10 consejos para tu gestión eficaz del personal externo de eventos

1. Sé previsor. “Es frecuente que el tema del personal se deje para el final, de tal manera, que cuando nos hacen la petición tenemos poco margen para montar el servicio. Pedir el personal con más antelación nos proporciona la posibilidad de formar buenos equipos y asegurar la disponibilidad de los perfiles más adecuados para las necesidades del cliente”, señala Franco. En esta previsión ten en cuenta el timing, coordinación entre los diversos proveedores, por ejemplo con el espacio, para optimizar horarios de trabajo y evitar tiempo muerto.

2. Realiza un brief detallado sobre las funciones, horarios, servicios, actitud e imagen que buscas así como sobre las características del evento, los plazos y los objetivos a seguir. Esto les permitirá organizar al personal más cualificado para cada función, y ¡ojo!, evitar acciones que pueden estar fuera de la legalidad. “Por ejemplo, si un cliente nos pide cuatro montadores pero sin detallar qué tipo de trabajo van a realizar, y luego piden a uno de ellos que trabaje en altura, sin que tengan los cursos y los EPIS obligatorios”, señala Franco. In situ, para determinado tipo de staff, como azafatas o camareros, tómate un tiempo y hazles un brief para asegurarte que se han contemplado todos los detalles. Motiva al personal y evita problemas de organización y falta de productividad.

3. La buena supervisión de los equipos es clave para estar informado a tiempo real de imprevistos y poder reaccionar lo antes posible en el caso de tener que tomar alguna medida. Siempre debe haber un responsable en cada servicio que controle la puntualidad en llegadas y salidas y el correcto desarrollo del servicio. En este sentido, te recomiendan también que incluyas un coordinador de personal en grandes eventos, que te permitirá concentrarte en lo tuyo y optimizar las capacidades de cada trabajador.

4. Déjate asesorar por estas empresas. Existen aspectos como horarios, transporte, turnos, etc. en los que son profesionales y pueden ayudarte a optimizar el presupuesto consiguiendo menores costes y una mejor producción al evitar ineficiencias.

5. Ten en cuenta que el personal para el evento será la imagen de la empresa o de la marca, por lo que busca empresas que te garanticen variedad de perfiles profesionales, no cualquiera vale para todo.

6. Comprueba la cualificación de los trabajadores: licencias, carnets de chofer o de manejo de maquinaria por ejemplo, de manipulación de alimentos, etc.

8. En los grandes eventos, donde es posible que haya personal con menos experiencia, asegúrate que trabajará junto con personal muy experimentado.

9. La seguridad de los asistentes, pero también de los trabajadores es prioritaria, por lo que se deben prever los posibles imprevistos y establecer un protocolo para minimizar el impacto con tu empresa de recursos humanos, además de realizar planes de seguridad, solicitar licencias, realizar y visar proyectos técnicos, y desarrollar estudios de impacto ambiental, entre otros. Es necesario dotar al personal de los medios necesarios para su trabajo y cumplir la normativa en materia de prevención de riesgos laborales. 

10. Cita al personal con anticipación en la ubicación del evento, así aseguras que tienen tiempo suficiente de ubicar vestuarios, uniformarse y hacer un reconocimiento del lugar de trabajo.