Lions Clubs International Convention, y cómo gestionar un megaevento en una ciudad europea

Momento destacado durante el evento: el desfile internacional de naciones. “Apoyamos la organización de un desfile al que asistieron más de 15.000 delegados de 150 países que pasearon por el centro de la ciudad de Milán”, nos señala con Rosangela. Por supuesto, todos vestidos con sus trajes tradicionales y sosteniendo sus banderas y estandartes del club. La participación en el desfile de las naciones es fundamental para cada miembro que pertenece a los Leones, es un momento de referencia durante el evento. Según Rosangela, “su organización es bastante compleja, ya que debe administrar el flujo de miles de participantes, definir el camino y abordar los problemas de seguridad y la burocracia, compartir un procedimiento estándar y claro, planificar las transferencias, etc.” El desfile, que incluyó 15 coches clásicos italianos con los miembros de la junta de LCI y 28 bandas de música, pasaron junto a edificios de los siglos XVII y XVIII, iglesias antiguas, fuentes y callejones modernos y terminaron en la plaza Dome. El centro de la ciudad estaba realmente animado por todos los colores, bailes y música de las delegaciones: una fiesta de marcha que miles de ciudadanos admiraban y apreciaban.

¿Un desafío realmente complejo? Este mega evento presentó necesidades complejas como por ejemplo espacios XL para reuniones; 5.000 habitaciones de hotel bloqueadas cinco años antes del evento a una tarifa fija; un plan de transporte muy complejo; un fuerte apoyo del destino; la posibilidad de organizar un desfile con miles de participantes en el centro de la ciudad, fueron los requisitos para ganar la candidatura.

De hecho, la organización del evento ha durado 6 años, comenzando desde la candidatura de Milán como ciudad anfitriona, y continuando con la oferta internacional para la gestión de algunos de los servicios, adquiridos por AIM Group, y tres inspecciones detalladas del sitio (en 2014, 2017 y 2018, que consideraron todos los hoteles y todos los lugares elegidos para los eventos y cenas).

Innovación durante esta edición. Lions Clubs International Convention es más un mega evento complejo que innovador. Es un evento anual que la asociación ha definido a lo largo de los años y cuidadosamente ha planificado con hitos y ceremonias que los miembros esperan cada año. Este megaevento incluye numerosos eventos sociales, benéficos y emblemáticos que tuvieron lugar durante varios días/semanas. ¿En total? 25.000 participantes, 20.000 solicitudes de VISA gestionadas y 56 embajadas o consulados contactados, 85.000 personas se trasladaron, nueve cenas, 28 actividades sociales, 17 días de reuniones paralelas, “todos estos números muestran la complejidad del evento”, nos señala Rosangela.