MGS lleva a 400 participantes a un incentivo a Perú  

El reto: impresionar a gente que lo ha visto casi todo 

Este viaje se ofrece a los mejores agentes de la compañía, un público exigente: “repite un 80%, los ganadores de cada año están fidelizadísimos y han ido a muchos viajes de alto nivel ya” nos comenta José Luis Vázquez de IAG7 MICE.  

Así que el reto es superar al viaje anterior, que, en la encuesta, no baja del 4,8 sobre 5. Para ello, “tienes que arriesgar. Y es muy importante la comprensión cliente-partner, tiene que haber confianza y transparencia total”, nos comenta. Veamos cómo.  

Este viaje tiene un impacto en los resultados comerciales de la empresa, empezando con la estimulación de ventas: “diciembre es el mes que hay que apretar para llegar a objetivos, es un mes frenético”, y el viaje aporta la motivación necesaria. Pero tiene muchos otros valores, por ejemplo, a nivel de conexión emocional con la empresa: hay participantes que han continuado con el negocio de sus padres y repiten, y el orgullo de pertenencia se tiene que mantener. El incentivo supone también un momento en el cual escuchar a estos agentes exclusivos, entender sus necesidades, recordarles los valores y proyectos de la empresa. Un momento valiosísimo. 

Una división del grupo para poder organizar la logística 

El grupo llegó a Lima, donde los participantes pudieron explorar la ciudad. Luego, el viaje consistió en dos noches en Cuzco, dos en Valle Sagrado, dos en Lima. Para Cuzco y Valle Sagrado, los participantes se dividieron en dos grupos porque llevar a 400 personas juntas supone un reto de logística en algunos sitios del país. El Grupo A recorrió la Ruta Manos de la Comunidad y visitó la Hacienda Huayoccari, mientras que el Grupo B realizó un recorrido panorámico por Cuzco y Sacsayhuamán, y luego se intercambian. Los 400 se reencontraron en Lima, donde se alojaron en el Westin. 

El inolvidable (pero difícil) Machu Picchu  

Uno de los momentos más propios de la esencia del país fue obviamente la visita a Machu Picchu. Viajaron en un tren privado hasta Aguas Calientes y, desde allí, ascendieron a la ciudadela inca en un horario estratégico para evitar aglomeraciones. Para facilitar el recorrido, se habilitaron rutas especiales y se contó con guías adicionales, garantizando que todos pudieran disfrutar del sitio sin dificultades. Pero esta maravilla plantea retos.  

• La salud. Visitar Cuzco y Machu Picchu plantea tres problemas: mal de altura (puedes acabar ingresado), descomposición (que te afecte el estómago), y caídas o torceduras, porque el suelo es muy desigual. Así que pusieron un equipo médico con cada uno de los grupos, algo necesario como lo comenta José Luis: “Si hay que ingresar, supone que una persona ya no disfruta de una parte del viaje, además de la angustia del resto de participantes. El médico y su asistente en cada grupo actuaban con celeridad, aportando oxígeno a quien lo necesitaba y pudiendo todos mantener el ritmo. De hecho, se encontraron con otro incentivo donde hubo 12 personas ingresadas… El equipo médico supone un coste, pero aporta una tranquilidad y calidad de experiencia notables. “Ha salido muy reforzada la imagen de MGS, la de profesionalidad y de cuidar mucho a su gente”. 

• El tiempo que hace por la mañana. “Es fantástico verlo con un sol saliente o con la niebla. Pero por lo general y por estadística, a partir de las dos o del mediodía, acostumbra a mejorar el tiempo, y la experiencia es más agradable”, así que lo organizaron de esta forma. 

En todo caso, una maravilla del mundo, pero que requiere un buen conocimiento del destino, y cautela para que la experiencia sea espectacular.  

La gran noche en Lima: separar los eventos para que cada uno tenga su identidad  

En Lima, los participantes se reencontraron y vivieron una verbena con cena criolla y espectáculo en la Peña del Carajo:  una fiesta con música en vivo y buena comida para que la gente se relacionase al reunirse por primera vez, todos juntos desde el inicio del viaje. 

Al día siguiente, la noche de gala. Pero… si tienes que hacer una entrega de premios y una cena de gala, ¿combinas estos dos en un evento único? No si quieres que cada momento tenga su pleno protagonismo: así que la ceremonia de entrega de distinciones tuvo lugar en el muy prestigioso Gran Teatro Nacional, acompañada por una representación del Ballet Nacional de Lima. Un momento en el cual dar a los mejores todos los honores – es su merecido momento de gloria – con una puesta en escena impactante. 

La experiencia culminó con una cena de gala en el Hotel Westin, reconociendo el esfuerzo de los asistentes. Esta división de los eventos permite que cada momento pese más, pero también complica la logística y requiere separar el equipo para preparar los dos eventos. Se desplazaron un equipo de 17 personas de la agencia, además del apoyo del receptivo. 

Una logística compleja e inclusiva 

Es un país precioso, pero no es fácil a nivel de logística. ¿Ejemplos? “Como las carreteras son precarias, no podemos utilizar autobuses grandes; utilizamos minivans, hubo que coordinar 38 minivans». 

Desde Valle Sagrado, chartearon un tren, lo cual fue una gran facilidad, de horarios y de experiencia, con un servicio personalizado a los viajeros. También, para optimizar la experiencia, se diseñaron horarios estratégicos para evitar aglomeraciones. 

Los desplazamientos desde Lima a Cuzco y regreso a Lima, se realizaron en dos vuelos especiales de LATAM, con horarios y atenciones especiales. 

Y Lima es caótica en cuanto a tráfico: ir del aeropuerto al centro puede suponer dos horas. Del Westin al Teatro Nacional, son 2km, pero pueden ser 50 minutos o más, así que hablaron con las autoridades y tuvieron escolta policial para abrir paso a los autobuses (lo cual es una muestra de la importancia de estos viajes para el país).  

Y otro punto de logística: fue absolutamente inclusiva. Uno de los ganadores iba en silla de ruedas y pudo hacer lo mismo que todos los otros, incluso subir al Machu Pichu, con un equipo de personas que lo iban trasladando con relevos. 

La imprescindible app 

Se implementó una app para informar y compartir en tiempo real: allí recibían la información, sus billetes, y pudieron colgar fotos, intercambiar mensajes, fortaleciendo el efecto de pertenencia. Y lo bonito: esta parte de la experiencia empieza antes del viaje, creando interés y comunidad y dando ganas a todos de que llegue el viaje. Otra dimensión digital es el uso de Instagram, donde la gente postea muchas fotos, en general en primera persona, una forma también de comunicar que la empresa les cuida. Y puesto que este tipo de viaje se tiene que recordar, gestionaron los necesarios permisos para grabación con cámara profesional en el Machu Picchu.