EVENTOS ACCESIBLES…

Eventos accesibles…

A veces asistes a reuniones y hay personas que te llaman la atención, y María y Alejandro lo hicieron desde el primer momento, por su simpatía y serenidad al mismo tiempo. Me sorprendieron nuevamente cuando supe que eran los responsables de la Carpa de Discapacidad, durante la Jornada Mundial de la Juventud, MADRID JMJ 2011.

Un día recuerdo que me mandaron un documento sobre la «accesibilidad en los eventos» para que a su vez lo reenviara a los más de 300 eventos que al unísono se celebraban por todo Madrid durante dicha jornada…

Y quién mejor que ellos, María y Alejandro, para hablarnos de la Accesibilidad en los Eventos; así que les pedí que me escribieran sobre ello y esto es lo que me enviaron:

«En realidad, antes de añadirle un adjetivo, deberíamos pararnos y pensar qué es para nosotros un evento. ¿Es algo que solamente sucede…?, o es algo que preparamos con un objetivo, algo que compromete parte de nuestro tiempo, de nuestro esfuerzo, de nuestras ilusiones, de nuestra imaginación… algo que cuidamos.

Cuando pienso en preparar un evento, a la pregunta ¿qué quiero transmitir, qué quiero compartir…?, siempre le acompaña la pregunta ¿para quién? Parece imposible pensar en un evento sin pensar en las personas que lo vivirán, lo disfrutarán. Y esto mismo es lo que enriquece el propio evento, lo que lo hace único e irrepetible.

Así, detrás del principal motivo para organizar un evento, descubro que lo que tienen en común todos los eventos es que son un verdadero punto de encuentro entre las personas que acuden, independientemente de si lo hacen como ponente, invitado, en nombre de una empresa, por parte de la organización…

Entonces, la respuesta a esa pregunta, ¿para quién?, se convierte en una verdadera oportunidad para conocer, acoger y atender a cada una de las personas que formarán parte de mi evento, es decir, a las personas que realmente harán que mi evento sea algo único e irrepetible.

De este modo, ese ¿para quién? ya no me obsesiona, no me preocupa, todo lo contrario, da sentido a mis esfuerzos y se une a un sinfín de preguntas como: ¿para cuántos?, ¿de dónde?, ¿con quién?, ¿cómo?,… Preguntas que se van respondiendo al tiempo que se define mi evento, enriqueciéndolo, llenándolo de matices.

Claro que esto supone preguntar, investigar, cuestionar todas mis decisiones, estar atento a un montón de detalles,…, y sobre todo estar abierto al “otro”, sin miedo a replantearme muchas cosas que daba por supuestas. A cambio, recibiré mayor comprensión, apoyo e interés, de esas personas que van sintiendo que mi evento realmente no tiene sentido sin ellas.

Ahora, si queréis, hablamos de eventos accesibles, ¿os podéis imaginar un evento que no sea accesible? Muchas veces pensamos que el término “accesible” es para un pequeño grupo de personas, que son medidas muy específicas, solo para edificios públicos y “cosas” así, pero por un momento pensemos en organizar un evento in-accesible. Está claro, no parece que sea buena idea para nadie, ¿no?

Así podríamos decir que, la accesibilidad en un evento es tratar de que todas las personas que asistan al mismo puedan vivirlo, experimentarlo, transmitirlo, comunicarlo de la misma manera.

No hay dos personas iguales. Por ello, un evento accesible requiere poner en marcha todos los mecanismos que permitan que personas diferentes puedan vivirlo de la misma manera. Que en todos se cumpla los objetivos marcados para ese evento. Que todos tengan las mismas oportunidades, la misma experiencia.

A modo de resumen, podemos identificar varios campos en los que debemos cuidar la atención que reciben nuestros asistentes, así tenemos por ejemplo:

Comunicación: Abarca desde cómo publicito el evento, lo doy a conocer, intento llegar al mayor número de personas o a los sectores que me resultan más interesantes, hasta cómo se produce la comunicación dentro del evento, dentro incluso de la propia organización para que la información llegue a quién debe recibirla y pueda ser interpretada correctamente por esta persona. 
En este campo, es muy importante la forma que adquiere el mensaje, la lengua en la que está escrito, si se emplea un lenguaje sencillo, directo sin términos ambiguos. También el soporte ya sea en papel, formato digital,… y el medio, todo ello requiere unas capacidades concretas del receptor para poder recibir e interpretar ese mensaje. 
No saturar al asistente, pero buscar cierta redundancia, con el empleo de diferentes medios, soportes,… que garanticen que el mensaje llega a todos independientemente de sus condiciones, posibilidades o preferencias. 
Al mismo tiempo que se definen estos parámetros, también será necesario fijar un plan de comunicación que permita al asistente prever los medios de transporte, alojamiento, manutención,… En muchos casos una buena información del evento y sus condiciones ayudan a mejorar la accesibilidad del mismo, aunque solo sirva para tomar la decisión de si acudir o no.

Transporte: En este punto es importante tener en cuenta tanto los medios que vamos a habilitar como los existentes. Dar una buena información que permita al asistente orientarse, sentirse seguro y cómodo utilizando estos medios de transporte. Esto amplía nuestro evento, dando mayor libertad e independencia a todos los asistentes, que podrán aprovechar los posibles momentos “libres” para conocer el entorno. 
Junto con el campo anterior, son elementos que aunque parecen estar fuera del propio evento, es lo primero que conocemos del evento y que sin ellos ese “encuentro” no se va a producir.

Así, en eventos a los que asistan personas de fuera hay que facilitar que se puedan familiarizar con el transporte, ganando en movilidad e independencia.

Entorno: En este campo se incluyen tanto los espacios en los que se celebrará el evento como todos los espacios que se relacionarán con este. Es decir, sitios de reunión, alojamiento, restauración, culturales, de ocio. Como en el transporte, a los entornos propios del evento se suman los que existentes en la ciudad o emplazamiento. 
Habrá que tener en cuenta sus dimensiones, tanto generales como en los detalles, su conexión con otros lugares, su correcta señalización que permita a todos orientarse y utilizarlos con seguridad y comodidad, su adecuación a las necesidades propias del evento y de los asistentes que acudirán,… 
Un entorno sencillo, que permita moverse dentro de él sin complicaciones, que se encuentre fácilmente, favorece la comodidad del asistente.

Manutención: Porque además de las diferencias de gustos, dietas y costumbres que pueden presentarse según la cultura, el país de origen, edad, sector de actividad,… cada día es más importante tener en cuenta las intolerancias alimenticias, las alergias,… 
En este apartado también se pueden observar los horarios, la forma y modo de presentación, las cartas y descripción de los platos, cómo se desarrollará el servicio (si es mediante cupones, de menú, de carta, autoservicio,…). Lograr un grado de familiaridad entre todos estos elementos y los asistentes consigue que la comida sea un buen momento para la relación entre todos.

Seguridad: Tanto la de protección como la que garantiza un orden en la utilización de todos los medios que están presentes en la celebración de un evento ayudan a evitar tensiones.

Sanidad y limpieza: La disponibilidad de medios propios o generales de la sede, que ayuden a dar tranquilidad y comodidad. Teniendo en cuenta las medidas específicas que se puedan presentar según las necesidades de los asistentes. Conocer las enfermedades graves, la necesidad de medicación,… disponer de espacios adecuados para la atención,… son elementos que conviene tener muy presentes.

Son muchos aspectos que de forma general se abordan en la organización de un evento, pero que muchas veces conviene reorientar hacia el asistente que acudirá a nuestra llamada. Además, todos estos elementos se interrelacionan de modo que hay que tener en cuenta los de un campo sin dejar de atender los del resto.

Como conclusión, me he dado cuenta de lo importante que son las personas que asisten a mi evento, y cómo, a través de lo que tenga previsto para atenderles, les hablará de lo que me he preocupado por ellos y que, en todo momento, he intentado que se sientan ¡como en casa!»

María González y Alejandro Briñas.

Ahora entiendo porque fueron ellos los elegidos para coordinar la Carpa de Discapacidad durante la Jornada Mundal de la Juventud Madrid 2011, por donde pasaron miles de personas, de todas las edades, lenguas, pueblos, naciones, religiones… con todo tipo de capacidades o discapacidades, pero accesible para todos, como si la carpa hubiera sido pensada exclusivamente ¡solo para ti!