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Un evento híbrido con asistentes “piezas clave”

Un evento híbrido con asistentes “piezas clave”

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Paula Rey
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Los eventos internos son una herramienta eficaz para motivar, fidelizar, fortalecer relaciones y conseguir que todos se sientan una parte importante que comparte una misma cultura. Una convención es la ocasión ideal para llevar a escena el compromiso con tu equipo haciéndoles participantes (y no solo asistentes) de un momento único y valioso creado especialmente para ellos. Pero… ¿cómo conseguir su involucración a distancia? Sabemos que no es nada fácil… Para un cliente del sector farma, la agencia Kivicom organizó un evento interno, híbrido, de 3 días con asistentes “piezas clave”.  ¿Cómo lo hicieron? Por Paula Rey

El evento tuvo una duración de tres días y se compuso por diferentes partes: el primer día presentación de productos, y los dos días restantes reuniones de departamento de marca y convención. “Al ser tres días de evento propusimos al cliente definir bien las partes y los tempos de cada una de ellas, ya que no podían alargarse”, nos cuentan desde Kivicom. Para grabar y emitir vía streaming eligieron un plató “tipo croma” cercano a las oficinas del cliente, al que se desplazaron 7 personas del comité de dirección de las marcas de la compañía.

El primer día, en directo desde el plató, el comité de dirección abrió el evento con una inauguración “en tono humorístico, intentando acercarse a los asistentes y romper la fachada corporativa”. Por la tarde, se presentaron los lanzamientos de producto de cada marca. Eran contenidos pre-grabados y editados por el equipo de Kivicom. Ya el último día cada marca/departamento se reunió en “salas de subcomisiones” para tratar de forma más específica cada una de las marcas. Divididos así  en grupos, “los asistentes podían interactuar por cámara/audio y compartir sus pantallas, fueron sesiones dinámicas (en formato Q&A, poll…) y que les ayudaron a sacar de manera privada conclusiones al final del evento”.

¿Cómo convertir al asistente en pieza clave?

Virtualmente parece complicado transmitir los valores corporativos consiguiendo que los asistentes los sientan, los integren y los compartan. Desde Kivicom nos cuentan que para esto crearon el concepto creativo: “piezas clave”. Todo el hilo conductor del evento era esta idea que, nos cuentan, aplicaron de diferentes formas. Pre-evento incidieron mucho en la comunicación: “realizamos comunicaciones previas antes del evento a través de la plataforma streaming que creamos adhoc… por ahí lanzamos las primeras preguntas de gamificación que tuvieron un papel significativo durante todos los días del evento, y también les presentamos de antemano la app del evento donde el usuario podía consultar información del evento, tenía buzón de sugerencias, encuestas y mediante el social wall (una red social privada) interactuar con los demás”.

Clips creados por los propios asistentes

Desde el principio aseguran que se puso a los asistentes en el contexto de que todos ellos eran “piezas clave” y se les pidió igualmente que grabasen de antemano clips caseros que se fueron lanzando durante el evento y que, comentan, “ayudaron a humanizar y a dar esos toques de cercanía”. Siguiendo esta idea,  se eligieron como moderadores a los propios product manager de las marcas, los cuales recibieron indicaciones del personal de realización y el regidor de cómo dirigirse a los asistentes en sus casas “para conseguir aportarles cercanía”.

Un mensaje visualmente estimulante

Visualmente también se trabajó en transmitir el mensaje “sois piezas claves”. ¿Cómo? Además de introducir los clips caseros creados por los asistentes, nos cuentan que las presentaciones y contenido audiovisual seguían ese mismo concepto y que, para ello, el trabajo previo es fundamental: “un esfuerzo en la maquetación, edición, diseño gráfico en la misma línea, y también una puesta en común con una escaleta técnica muy clara y detallada para que el personal técnico integrase sin errores los contenidos, tuviese claros los tiros de cámara elegidos para transmitir…”. También fue “pieza clave” el grafismo del fondo del Croma formado por diferentes piezas de puzzle en movimiento con el color corporativo de cada una de las marcas y su logo.

Las medidas de seguridad en plató

Desde Kivicom nos cuentan que el máximo de personas de equipo técnico dentro de plató fue de 9 personas. “El espacio disponía de mucha capacidad y de diferentes salas lo que permitió gestionar el aforo. También contábamos con cartelería y señalética, puntos de gel hidroalcoholico y el uso de mascarilla era obligatorio, excepto para los ponentes en momentos de grabación cuando estaban situados a 2m de distancia”.

 

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