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Un viaje por la innovación tecnológica en el sector de los eventos

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SOMOS Experiences
En los últimos cinco años, la industria de los eventos ha experimentado una transformación radical impulsada por las innovaciones tecnológicas. Sin embargo, la resiliencia y el carácter disruptivo de las compañías del sector hace que los que pertenecemos a este sector tengamos asumida la rápida adaptación a las nuevas tendencias y no seamos del todo conscientes de los pasos a ritmos agigantados que se están dando. Aunque desde SOMOS Experiences hemos sido testigos y partícipes de este cambio, promoviendo constantemente la innovación que ha redefinido cómo concebimos y gestionamos los eventos, queremos hacer un alto en el camino para echar la vista atrás y apreciar cómo las herramientas tecnológicas que ya damos por asumidas y no les prestamos quizás tanta atención, siguen siendo muy importantes en cualquier fase del evento y han favorecido la evolución y profesionalización de la industria del marketing experiencial, mucho más allá del diseño de activaciones impactantes e interactivas para cautivar a los asistentes, las herramientas de inscripción y comunicación constante con ellos.

Escrito por: Rubén López, Project Manager Senior en SOMOS Experiences.

Un cambio desde el pre-evento

Para poder analizar cómo la tecnología ha influido en los eventos, es necesario comenzar por la primera fase en la que los asistentes son impactados por primera vez. Si tradicionalmente el envío de invitaciones era un proceso laborioso y limitado en cuanto a personalización y seguimiento, con la llegada de la digitalización, las invitaciones han dado un salto cualitativo. Los envíos digitales permiten una mayor flexibilidad y creatividad, desde diseños dinámicos, la interacción con el potencial asistente hasta la integración de contenido multimedia con los que generar expectativas, independientemente del tipo de evento que se trate.

Además, ofrecen herramientas avanzadas para la medición, la aceptación y el interés en tiempo real, pudiendo analizar desde el minuto uno el número de registrados, si el evento lo precisa, facilitando así la gestión y optimización de la convocatoria.

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Creando experiencias más fluidas

El día del evento, la tecnología también ha revolucionado uno de los aspectos más críticos: el acceso. Los tradicionales listados de invitados y el chequeo manual de nombres y documentación han quedado atrás. Ahora, los sistemas de acceso digital, con los códigos QR, los wallets, los NFT, entre otros, no solo agilizan la entrada al venue, sino que también mejoran significativamente la experiencia del asistente. Estos métodos permiten un control de acceso rápido y seguro, reduciendo las colas, facilitando la logística y siempre obteniendo métricas interesantes.

Y si no queremos que los invitados dependan de un dispositivo digital para el control de acceso mediante QR, las pulseras de NFTs son otra gran solución eficaz, que además permite llevar a cabo diferentes funcionalidades, como el pago de transacciones sin efectivo dentro del propio evento.

Una vez dentro del evento, la manera en que se informa y asiste a los participantes ha sido otro de los aspectos que se han visto profundamente favorecidos por la digitalización. Aunque el rol de los azafatos sigue siendo esencial para no perder el factor humano, la tecnología ha añadido nuevas capas de interacción, dinámicas, y que el asistente se sienta partícipe del evento en todo momento.

Promotores de la conexión

Las aplicaciones móviles diseñadas específicamente para eventos han emergido como herramientas indispensables. Convenciones, congresos, festivales o eventos deportivos ya solicitan a las agencias de organización de eventos el desarrollo de estas apps donde albergar la información más relevante, como la agenda, los ponentes o los puntos de encuentro. Sin embargo, existen otras muchas ventajas, como fomentar la conexión entre asistentes y la participación en dinámicas interactivas. La información en la palma de la mano permite a los usuarios planificar su experiencia y maximizar el valor del evento.

Y si hay un avance que no podemos pasar por alto en la industria es la irrupción de la inteligencia artificial. Una de las grandes tendencias del año pasado, ha revolucionado el sector de eventos de múltiples maneras. A nivel informativo, los asistentes virtuales basados en IA proporcionan respuestas inmediatas a las consultas de los asistentes, mejorando la eficiencia y la satisfacción. Por ejemplo, pueden resultar de una enorme ayuda incluso desde el proceso de inscripción, resolviendo todas las dudas relativas al registro en el evento. Estos asistentes pueden variar desde simples chatbots, tótems digitales hasta sofisticados avatares que emulan el aspecto físico de los humanos, ofreciendo una experiencia personalizada y avanzada.

Todo lo que está a punto de suceder

En SOMOS Experiences, creemos firmemente que la innovación es el motor que impulsa la evolución. La rápida adaptación a nuevas herramientas tecnológicas ha sido clave para mantenernos a la vanguardia, permitiendo que los eventos no solo sean más eficientes y atractivos, sino en experiencias diferenciales.

La revolución tecnológica en la industria no es solo un cambio de herramientas, sino una transformación profunda de cómo concebimos y experimentamos los eventos.

Inspirar para transformar.

Rubén López, Project Manager Senior en SOMOS Experiences

Rubén López, Project Manager Senior en SOMOS Experiences

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