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Cómo ICCA convirtió su congreso global en un evento multicéntrico

Cómo ICCA convirtió su congreso global en un evento multicéntrico

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Eric Mottard
¡Una compra de 4.600 millones de dólares en nuestro sector! El meeting design mejora los eventos, como nos recuerda este libro El mercado de eventos crecerá un 5% en un 2023 muy “high touch”
En marzo, la Junta de ICCA sabía que tenían que crear algo diferente para responder a este extraordinario contexto. Sabían que sus miembros valoraban la oportunidad de reunirse cara a cara y por tanto, que en un formato virtual, tenían el desafío de ofrecer esta oportunidad de aprender y de participar. El resultado fue convertir un evento típico (una cosa puntual de tres días) en un congreso de 6 semanas de duración que culminó en una serie de sesiones online y presenciales, cuya base estaba en Kaohsiung (China) pero complementada con ocho centros (hubs), que atrajeron a 1500 delegados, 280 asociaciones, y 220 ponentes generando 100 horas de contenido. La asociación afirma haber definido así "un plan para la transformación de las reuniones de asociaciones". Por Eric Mottard

Repensar el evento y convertirlo en una secuencia completa. En 6 meses, ICCA creó un programa de 6 semanas que incluyó 4 días de transmisiones en vivo – 22 de septiembre, 22 de octubre, 2 y 3 de noviembre – que estuvieron abiertas a la comunidad ICCA en general, ofreciendo sesiones por speakers y sobre temas más allá de la pura industria de reuniones: tendencias macroeconómicas, protocolos y certificaciones de salud, tendencias en tecnología y educación, o diversidad e inclusión. Con 220 ponentes y 100 horas de contenido, este congreso de ICCA fue el más rico en términos de perfiles y contenidos. Todo el contenido está disponible para los delegados hasta final de año. Adicionalmente a los cuatro días de evento en vivo, el programa incluyó tres “Topic Weeks”, semanas dedicadas a temas específicos para cada uno de los tipos de entidades representadas en ICCA. 

Fuerte presencia de asociaciones. Con cerca de 280 asociaciones, fue de lejos el mayor número de asociaciones presentes en un evento de ICCA. Estas asociaciones disfrutaron de días específicos durante las Topic Weeks, pero también jugaron un papel en el contenido de todo el programa.

La experiencia malagueña. Tuve la suerte de participar en el hub de Málaga. Cerca de 50 profesionales (en su mayoría españoles) asistieron a este evento presencial en el NH Málaga, con el entusiasmo que hemos visto recientemente en los eventos en vivo – la necesidad de reunirse nunca ha sido mayor y el sentimiento de comunidad, la alegría de compartir eran palpables. Obviamente, se cumplieron todos los protocolos (distancias, mascarillas, comida al aire libre… El evento incluso comenzó con una prueba de todos los asistentes; ninguno dio positivo).

En materia de formación, cada día, a partir de las 08.00h, pudimos ver en una sala de reuniones del hotel la retransmisión de las sesiones que se desarrollaban en otros hubs. Interesante, aunque la falta de participación en la sala (casi sin sesiones de grupo, ejercicios o preguntas del público) provocó cierta desconexión. Un aprendizaje es que en un evento multi-hub, es importante asegurarse de que cada centro tenga una forma de participar y sentirse involucrado en cada sesión, o el compromiso puede disminuir después de ver 45 minutos de una mesa redonda que se lleva a cabo en China. Alrededor de las 11 de la mañana cada día, el centro de Málaga (el hub europeo) tomó el protagonismo y celebró sesiones que se transmitieron en todo el mundo. Además de las sesiones, el evento incluyó por la tarde actividades en la ciudad, con sesiones en el museo Pompidou y el teatro Soho. Y en la primera noche, una fantástica cena en el restaurante de José Carlos García con estrella Michelin.

Estimular la participación online. Para este fin, ICCA ofreció las siguientes características a su plataforma online:

– Shoutbox, un chat activo durante las 6 semanas y más allá de los eventos, donde los delegados podían comunicar, saludarse o compartir fotos.

– Foro de discusión, un área para que los delegados compartan sus desafíos y soluciones.

– Networking Lounge, para chatear con video en reuniones individuales o en grupos e intentar replicar el networking que solemos tener en conferencias.

– Muro de Twitter.

– La plataforma contaba también con diferentes zonas, como la zona Impactos Increíbles, la zona de Salud y Seguridad y la zona Mejor Marketing, que contó con sesiones adicionales.

Reconocimiento de los políticos. Otro factor importante para nuestra industria es el apoyo de los políticos, el cual indica un creciente reconocimiento de nuestra importancia. Los speakers incluyeron al alcalde de Kaohsiung, el presidente de Colombia, el ministro digital de Chinese Taipei, el primer ministro de Luxemburgo, el ministro de Finanzas y Economía de Western Cape y el secretario general de Deportes de Andalucía. Senthil Gopinath, CEO de ICCA dijo: “En un momento en el que nuestra industria ha estado sufriendo más que cualquier otro, fue reconfortante ver un apoyo tan grande de los gobiernos en nuestro destino anfitrión y ubicaciones centrales. Esta es una señal de que las autoridades están reconociendo la importancia de nuestra industria para la recuperación económica de los destinos… ”. Este evento promovido por el Málaga Conevntion Bureau contó con la colaboración de Turismo Costa del Sol, Turismo de Andalucía, y de manera adicional, Turespaña también quiso apoyar esta iniciativa tan importante para el destino.

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