Compras en eventos: así lo ve Sonia del Río, event manager y presidenta de la EMA

Sonia lleva 20 años en el sector de los eventos y sabe muy bien que la relación compras-event manager requiere de mucha empatía y confianza. Reconoce el valor añadido que aporta compras en la gestión de los eventos, pero tiene claro que el papel del gestor de compras debe ser más el de asesor que el de decisor. “Es la figura del event manager quien, a través de sus conocimientos y experiencia, tiene la capacidad de decidir qué proveedor es el más adecuado para cada proyecto pues al final son quienes tienen que gestionar el evento con toda la profesionalidad y garantías necesarias”, nos comenta. 

Valor del departamento de compras, qué beneficios y en qué facilita la vida al event manager… y también qué se puede mejorar 

La figura del gestor de compras es muy importante que esté ligada a los eventos ya que realiza dos funciones imprescindibles. Por una parte, juegan un papel de soporte a la hora de validar y comprobar la garantía de los proveedores. No solo a nivel de solvencia económica, sino también de que estos cumplen con los requerimientos globales, los KPI’s de rendimiento y los números que exige central. Esto supone una garantía para el event manager, asegurándole que el proveedor que está a su disposición es solvente y va a responder cuando se le confíe un evento.

También facilitan mucho la selección y la comparativa de proveedores, aunque también sería una parte a mejorar, pues algunas veces, a los event manager nos da la sensación de que se inclinan más por la parte económica que por la calidad de los proveedores. Es una parte importante conocer al equipo que hay detrás de un proveedor, los tiempos de respuesta, la dedicación, la pro-actividad, el conocimiento… en fin, la profesionalidad, y este dato no se puede medir con números.   

Lo mismo ocurre en la comparativa de ofertas en las que las agencias tienen que cobrar por servicios que no son tangibles, vinculados a la creatividad  y las ideas. En este caso el papel de compras es asesorar, que puedan negociar con los proveedores buenas condiciones, pero más allá de ese terreno la elección final es del event manager, que lo que hace que te decantes por una opción u otra va más allá del puro coste. 

Compras también es bienvenida a la hora del briefing 

Creo que es bueno que las personas relacionadas en la decisión estén en la definición del briefing y compras sería uno de ellos, así que sí, también. Siempre es interesante su aportación en conocimiento y gestión de proveedores. Creo que su aportación tiene más sentido en el caso de comparativas de proveedores o agencias, pero una vez que hay un briefing  y un concepto definido, su papel no tiene tanto peso y quizás en estos casos no es tan necesario. 

Claves para una mejor relación comprador-event manager 

Para trabajar juntos hay que tener una buena sintonía, mostrar predisposición máxima y tener la mente abierta. Sobre todo mucha comunicación entre las partes para que todos sumen. El departamento de compras es necesario que muestre empatía por el  conocimiento del event manager, que confíe en su profesionalidad  y su criterio. Y por parte del event manager, la clave es dejarse asesorar, saber interpretar las incidencias o disparidad entre las propuestas presentadas de los diversos proveedores y confiar en los criterios de selección que aplica el departamento de compras para asegurar la solvencia y garantizar el trabajo asignado a cada uno de los proveedores.