Crónica de una lluvia no anunciada…

“El día en que lo iban a matar, Santiago Nasar se levantó a las 5.30 de la mañana para esperar el buque en que llegaba el obispo…”. En la famosísima novela, se sabe el desenlace desde el inicio. En los Premios de este año, lo mismo ocurrió en la reunión semanal de Grupo eventoplus: cuando anunciamos que repetiríamos Las Ventas, un miembro del equipo dijo en tono de semi broma que a la tercera edición en este venue, llovería. Como si algún dios quisiera castigar el triple evento al aire libre. Le quise arrancar el corazón (y lo quiero todavía) pero me rindo ante sus dotes de oráculo… El final del libro estaba escrito ya, pero seguimos con la organización como si Dios tuviera otra cosa que hacer que enviarnos lluvia como castigo por nuestro atrevimiento.

Volvamos a lo racional. Estamos a lunes antes de premios. Miramos previsión de lluvia. No se prevé lluvia por la noche del miércoles, pero hay posibilidad por la tarde.  ¿Vamos a poner una carpa? ¿Vamos a tapar esta joya que es Las Ventas, cuando la probabilidad de lluvia es del 0% según varias previsiones consultadas? La decisión tomada, lógica sin duda, es que no. Poner carpa suponía un reto de gestión del espacio, suponía reducir escenografía, y sobre todo suponía ya no estar en Las Ventas, este diamante en bruto por la noche. Cuando la ciencia dice que la lluvia no es solo improbable, pero imposible.

Miramos previsiones de lluvia cada hora, con una preocupación casi irracional teniendo en cuenta el clarísimo parte. Nunca subió la probabilidad de lluvia entre 20.00 y 24.00 pero la preocupación estaba, igualmente.

El día del evento, ya sin carpa, nos preparamos ante la posibilidad de lluvia por la tarde. Cubrimos las mesas y decidimos hacer la copa de bienvenida en cubierto. Esto nos da la posibilidad, si la lluvia posible a las 1800 y a las 1900 se retrasa, de dejar la gente bajo techo hasta la cena, e incluso de retrasar un poco la cena. Pero la lluvia no llega y a las 20.00 la gente llega bajo un cielo azul. Los comentarios de los que llegan: “al final no llueve, tranquilo”. Contesto que estaré tranquilo cuando me vaya a dormir…

Y pasó lo que pasó. No llovió: ¡diluvió! Relámpagos, truenos. Quizás sí que los dioses estaban enfadados…

¿Qué hicimos mal? Obviamente a posteriori, hubiéramos tenido que poner una carpa, pero con la información disponible, sigo pensando que era complicado tomar otra decisión. O no se hace el evento al aire libre. Lo que peor hicimos es, cuando vimos que no llovía por la tarde y que el cielo se despejaba, dejar de definir un protocolo “por si acaso”. Si llueve, quién del equipo se pone dónde, dónde se ponen las azafatas y cómo orientamos la gente a las zonas cubiertas, cómo se traen bebidas para esperar hasta el fin de la lluvia. La gente se amontonó, algunos pensaron que esto había acabado, algunos se fueron… Luego llegó lo mejor; volvimos a salir al ruedo, celebrar, entregar los últimos premios a capella, tomar copas y mojarnos un poco más en el segundo diluvio. Fue muy divertido, aunque obviamente ya no era la noche mágica prevista.

Otro aprendizaje es que si se mojan todos los equipos técnicos (tuvimos que apagar todo tras el diluvio), un megáfono puede ser un plan C interesante. Lo buscamos pero sin éxito…

Recordamos así lo más importante de la gestión de crisis: la comunicación y la organización de la reacción. Y esto es verdad que lo hicimos de forma muy mejorable. Aprendimos mucho… ¡Y que no quepa duda de que la próxima edición de los Premios, a principios de julio del 2017, será inmejorable (y seca)!

Finalmente, un consejo: la meteorología es un arte más que una ciencia, aunque la previsión sea del 0%.