Seis reglas sencillas para tu estrategia de tecnología para eventos

En este artículo, te recordamos algunas de las bondades de la tecnología para hacer que tus eventos sean más personalizados, más efectivos, más fluidos, más interactivos. Ahora recordemos unas claves de cómo trabajar, cómo modificar tu gestión de proyectos para dar a la tecnología el hueco que merece.

Destina presupuesto específico

Es obvio: la tecnología tiene un coste, y si no piensas que merece presupuesto, deja de leer este artículo. Si analizas el mundo en el cual vivimos, sabrás que el valor de una empresa (y de un evento) radica en buena parte en los datos. ¿Qué nivel? No hay un nivel fijo, pero algunos hablan de un 5% (que francamente, no parece excesivo para “pasar de un evento tonto a otro inteligente”).

¿Presupuesto del departamento digital?

Existe en tu empresa un departamento digital y probablemente un departamento de CRM, que tienen su presupuesto, que invierten para tener inteligencia. El valor de inteligencia que aportas puede justificar que estos otros departamentos ayuden a nivel de presupuesto. Al final lo que haces les ayuda a cumplir sus objetivos. La tecnología no es realmente experiencial, sino una capa que se pone encima.

Ponlo desde el briefing

Haz que en todos tus briefings haya una secciónde tecnología. Evita así despertarte a 3 días del evento pensando en cómo integrar preguntas por la app a los ponentes. Sabes muy bien que irás corriendo, así que, si no lo tienes bien definido desde el principio, no tendrás estrategia tecnológica en tu evento.

Trabaja este briefing con crm / digital

Son los departamentos clave en temas de inteligencia de datos, así que implícales desde el briefing, entiende lo que te pueden aportar sobre el público, y mira con ellos qué les puedes aportar. Y te aportarán mucho: no olvides que es su mundo.

Intégralo a todos los componentes de tu evento

Tus expositores, tus patrocinadores, tus ponentes… mira con ellos si la tecnología puede ayudarles a enriquecer su evento. Por ejemplo, si trabajas con tus ponentes en definir tres mensajes clave a transmitir, y que seguirás en la votación en directo, harás que se centren mucho en estos mensajes y que su sesión sea más efectiva.

Dedica tiempo, al principio y al final.

Escuchamos un sinfín de casos en los que el evento genera datos que se quedan en una base de datos sin utilizar. Piensa desde el principio qué harás con los datos y sobre todo quién lo hará. Porque a nadie le sobrará tiempo al acabar el evento, lo sabes.

Es hora de pasar de la tecnología como una mera base de datos de registro en tu evento. Pero para que aporte este valor, no hay milagros: algo de presupuesto, de colaboración, de tiempo del equipo, de trabajo colectivo. Incluso en un sector donde lo que nos va mejor es el roce y la puesta en escena, podemos conseguirlo.

Y consulta aquí las mejoras muy concretas que puede aportar la tecnología en tus eventos.