación debe partir de estos propósitos.

Por ello es preciso conocer bien a los empleados, qué hacen, qué esperan de la formación… No supongas que sabes lo que quieren. El primer paso es hacer una miniencuesta para saber cuáles son sus conocimientos actuales, qué tipos de formación han recibido en el pasado y qué pretenden obtener en esta ocasión.

Igualmente, tras las sesiones, es útil llevar a cabo otra miniencuesta para conocer qué les ha sido más útil, qué les ha parecido la manera de comunicar el contenido, qué otra formación querrían próximamente, etc. 3 meses después de la sesión, sería útil hacer otra encuesta para ver si lo que aplican de manera práctica lo aprendido.

Establecer una conexión entre el formador y los asistentes
La manera de realizar la formación ha cambiado. Hoy es preciso, para conseguir la implicación de los asistentes, jugar con los 5 sentidos, proveer experiencias.
El reto está en que el formador o conferenciante adapte la manera de realizar la presentación al estilo y perfil de los asistentes y consiga establecer un contacto personal con el público. Si hay una buena «química», entonces todo el contenido se comunicará sin problemas.

Además, no hay grupo homogéneo: unos lo captarán todo, otros necesitarán más explicaciones o entenderán mejor un punto práctico que la teoría, por ejemplo. El formador debe tener esto en cuenta, entender su audiencia y adaptarse.

La tecnología puede ayudar mucho a implicar a los asistentes y a comunicar mensajes, pero no hay que abusar de ella ni debe predominar sobre el contenido.

Entorno y técnica
Hay varias teorías acerca del entorno ideal de la formación. Algunos dicen que llevando a la gente fuera de su entorno habitual, éstos se concentran mejor; otros creen que es mejor que se queden en el entorno laboral donde tendrán que aplicar los nuevos conocimientos. En todo caso, si la formación se hace en la empresa, hay que tener mucho cuidado con la tendencia de que el día a día interfiera en la concentración de los asistentes. La sesión tiene que ser prioritaria sobre teléfonos, preguntas de colegas, etc.

Tamaño y configuración del grupo
Los trabajos de investigación demuestran que la gente aprende más en grupo que solos, pero el tamaño del grupo y su configuración en la sala también tiene su importancia.

Si el programa es largo, el público ideal está entre 18 y 25 personas. Una sesión con mucha interactividad y humor puede ser difícil con un grupo pequeño. Si quieres una sesión con mucha energía, lo mejor es contar con un grupo de más de 50 personas.

El tamaño de la sala importa mucho: hay que evitar tener 50 personas en una sala de 120 personas. Si quieres una sesión enérgica, haz que la gente este bien agrupada.

Contenidos de interés
Por supuesto, un contenido interesante, útil y comunicado de manera clara, viva y concreta es fundamental. Los asistentes a cursos de hoy disponen de poco tiempo y son muy exigentes: el contenido tiene que satisfacer a este «cliente interno».

El «E-learning»
E-learning es un programa de formación que utiliza la comunicación a través de ordenador y generalmente por Internet. El e-learning está revolucionando profundamente la formación tradicional. La gente puede formarse desde su despacho, utilizando plataformas online como WebEx.

Este tipo de formación es ideal para ciertos tipos de contenido, por la manera de acceder a la misma y por el tipo y número de asistentes posibles. Los organizadores deben conocer estas soluciones porque pueden suponer un competidor… o al contrario, ser un complemento de su actividad habitual de formación.

Cuidar la comunicación entre asistentes
La dimensión de «networking» (comunicación entre los asistentes) es un valor añadido importante de la formación. Por eso, es útil establecer cuentas de email o grupos de discusión online antes de la sesión que se mantendrán operativos más allá del evento. Con ello los asistentes podrán mantener el contacto entre ellos, hacerse preguntas sobre cómo aplican los conocimientos aprendidos en las sesiones, compartir aprendizajes, etc.

Si las sesiones son intensas, con gran variedad de experiencias, es importante que los asistentes tengan momentos de tranquilidad para pensar y digerir los contenidos recibidos.

Si, por ejemplo, hablamos de un seminario de formación de dos días y medio, tendrás que proponer mucho tiempo libre (por ejemplo, 4 horas entre sesiones para reflexión personal). ¡Algunos dicen que no hay nada mejor que caminar por la playa o descansar para digerir un nuevo contenido!.