Seguimiento post-evento

El seguimiento post-evento es clave por varias razones: primero, las empresas están interesadas en conocer el rendimiento de sus eventos. Segundo, porque generalmente es un momento idóneo para el aprendizaje y la comunicación (cuando el evento y el entusiasmo logrado aún están presentes en la mente de los asistentes). Y finalmente, porque aún quedan muchas cosas por hacer y muchos temas que “cerrar”.

Ponte manos a la obra justo después del evento
No dejes pasar el tiempo. Si esperas, todo será más complicado: analizar los aprendizajes obtenidos, comunicar qué se ha hecho y por qué ha sido un éxito, recabar y procesar información, resolver asuntos administrativos… Si no lo haces antes de una semana después de celebrado el evento, el riesgo de dudas, malentendidos y pérdida de información se multiplica. Sabemos que es difícil ponerse a trabajar inmediatamente después de una semana de intensísimo trabajo (y además seguramente tendrás 1000 asuntos esperándote) pero es imprescindible.

Obtén feedback y aprendizajes
Es de gran utilidad obtener el feedback de las distintas fuentes: asistentes, proveedores, tu propio equipo, tu cliente. Determina de antemano qué feedback te interesa más y cómo/cuándo lo quieres obtener. Ten en cuenta que si solicitas el feedback de los asistentes al poco de celebrado el evento, obtendrás una mayor respuesta que si lo haces pasado un tiempo. Así que, ¡asegúrate que todo esté bien preparado!

También te interesará el feedback de todos aquellos que han hecho posible el evento (los proveedores y tu equipo) pocos días después de su celebración. Esto te permite ver qué ha funcionado y qué no, así como extraer un aprendizaje de todo ello para que tu próximo evento sea aún mejor. Diles qué han hecho bien y qué no tan bien y pregúntales qué podrías haber hecho mejor. Sin duda, te señalarán aspectos que podrás mejorar en futuros eventos. Todo ello no es una práctica muy habitual pero es una de las vías más fáciles, rápidas y efectivas de mejorar tus métodos organizativos. ¡Deja a un lado tu orgullo y pide las opiniones de todos!
Una vez obtenido el feedback, analízalo y documenta las conclusiones. Sea información cuantitativa o cualitativa, tomar buena nota de los resultados es un primer paso clave para demostrar el éxito obtenido.

Cierra las cuentas y el papeleo
Siempre hay detalles de última hora, gastos adicionales, papeleo, etcétera, que tendrás que solucionar. Nuevos gastos de hotel, acceso a internet por aquí, comida o taxis por allá, equipos audiovisuales extra… Gestiona los pagos y la facturación lo antes posible. No es sólo una señal de profesionalidad básica, sino que también te evita malentendidos y dudas. De este modo, obtendrás también una visión global del evento desde el punto de vista financiero: ingresos y gastos totales, así como solucionar cualquier desfase de cifras que puedan surgir con los proveedores.

Otro tema es llenar el “event book”: un lugar (una carpeta por ejemplo) dónde recopilarás todos los documentos generados por el evento. Asegúrate de colocar los mapas del espacio, todas las fotos del evento, las notas de inspección del lugar, los contratos, las propuestas de todos los proveedores, los formularios de feedback de los asistentes, etcétera. Si no lo centralizas todo, puedes perder información valiosa.

Dar las gracias
Tómate tiempo para enviar notas de agradecimiento a las personas involucradas en la organización del evento, así como a aquellos participantes que de alguna manera hayan contribuido especialmente (mejor si están escritas a mano), o incluso a todas las personas que han participado en la realización del evento, a ser posible.

Si el presupuesto y el tiempo lo permiten, también puede resultar muy beneficioso realizar una reunión post-evento o sesión de networking, que pueden ser la puerta a grandes proyectos futuros.

“Vende” tu trabajo a tu cliente
Que el evento fue un éxito… ¡Véndeselo a tu cliente! Recuérdale lo bien que salió todo, cómo logró cumplir con los objetivos propuestos, lo bien que se lo pasó todo el mundo. Destaca unos cuantos momentos graciosos o impactantes del evento. Y sobre todo, envíale fotos, o un vídeo si el presupuesto lo permite (las fotografías son igualmente eficaces). Cuándo el souvenir aún esté en la mente de todos, querrás asegurarte que recuerdan que “el organizador o la agencia hizo un buen trabajo”.

Prepara tus informes
Una vez asimilada la emoción del evento, tendrás que preparar todo tipo de informes para justificar las acciones realizadas y, ante todo, los resultados obtenidos. Prepara los informes aportando datos tanto cualitativos como cuantitativos, para que la dirección comprenda claramente los beneficios generados por el evento. Los testimoniales de los asistentes son una excelente forma de complementar la densidad de las cifras, ya que te permiten personalizar tanto las estadísticas como el cumplimiento de los objetivos.