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Sostenibilidad · Madrid

Cotec lanza la Alianza Contra el Ausentismo y la pone a prueba en su evento más importante

Cotec lanza la Alianza Contra el Ausentismo y la pone a prueba en su evento más importante

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Cristina Munoz
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El no-show de los invitados a un evento es posiblemente uno de los problemas más enquistados en el sector de eventos. Muy difícil de gestionar, el impacto de las personas que en el último momento deciden no acudir un evento se traduce no solo en desperdicio de comida y de materiales, también impide que otros posibles invitados participen en el evento. Dispuesta a sensibilizar sobre este problema, La Fundación Cotec lanzó hace cinco meses la Alianza Contra el Ausentismo a la que se han sumado ya más de 50 empresas y organizaciones. Este ha sido el resultado de su acción en su reciente Gala de la innovación

El pasado 17 de junio la Fundación Cotec organizó en Madrid su mayor evento del año, La Gala de la innovación presidida por SM El Rey y con presencia de dos ministros, numerosas autoridades, políticos, empresarios, científicos y profesionales del sistema nacional de I+D+I. La Gala 2024 de Cotec, dedicada al binomio innovación y democracia, se celebró en el Gran Teatro Caixabank Príncipe Pío, en Madrid y sirvió para presentar el Anuario 2024 de Cotec.

El evento se organizó siguiendo el decálogo de la Alianza Contra el Ausentismo lanzada por Cotec el pasado febrero. ¿Resultados? Cotec ha conseguido que la tasa de ausentismo bajara del 46% al 14% respecto a la gala del año anterior. En números: 717 asistentes, 138 invitados que informaron previamente de su no asistencia y 137 ‘ausentistas’, que, siguiendo los principios de la Alianza Contra el Ausentismo, no serán invitados a la gala del año que viene.

La Alianza Contra el Ausentismo

La Alianza Contra el Ausentismo impulsada por Cotec es un decálogo que compromete a quienes la suscriben, basado en nueve medidas que atañen a los organizadores y la décima, abierta a la definición de cada aliado. Lo más novedoso, y posiblemente más impactante de la alianza, es que contempla establecer penalizaciones para los ausentistas.

Estas consisten, en el caso de Cotec, en excluir a los ausentistas, temporal o definitivamente, si son reincidentes, de su lista de invitados. En esta edición de la gala, las personas que no asistieron y no avisaron con tiempo de su ausencia, recibieron esos días un email explicándoles el porqué de la medida.

Los compromisos que impone el decálogo tienen que ver con profesionalizar los eventos y las convocatorias y dar facilidades al invitado: simplificar la cancelación, respetar la privacidad, no abusar del overbooking, organizar eventos sostenibles, segmentar las convocatorias, además de experimentar para mejorar, promocionar la Alianza y compartir resultados.

Cotec nos da sus cifras: La tasa media de ausentismo en los 16 eventos organizados por Cotec en 2023 fue del 32%. El ausentismo fue mayor en los 7 eventos celebrados en su sede de Madrid (19%), que en los 9 organizados fuera de la capital (12%). A diferencia de La Gala, en los eventos que celebra la Fundación durante el año el aforo no llega al medio centenar de personas.

¿Podría funcionar la penalización al no-show en eventos corporativos?

Sin duda la alianza es un importante paso adelante que ya está consiguiendo resultados. Parte de su efectividad, sin duda, es no solo la concienciación, sino también la imposición de una penalización ‘moral’ a los ausentistas. Esta consiste esencialmente en comunicar al ausentista que será excluido de la convocatoria inmediatamente posterior y permanecerá en la lista de invitados para subsiguientes eventos, una sanción que encaja en el formato y programa de eventos anuales de la fundación.

Más complejo puede resultar en un sector donde mimar al asistente ha sido incuestionable, tanto que parecía imposible ‘exigirle’ seriedad o comentarle que dejar su cubierto sin tocar en el evento no era aceptable. Esta alianza, manteniendo todo el respeto por el asistente, se basa en una sensibilización clara. No podemos tener un traje único en cuanto a penalización, en muchos casos el tipo de invitado supone que el organizador nunca se atreverá a exigirle nada.

Pero como norma el hecho de avisar antes de la importancia de cumplir, y el hecho de dejar de invitar a gente que no se toma este tipo de compromiso con seriedad, son pasos que nos tenemos que atrever a tomar. Este movimiento está empezando a caminar, y sin duda irá aprendiendo de lo que se puede hacer para sensibilizar, lo que es aceptable o no, lo que funciona o no. Por lo menos el tema está sobre la mesa.

Más de 50 aliados

En los cinco meses de vida de la Alianza se han adherido ya más de 50 entidades de muy diferentes sectores. Entre ellas figura la Asociación de Directivos de Comunicación (DIRCOM), el colectivo de Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA); empresas que producen eventos, como Fazeta, Scope Producciones, En Clave de Sol, Eventscase o el Club Abierto de Editores (Clabe); organismos públicos, como el Ayuntamiento de Gotarrendura (Ávila) o el Institut d’Innovació Empresarial de les Illes Balears; entidades del ámbito académico, como El Observatorio del Emprendimiento o UCA Emprende; empresas de distinto tamaño, como Antolin, Pons IP, BTI Biotechnology Institute o Vicinay Marine; además de organizaciones de ámbitos diversos, como Cibervoluntarios, Adigital, Fundación Iseak o Fundación Cruz Roja Española, entre otras.

Si quieres formar parte de la Alianza puedes hacerlo a través de este enlace.

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