¿Townhalls aburridos y sin contenido?

¡Organicemos Townhall efectivos y de calidad!

¿Qué es una reunión Townhall?

Esencialmente es una reunión entre la dirección y su equipo en el que se comparte información importante, se permite realizar preguntas sin filtro y se exponen objetivos comunes. En el formato de Townhall, siempre se debe facilitar la bidireccionalidad de la comunicación, bien de manera online o bien de manera presencial o híbrida, así como la interactividad. Esto es algo básico en este tipo de reuniones. Gracias a la posibilidad de haber un turno de preguntas y respuestas se consigue que los miembros del equipo se sientan parte del proceso de toma de decisiones.

De primera mano

Es vital que todos los miembros del equipo asistan a estas reuniones, con esto se refuerzan los puntos principales y se alinea a los nuevos miembros con los objetivos organizativos. Las comunicaciones importantes (sean malas o buenas noticias) se comparten de “primera mano” entre todos, haciendo que todo el mundo las reciba al mismo tiempo, sin interferencias que desvirtúen la información al darse de manera errónea. Lo esencial es que sean unas reuniones amenas y que nos sirvan para transmitir y recabar información útil, lo más veraz posible, y que nos hagan adquirir el mayor compromiso con el grupo.

¿Cómo conseguir un Townhall más eficaz?

Gracias a la experiencia acumulada organizando Townhalls en todo tipo de formatos, desde eNubes nos gustaría compartir una serie de consejos:

Agilizar los contenidos con una agenda concreta.
Intervención corta del jefe del equipo; nos gusta hablar, pero mejor es escuchar.
Utilización de medios tecnológicos que permitan la interconexión de todos los miembros, presentes y online.
Comunicar siempre alguna noticia importante y relevante.
Establecer un turno de preguntas y debate amplio para poder tomar pulso al equipo.
Hacer divertido el Townhall con acciones que inviten a la participación, actividades de icebreaker (Quick questions, relajación, activación), formatos televisivos…
Respetar los tiempos.
Celebrar los éxitos particulares y generales del equipo.
Invitar a la reunión a algún especialista de fuera de nuestra organización, no siempre es bueno mirarnos el ombligo.
Enviar un resumen de la reunión, si ha sido grabada compartir el link en una web común. Terminar o empezar el encuentro con un café, comida o acción que invite al diálogo.

Participación activa

Según Jaime Cantero, CEO de eNubes, “en este tipo de reuniones, los mensajes transmitidos en persona por el líder tienen mucho más impacto y recorrido que un mensaje comunicado por correo electrónico”. En un Townhall bien gestionado, la participación de todos favorece las relaciones personales, anima a las diferentes áreas del equipo a interrelacionarse, se fomenta el compromiso de los empleados al hacerles partícipes del proceso de toma de decisiones y se canaliza la información de manera más real y honesta. En definitiva, se transmite transparencia, seguridad, y fortaleza como equipo.

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Contenido escrito y patrocinado por: eNubes