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Congreso médico en el Teatro Goya de Madrid, ¡presencial!

Congreso médico en el Teatro Goya de Madrid, ¡presencial!

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Parece que la actividad presencial en la industria de los eventos se anima. El pasado 9 y 10 de abril tuvo lugar una cita médica con 180 especialistas que asistieron presencialmente y virtualmente en el Teatro Goya en Madrid. Camila Lejarraga, directora de la agencia Meet & Forum nos cuenta los retos de realizar un evento presencial con trazos virtuales integrando las medidas y seguridad anti Covid.

Retos: stands y asistentes presenciales

El mayor desafío fue conseguir el apoyo de la industria farmacéutica con presencia física de stands, y del mismo modo, generar confianza para la asistencia de los médicos. ¿En total? 340 asistentes en streaming, y 45 ponentes en formato presencial. “Además montamos 12 stand presenciales y ocho stands virtuales”, nos detalla Camila.

Algunos protocolos anti Covid…

Montamos un control de acceso donde era obligatorio la medición de temperatura, alfombrilla, etc. En relación al catering, “lo servimos en un coffee break en porciones individuales, preparamos un lunch box para la comida y habilitamos el jardín exterior para estos servicios”, señala Camila. Además colocaron los asientos numerados en el auditorio y distancia de seguridad (butaca libre intermedia), con personal: azafatas preparadas para la limpieza de butacas y cambio de almohadilla de micrófonos. También habilitaron un sistema de desinfección en el guardarropas, y la sesión de posters se realizó online (aunque estuvieron expuestos en paneles).

Complicaciones de un evento híbrido en el sector médico

A estas alturas tenemos controlado el formato híbrido, por lo tanto, se han minimizado las complicaciones. La conexión a internet es el factor menos controlable, pero con líneas de back up conseguimos reducir también el riesgo. Y por otro lado, son fundamentales las pruebas previas con los ponentes que se conectan en streaming, para controlar también el sonido y la cámara con antelación.

Los congresos médicos, si apuestan por la creatividad

Para aumentar el engagement de los participantes, se les involucró antes del congreso, dando la opción de plantear dudas de los temas más controvertidos, que luego fueron resueltas durante el evento. En el congreso, plantearon varias sesiones de casos clínicos con votación interactiva. Por otro lado, se controló la asistencia para la acreditación de formación continuada. Y finalmente se dieron premios a los participantes más dinámicos.

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