Into the wild: Una convención estilo acampada, con todo el glamour del glampsite

No sería de extrañar que, cuando los trabajadores reciben la convocatoria a sus convenciones anuales, lo hicieran con un resoplido, pensando que un año más les esperan horas en una sala mal iluminada, con una gran pantalla y con una presentación de Power Point interminable. Afortunadamente, poco a poco las cosas van cambiando y cada vez es más común que las empresas apuesten por formatos más dinámicos, que priorizan más la interacción entre sus empleados que la parte informativa. Este es el caso del evento organizado por la agencia Marca Condal, para una empresa del sector tecnológico, que tenía como objetivo celebrar el 20 aniversario de la compañía y aprovechar para realizar su convención anual.

Proceso creativo

Tras recibir el encargo, lo primero que hicieron desde el departamento creativo, fue plantear al cliente que se desmarcara de una convención al uso. “Les propusimos que volvieran a ser niños”, nos cuenta Héctor Rodríguez, fundador y creativo de Marca Condal, y que apostaran por “celebrar de una manera más atrevida de lo habitual, saliendo de lo standard”. Para ello diseñaron una propuesta basada en una acampada “como las de antes, pero con las posibilidades del futuro”.

Una vez el concepto fue validado, empezaron con el proceso creativo que siempre basan en su método de trabajo al que llaman FLUYO. Según nos explica Héctor, incumbe a las tres partes más importantes de un evento: “Nuestro YO soñador y creativo, el YO realista que lo hace posible y luego el YO crítico, que verifica todas las posibles fugas o impactos del evento”. Así surgió el hilo conductor del evento, ‘Into the wild’, una aventura que, durante dos días y dos noches, permitió a los asistentes volver a conectar con su parte más salvaje y alocada.

Una localización especial

Uno de los retos fue encontrar un venue que se adaptara a las necesidades del evento, que principalmente era que contara con una gran extensión de terreno, para poder alzar desde cero todo un campamento, con más de 55 tiendas. El lugar elegido fue La Farinera de Sant Lluis (cerca de Figueres), que cuenta con más de 130 hectáreas, entre las que destaca un lago con embarcadero y piscina. La zona del campamento se ubicó en un gran hayedo y en las tiendas no faltó ningún detalle: camas, mesitas, luces, cargador, mantas, armario, alfombras… todo lo necesario para que los asistentes pudieran disfrutar de una experiencia al puro estilo glampsite.

Además, también se crearon otras áreas, que tuvieron que montarse “de manera exprés” durante dos días, como las zonas de gastronomía, las duchas y lavabos, la zona chillout, un campo de deportes y, un escenario creado para la ocasión, como si de un auténtico festival se tratase, donde se pudieron disfrutar actuaciones en directo de diferentes grupos, dj’s y performances llevadas a cabo por los miembros de La Tribu (malabares con fuego, trucos de mágia, etc.). Según señala Héctor, el montaje estuvo marcado por el viento de tramontana, que dificultó mucho la realización de todas las tareas, aun así, consiguieron acabarlo todo en el plazo previsto.

La Tribu, wild food y evento clandestino

Una de las claves del evento, fue que la tematización se llevó hasta todos los extremos (incluso crearon una canción ad hoc para la ocasión). A su llegada, los trabajadores de la empresa fueron recibidos por los integrantes de un pueblo indígena -La Tribu-, que actuaron como anfitriones del lugar. “La parte artística y temática cobró mucha fuerza para tratar de crear una inmersión total de los asistentes durante los dos días”, explica Héctor. Por eso, las diferentes actividades que se organizaron (desde clases de yoga, sishas, tattoos, danza tribal, zumba o la fiesta flúor), contaron con la presencia de La Tribu.

La parte gastronómica también tuvo un peso importante y siguiendo con el hilo del evento, se apostó por el concepto de wild food -con carnes a la brasa, mazorcas de maiz-, que pudo disfrutarse en la zona de picnic y la zona de la hoguera (dónde también podían hacer los típicos algodones de azúcar al fuego). Además, para aliviar el calor, en la carta también había helados, mojitos y una zona de coctelería creativa. Todo ello, sin olvidar las opciones vegetarianas y veganas, así como propuestas para posibles alergias o intolerancias.

Uno de los éxitos del evento, según Héctor, fue el evento clandestino que se llevó a cabo la primera noche. Dejaron unos flyers con un QR repartidos y escondidos en varios lugares, para que la gente los fuera encontrando durante el día. Al escanearlos, les daba una localización dentro de la finca (una pasarela encima de un lago), donde tendría lugar una fiesta secreta de doce a una de la mañana. Al llegar, se encontraron con un DJ especial que, solo durante una hora estuvo pinchando su música allí.