Firma invitada: Meeting de Rímini, el primer gran evento hibrido post-COVID

El Meeting de Rímini es el festival cultural de verano más frecuentado del mundo, en el que los visitantes de forma gratuita pueden asistir a conferencias, exposiciones, espectáculos. Se trata de una realidad única en su género ya que su objetivo principal no es otro que el de crear ocasiones de encuentro y de diálogo entre personas de fe y cultura diversas, como reza el nombre de la fundación organizadora: “Meeting por la Amistad entre los pueblos”. Personalidades como el Santo Padre Juan Pablo II, de la Madre Teresa de Calcuta a el Dalai Lama, de Enrio Morricone a José Carreras, de Sergio Marchionne a François Michelin… son algunos de los personajes que se han subido al escenario del Meeting. Cada año el evento gira en torno a un tema sobre el que se desarrolla todo el programa. Empresas como Intesa San Paolo, Enel, Invitalia, Coca Cola o Nestlé son algunos de los muchos patrocinadores que cada año colaboran.

Para hacerse una idea de la magnitud del encuentro, que fue celebrado en el Palacio de Congresos de Rímini, es importante mencionar las acciones llevadas a cabo y algunas cifras que ayudarán a entender que estamos ante el primer gran evento celebrado en tiempos de COVID.

A lo largo de los seis días que ha durado el encuentro se han celebrado 60 conferencias en las que han participado un total de 230 ponentes (incluyendo aquellos que se han unido de forma virtual) y se han creado dos sets de televisión donde los invitados presentes y los que se encontraban en remoto han podido interactuar en todo momento. El aforo de una de las salas tenía una capacidad permitida de 500 personas sentadas en la platea.

Son muchos los medios de comunicación, tanto nacionales como internacionales, que cada verano no quieren faltar a la cita. En esta special edition han sido acreditados 200 medios (130 de forma presencial y 70 de forma virtual). Eugenio Andreatta, responsable de comunicación del evento, comentaba: “Llama la atención que aunque el número de medios acreditados sea muy inferior a las pasadas ediciones, no lo ha sido a la hora del número de reseñas totales, que ha alcanzado las 3.300 publicaciones”.

Dentro de la propuesta cultural, se han celebrado diez espectáculos y creado cuatro exposiciones virtuales, dos de las cuales eran también físicas y podían visitarse junto a los guías que las han preparado en estos últimos meses.

Tecnología y seguridad

A cada persona que entraba en el Palacio de Congresos se le tomaba la temperatura con termómetros láser y el uso de la mascarilla era obligatorio en todo momento. Para poder acceder al recinto era necesario presentar la acreditación online y si se quería a su vez participar en algún encuentro o visitar una exposición, se debía mostrar el QR que daba acceso a esa actividad. Con estos sencillos instrumentos, los organizadores sabían en todo momento el número de personas que se encontraban dentro del Meeting y podían así controlar el aforo de las dos salas donde se celebraban los encuentros. Estas medidas fueron adoptadas para respetar las normas sanitarias vigentes en Italia en el mes de agosto.

Con el directo en streaming se ha podido participar en los encuentros cómodamente desde el ordenador, tablet, móvil o la app creada para esta edición. Estos directos, a su vez, podían ser seguidos en otros idiomas a través de una traducción simultánea. A ello se ha unido un canal de YouTube profesional, bien posicionado y con retransmisiones en directo; una herramienta clave a la hora de facilitar el seguimiento de manera online. Todo esto ha permitido que la asistencia online haya sido muy internacional y variada, sin restricciones demográficas.

Los organizadores también quisieron que para que el evento fuese seguido en diferentes puntos del territorio italiano y en el extranjero, se establecieran diferentes “plazas” donde se retransmitían los encuentros. Esta iniciativa tuvo una gran aceptación y, de hecho, hubo peticiones para organizar plazas en nuevas ciudades: en total, fueron 120 puntos de streaming en Italia y 20 en el extranjero. Para llevar a cabo esta organización se nombró a 1.000 embajadores que se encargasen de todos los preparativos (localización, aspectos técnicos para la retransmisión, salvaguardar todas las medidas de higiene y seguridad, voluntariado, permisos…).

El evento adquirió tal magnitud que incluso representantes de ferias internacionales quisieron asistir para conocer de cerca la experiencia y poder aplicarlo después en sus eventos. Ha supuesto un aprendizaje para todos, pero también para los organizadores. Así lo expresaba Emmanuele Forlani, director de la Fundación Meeting: “Todavía tenemos mucho que aprender del 2020. No es necesario ser esclavos de una forma, sino aprovechar las dificultades para pensar en el contenido. Es lo que ha sucedido en el Meeting, pero también en los colegios y en todas las realidades individuales que han aprovechado esta situación para entender cómo comunicar lo que queremos comunicar de una forma nueva”. 

Los voluntarios: el corazón del Meeting 

Pero si hay algo que siempre llama la atención a los asistentes al Meeting es la cantidad de voluntarios que cada año con su generosidad hacen posible que el evento salga adelante. En anteriores ediciones el número de voluntarios alcanzaba la cifra de 3.000, pero este año únicamente han sido necesarios 300. Se pidió a los voluntarios provenientes de otros países y continentes que este año siguiesen el evento desde sus casas.

“El voluntario tiene un valor infinito: un buen voluntario es el que es capaz de transmitir qué es el Meeting”, explica Donatella Magnani, conocida como “la madre de los voluntarios”. Ella organiza su trabajo, pero sobre todo los cuida: se realiza un encuentro inicial para entender el significado del evento, se le explica a cada uno qué debe hacer y por qué es fundamental su tarea y se tiene una percepción clara de que el hecho de que el trabajo sea voluntario, o gratuito, no significa que no se cuide tanto al trabajador como su tarea. De este modo, el voluntario se siente siempre acompañado. Y son los voluntarios los que ocupan gran parte de las 3.300 reseñas que mencionábamos antes.

Decía Bernard Scholz, nuevo presidente del Meeting de Rímini, en el encuentro inicial con los voluntarios: “El Meeting en su evolución presenta una novedad también en el modo de concebir el trabajo. Se suele tener una idea muy piramidal y parece que sólo cuenta lo que se desarrolla en lo alto, pero la pirámide está en pie por lo que hay en la base. Esos sois vosotros, los voluntarios”.

Mi experiencia año tras año

Entre esos voluntarios que este año no han podido acudir de manera presencial me encuentro yo. Después de 16 años participando como voluntario de forma ininterrumpida, esta ha sido la primera edición en la que no he podido viajar a Italia, y eso también ha sido importante para entender por qué era una edición especial también para mí.

La responsable de los voluntarios quería “obedecer a las condiciones que se nos daban y hacer las cuentas con el virus”, y ella misma animaba a que nos hiciéramos una pregunta: “¿Qué novedad trae este impedimento?”. La cuestión que surge a todos es qué sucede allí para que cada año tantas personas, provenientes de diversos puntos del mundo, den su disponibilidad y “pierdan” una semana de vacaciones para ir a trabajar como voluntarios en este evento.

Partiendo de mi experiencia puedo decir que el secreto para que esto suceda es que el voluntario se convierte en una pieza fundamental del puzle que forma el evento, y cada una de estas piezas, independientemente de la tarea que le haya sido asignada, colabora en la belleza final del gesto. Es esta belleza que percibo la que me anima cada año a repetir.

Mi forma de colaborar en el Meeting de Rímini consiste en acompañar a los invitados que participan en los encuentros. A lo largo de todos estos años he tenido la oportunidad de acompañar a políticos, ejecutivos, cardenales, escritores… y cada uno de ellos me ha permitido poder descubrir algunos acentos del Meeting que yo no había sido capaz de ver hasta el momento. Es por esta razón por la que cada año mi colaboración como voluntario me resulta siempre nueva. Aunque este año los organizadores han hecho hincapié en que era una special edition, para mí cada año es ya una edición especial por todo lo que me llevo en la maleta.