WhatsApp, ¿sí o no para organizar eventos?

Una situación muy típica

Imaginemos un evento que tenemos dentro de dos semanas. El cliente confirma por WhatsApp que finalmente serán 180 personas en lugar de 150. Perfecto. Lo lee el equipo y seguimos. Unos días después, alguien abre el listado de invitados y sigue trabajando con 150. “Pero si esto estaba confirmado.” Sí. Estaba confirmado. En un mensaje de WhatsApp perdido entre una foto del montaje, tres audios y un “buenos días”. No hace falta que haya un gran error para que el sistema falle. A veces simplemente se ha perdido una información importante entre demasiadas conversaciones.

¿Entonces dejamos de usarlo?

Yo diría que no. De hecho, durante un montaje me parece una herramienta prácticamente imprescindible.  Cuando estás trabajando sobre el terreno necesitas rapidez. Un mensaje, una foto o una llamada pueden resolver algo en segundos. Así que para mí la cuestión no es “WhatsApp sí o WhatsApp no”. La cuestión es qué cosas llevamos a WhatsApp.

Lo que sí llevaría a WhatsApp

Todo lo que está pasando en ese momento: el camión ha llegado, el proveedor está esperando, hay que cambiar una mesa de sitio, el cliente quiere hablar contigo, el fotógrafo ya está preparado, el montaje lleva 20 minutos de retraso… Ese tipo de información es perfecta para un grupo de producción. Incluso una foto puede ser mucho más útil que explicar por escrito dónde está algo. Por ejemplo: estás esperando una estructura para un photocall y el proveedor te escribe “ya estoy aquí”. Una foto de la entrada del recinto y un “¿estás en esta puerta?” pueden resolver en 10 segundos algo que, por teléfono, puede llevar 5 minutos.

Lo que no dejaría ahí

Todo lo que vamos a necesitar dentro de unos días, o que puede necesitar otra persona, el presupuesto aprobado, el contrato, el plano definitivo, el listado de invitados, la escaleta, los datos de un proveedor, una decisión importante del cliente… eso lo guardaría en otro sitio. Porque si mañana alguien te pregunta por el presupuesto definitivo, la respuesta no debería ser: “Creo que lo mandé por WhatsApp.” Ese “creo” es peligroso en nuestro trabajo. Y todavía peor cuando alguien dice: “Sí, sí, estaba en el grupo.” ¿En qué grupo? Ese es el problema.

También hay que pensar en el cliente

Aquí creo que depende bastante del tipo de cliente y del evento. Hay clientes con los que WhatsApp funciona perfectamente y que, de hecho, lo prefieren. Otros quieren que todo pase por email. Y otros quieren tener una reunión para cada cosa. No creo que haya una única fórmula. Lo que sí intentaría es dejar claro desde el principio cómo vamos a comunicarnos y para qué utilizaremos cada canal.