Cómo los espacios de eventos ven su relación con los organizadores

Han participado en este encuentro: Green Patio, Meeting Place, Oh My Club, Phygital Gallery, Estadio Riyadh Air Metropolitano, Espacio Bertelsmann, Espacio Pablo VI, Eurostars Hotel Company, Impact Hub Madrid, LECLAB, Grupo Mandala, CREAA, La Salle, Museo Legends, Alzacopas, Por si llueve, Co Studio Prosegur, Stage Entertainment, UZalacaín La Finca.

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Si hay dudas con el briefing, mejor aclarar por teléfono

Muchos espacios coinciden: los briefings llegan incompletos o confusos. La información clave (montaje, necesidades técnicas, horarios, flujo de invitados…) rara vez se detalla desde el principio. En parte, porque cada vez hay menos agencias profesionales de por medio. “Probamos a enviar plantillas, pero muchos clientes no las entienden”, comentaban. La solución, apuntaban varios espacios, pasa por lo más simple: hablar por teléfono y aclarar todo desde la primera cotización.
Consejo: la comunicación humana sigue siendo la herramienta más eficaz. Antes de enviar un presupuesto, hay que asegurar haber comprendido bien el evento en una conversación real.

Visitar el espacio es una garantía

Cada vez más clientes quieren cerrar un espacio sin visitarlo. “Incluso en Navidad y, luego, cuando descubren las limitaciones, ya no hay margen para reaccionar.”
Los espacios insisten en la necesidad de una visita o, al menos, una videollamada detallada.
Consejo: integrar la visita en el proceso no solo mejora la planificación, sino que garantiza que todo aquello que se quiere hacer en el evento puede ser viable por las características del propio espacio. Por ejemplo, quizás, necesitas asegurar la potencia eléctrica, dónde están situadas las columnas exactamente, si puedes colgar decoraciones…

La creatividad tiene límites físicos

La tensión entre creatividad y viabilidad es constante. “A veces la agencia propone cosas que exceden las posibilidades del espacio: colgar estructuras, instalar elementos en la calle… y no nos lo dicen hasta el día del montaje”, comentaban.
Consejo: antes de vender una idea, hay que comprobar si el espacio puede soportarla técnica o legalmente. La creatividad es bienvenida, pero sin diálogo previo se convierte en improvisación peligrosa.

El asesoramiento técnico de los espacios no se suele cobrar

Muchos espacios se ven obligados a asesorar sobre producción, montaje o logística sin que ese trabajo esté contemplado en su tarifa. “Estamos haciendo venue management sin cobrarlo”, reconocen varios. El caso del Estadio Riyadh Air Metropolitano ilustra una buena práctica: cuentan con una figura técnica encargada de revisar la viabilidad del evento, coordinar con proveedores y asegurar que todo sea posible dentro del espacio.
Consejo: los espacios deben poner en valor este servicio, y los clientes reconocerlo. El asesoramiento técnico evita errores y salva eventos; tiene un coste, y debería, quizás, empezar a reflejarse en el presupuesto.

Bloqueos y prebloqueos comunicados claramente

Cada espacio gestiona los bloqueos de forma distinta: algunos bloquean durante 7 días, otros piden un 25% por reserva, otros solicitan un 50% si hay otra solicitud para la misma fecha… Esta disparidad genera, a veces, confusión y tensiones. “Si avisamos de que la fecha está en competición, al cliente le sienta mal”.
Consejo: hay que comunicar políticas claras de bloqueo. Transparencia y flexibilidad son claves para mantener la confianza sin poner en riesgo la viabilidad comercial del espacio.

El montaje y el desmontaje en el espacio también tienen valor

Hay consenso en que estos días deberían cobrarse, pero no en cómo. Algunos espacios los facturan como día completo, otros aplican el 50%… Lo que sí está claro es que no deberían ser gratuitos: implican personal, recursos y tiempo de ocupación.
Consejo: negociar no significa invisibilizar el esfuerzo operativo que hay detrás. Se recomienda incluir (y aceptar) los días de montaje y desmontaje desde el presupuesto inicial.

Un sector enfermo de comisiones

Algunos espacios las incluyen en el precio final, otros las omiten, y muchos prefieren no hablar del tema.

Consejo: la transparencia es la única forma de recuperar la confianza. Hay que definir desde el inicio si hay comisión, a quién corresponde y en qué condiciones se aplica.

Profesionalizar la relación y ver al espacio como un socio

Otro de los aprendizajes del encuentro fue que la profesionalización no depende solo del espacio. También del cliente y de la agencia.
Consejo: la relación con el venue debe ser como un aliado estratégico, no como un simple escenario. La experiencia operativa de un espacio puede salvar de muchos problemas, si se involucra desde el principio.

Si quieres conocer nuevos espacios, consulta nuestra Guía de Espacios