Una convención poco convencional: BTS Global Conference 2019

Los objetivos de la convención eran hacer un review del estado de la empresa, y marcar los retos del 2019. Uno de los mensajes principales fue transmitir optimismo y entusiasmo por el crecimiento de la empresa que han doblado el número de personas en plantilla, eso es buena señal, y un argumento motivador. Y si este este era un mensaje clave, el objetivo esencial era ofrecerles mucha formación, tanto teórica como práctica, impartida por los responsables de cada área, los socios principales y algunos speakers externos. Para la parte práctica se montó una expo, usando todas las salas del hotel AC Forum, para que los equipos pudieran conocer de primera mano qué hacen los demás departamentos y tener un conocimiento transversal de todas las áreas de manera 100% práctica y experiencial. Para la parte teórica se organizaron sesiones plenarias, en el hotel Hilton Diagonal Mar, que se complementaron con formaciones específicas por áreas, llegando a haber 17 workshops en 17 salas a la vez. 

“Uno de los puntos claves de este evento era la logística, puesto que teníamos a los participantes divididos en dos hoteles contiguos y, debido a la cantidad de pequeñas reuniones que tenían lugar al mismo tiempo, también dividimos las comidas y los meetings en ambos hoteles”, nos cuenta Mónica Bravo, Managing Director & Owner de Abile.

Para toda la parte audiovisual Abile confió en Power AV que realizó un gran despliegue de medios (vídeo, iluminación, sonido y estructuras) como pantallas modulares led, la Absen A3 en el escenario de la cena de gala, compuesta con 180 módulos y 45m2, además de los casi 200 Par LED y 70 robotizados para la iluminación de los diferentes espacios. También se utilizaron más de 100 altavoces, 35 micrófonos (mano, diadema, banda…), ocho mesas de control y 16 proyectores. Para instalar todo esto y hacer que funcionara de forma adecuada se necesitó medio centenar de técnicos y profesionales.

El programa de actividades tenía un objetivo: que se enamoraran de Barcelona y descubrieran su cultura, gastronomía e historia, para lo que se organizó una ruta a pie desde el Born, pasando por Santa María del Mar, Plaza Sant Jaume, Plaza Real, Ramblas, Mercado de la Boquería, Catedral y Portal del Ángel hasta llegar a la Plaza Catalunya.

Y llegaron los momentos de celebración, fundamentales en una convención. Después de un intenso día de reuniones, la primera cena fue más casual, un standing cocktail, en el hotel Hilton Diagonal Mar (en la carpa exterior), para dar la bienvenida a todos. La segunda fue en una cena banquete en el hall del Hilton Diagonal Mar, en la que las personas que se habían incorporado recientemente a la compañía tuvieron un especial protagonismo. El resto de los compañeros, los veteranos, se repartieron en grupos según las oficinas, e hicieron una performance de minutos dedicada a sus compañeros (bailar, cantar…cada uno preparó lo que quiso y desplegaron todo su talento). Al acabar la cena, subieron al escenario cuatro grupos (entre ellos los de la oficina de India, en la que hay 36 personas nuevas) y realizaron unos shows que causaron sensación entre los compañeros, una forma de conectar, conocerse mejor, divertirse juntos, crear comunidad. Y llegaba el momento del reconocimiento (un must en la gestión de equipos). Se comunicaron las promociones a nivel directivo (empleados que ascienden de categoría) y al acabar, continuó la fiesta hasta la madrugada.

El “plato fuerte” lo dejaron para el día siguiente. La cena de tercer día fue en Atarazanas, sede del Museo Marítimo de Barcelona. En este edificio con más de 700 años de historia entre el mar y la Rambla, se comunicaron los nombres de los directivos que pasarían a ser socios de la consultora. Por ello se escogió este lugar emblemático y elegante, en el que la puesta en escena fue cuidada al detalle. Al sentarse, los camareros sirvieron el cava en copas luminosas de led y a continuación, se bajaron las luces para recibir a una pareja de tenor y soprano que interpretaron el brindis de la Traviata a modo de bienvenida y todos, levantando sus copas, brindaron juntos. Durante la cena gourmet, dos de las nuevas oficinas hicieron sus correspondientes sketches (nadie se libró de salir a escena) y después, llegó el gran momento. De manera muy personalizada, el fundador de la compañía dedicó unas palabras a cada los que iban a ser nombrados nuevos socios (ellos no sabían nada, fue sorpresa) y al acabar su discurso, los nombraba para que subieran al escenario y recibieran el aplauso de sus compañeros, incluida una nominación vía streaming a un directivo que estaba en USA y que recibió en directo la noticia de su ascenso.

Al finalizar, en vez de que la fiesta continuara dentro del espacio, lo que Abile les organizó fue una inmersión en la cultura local (vemos esta tendencia cada vez más fuerte en eventos), con una ruta de bares por el caso antiguo de Barcelona, empezando por la Plaza Real, para que vivieran ese momento de la manera más auténtica y sintieran la esencia de Barcelona.

La despedida fue más rompedora. El objetivo era agradecer a todos su esfuerzo, premiarlos por sus resultados, motivarlos para que sigan dando lo mejor y comunicarles que el futuro no tiene límites. Para esta cena de cierre se escogió la Cúpula de las Arenas que se transformó en una auténtica nave espacial literalmente, gracias al video mapping que montó Power AV. La nave despegaba hacia el futuro con todos ellos a bordo. Todo se ambientó en el futuro, entraron por un túnel a la «nave espacial», donde fueron recibidos por camareros vestidos de astronautas que les ofrecían un cóctel creado para la ocasión con los colores corporativos y humeantes (a base de hielo seco). Todo era futurista, innovador y tecnológico, pero a la vez cálido, agradable, amistoso, acogedor, acorde con el modo en que la empresa ve el futuro. 

Todo era luminoso. El mobiliario chill out blanco y minimalista, las barras, los buffets saludables (con productos km0), un green corner para las dietas especiales (veganos, vegetarianos, sin gluten, sin lactosa…). Para que el ambiente fuera acogedor, trajeron a una banda de rock desde UK en la que tocan y cantan algunos de los trabajadores (como hobby) y ellos amenizaron la primera parte de la noche. Varios se animaron a tocar en directo ante sus compañeros y el broche de oro lo puso el CEO que interpretó dos temas dedicados a todos, levantando pasiones. Después la fiesta siguió con un DJ, y todos con sus stiks luminosos de colores dieron un look innovador a la fiesta.

Un evento sostenible. Se regalaron botellas de tritán (nuevo material biodegradable) a todos para que las rellenaran de agua a lo largo de los cuatro días en las fuentes que se colocaron por todas las salas de los dos hoteles. Las comidas fueran todas de productores locales, sanas y no se utilizaron recipientes de plástico ni desechables, dando prioridad al vidrio y a todo lo que fuera reutilizable para controlar la gestión de residuos. Y fue lo más paperless posible: en lugar de imprimir agendas toda la info estaba en una app, que se iba actualizando. Se imprimieron pocos carteles y todos con materiales reciclables, incluidas las minutas. Los asistentes tomaban notas en sus ipads. Se reciclaron los centros de mesa de las cenas adaptándolos para que parecieran diferentes pero usando la misma base. Se eligió el hotel y los venues de las cenas dentro del casco urbano para potenciar el uso del transporte público y evitar traslados en coches privados. Se optimizaron al máximo los traslados en  buses para reducir la contaminación y dejar el menor impacto posible.  Se fomentó el bienestar de los participantes, ofreciendo cada mañana actividades deportivas (yoga y running), se les animaba a beber mucha agua, usar las escaleras en lugar de los ascensores, lavarse las manos cada vez que entraban en una reunión (se pusieron hand sanitizers en todas las salas) y comer mucha fruta y verdura (que había en cada servicio de lunch, dinner y coffee breaks).